Die beste Wissensdatenbank-Software

Der heutige Markt dreht sich um Komfort: Kund:innen möchten Probleme so schnell wie möglich lösen, während Mitarbeiter:innen wichtige Dokumente und Informationen finden möchten, ohne interne Datenbanken durchsuchen zu müssen. Der Schlüssel zur Lösung sowohl interner als auch externer Bedürfnisse ist eine Wissensdatenbank.

Wissensdatenbanken sind Informationsbibliotheken, die Verbraucher:innen und Mitarbeiter:innen für Self-Service nutzen können, um die Produktivität zu steigern – und Sie können diese Ressourcen mit der richtigen Wissensdatenbank-Software erstellen. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen eine Reihe von Optionen auf dem Markt vor, damit Sie die beste Option für Ihre Bedürfnisse finden, Ihre Customer Experience (CX) verbessern und interne Prozesse optimieren können.

Mehr in diesem Leitfaden:

• Was ist Wissensdatenbank-Software?
• Warum benötigen Sie Wissensdatenbank-Software?
• Wer nutzt Wissensdatenbank-Software?
• Arten von Wissensdatenbank-Tools
• Funktionen von Wissensdatenbank-Plattformen
• Vorteile von Wissensdatenbank-Software
• Die 10 besten Wissensdatenbank-Softwares
• Was ist der Unterschied zwischen Wissensdatenbank-Software und Helpdesk-Software?
• Wie ist Wissensdatenbank-Software mit Wissensmanagement-Software verbunden?
• Wie wählen Sie die richtige Wissensdatenbank-Lösung?
• Häufig gestellte Fragen
• Testen Sie Zendesk Wissensdatenbank-Software

Wissensdatenbank-Software hilft Teams beim Aufbau und der Verwaltung einer Wissensdatenbank. Diese digitalen Informationsbibliotheken enthalten Inhalte wie Anleitungen, FAQ-Seiten, Produktleitfäden, Onboarding-Informationen, Community-Foren und andere verwandte Ressourcen.

Wissensdatenbanken können sich an Kund:innen, Mitarbeiter:innen oder eine Kombination aus beiden richten. Die richtige Software kann es einfach machen, diese Informationen zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Damit können Teams die Kommunikation, den Wissensaustausch und die gesamte Customer Experience verbessern.

Sie benötigen Wissensdatenbank-Software, weil sie Ihnen dabei helfen kann, Informationen zu zentralisieren, die Effizienz zu verbessern und den Self-Service für Kund:innen und Mitarbeiter:innen zu verbessern.

Unternehmen, die keine Wissensdatenbank-Software haben, sind tendenziell unorganisierter. Ihre Kund:innen haben keine andere Wahl, als sich bei Fragen an das Support-Team zu wenden, was zu mehr Anrufen bei Service-Mitarbeiter:innen und möglicherweise höheren ersten Antwortzeiten (FRT) führt. Ihre Mitarbeiter:innen müssen planlos nach Informationen in verstreuten Dokumenten, E-Mails und anderen internen Datenbanken suchen.

Unternehmen mit umfassender Wissensdatenbank-Software arbeiten viel reibungsloser. Sie können 24/7-Support für Kund:innen bieten und ihnen helfen, ihre Antworten eigenständig zu finden – was zu einer besseren CX führt und die Belastung der Support-Teams verringert.

Sie können auch Mitarbeiter:innen dabei unterstützen, effizienter zu sein bei Onboarding, Wissensaustausch, interner Zusammenarbeit, Informationsbeschaffung und mehr. Insgesamt ist Wissensdatenbank-Software ein mächtiges Tool zur Verbesserung des Informationsmanagements und der Arbeitsabläufe.

Jedes Unternehmen oder jede:r Kund:in kann Wissensdatenbank-Software für Self-Service, Kundensupport, interne Dokumentation und Teamzusammenarbeit nutzen.

Nutzer:innen von Wissensdatenbanken können von Unternehmen und Teammitgliedern bis hin zu Kund:innen reichen:

• Kund:innen können Wissensdatenbanken für Self-Service nutzen, mit anderen Produktnutzer:innen über Community-Foren sprechen und mehr.
• Support-Mitarbeiter:innen nutzen Wissensdatenbank-Software, um Support-Prozesse zu optimieren und schnell Informationen für Kund:innen zu finden.
• Technischer Support nutzt Wissensdatenbanken, um interne Produktdokumentation zu finden und Fehlerbehebungen zu dokumentieren.
• Vertriebsteams nutzen Wissensdatenbanken, um auf Produktleitfäden und Messaging-Dokumente zuzugreifen.
• Neue Mitarbeiter:innen nutzen Wissensdatenbanken für das Onboarding und um neue Informationen zu finden, während sie über das Unternehmen lernen.

Unabhängig von der Branche oder dem Jobtitel kann jede:r, der:die einen strukturierten, leicht zugänglichen Informationshub benötigt, von einem Wissensdatenbank-System profitieren.

Wissensdatenbank-Tools bieten verschiedene Schwerpunkte, um den Bedürfnissen der Nutzer:innen am besten gerecht zu werden. Hier sind einige der häufigsten.

Interne Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank konzentriert sich auf Mitarbeiter:innen und die Employee Experience (EX). Sie dient als zentraler Hub für interne Ressourcen wie Unternehmensrichtlinien, Mitarbeiterhandbücher, Schulungsmaterialien und IT-Support-Dokumentation.

Externe Wissensdatenbank

Eine externe Wissensdatenbank ist eine kundenorientierte Ressource, die Self-Service-Support bietet und Unternehmen dabei hilft, die Customer Experience zu verbessern. Sie kann Anleitungen, Troubleshooting-Leitfäden, Community-Foren, technische Informationen und mehr enthalten, um Nutzer:innen dabei zu helfen, häufige Probleme eigenständig zu lösen.

Produkt-/Prozessdokumentation

Eine Produkt- oder Prozessdokumentation-Wissensdatenbank speichert detaillierte Informationen über die Produkte, Dienstleistungen oder Arbeitsabläufe eines Unternehmens. Prozessdokumentation hilft Teams dabei, Informationen über den besten Weg zur Lösung von Problemen und zur Bearbeitung von Aufgaben zu verteilen, während Produktdokumentation detaillierte Informationen über die Funktionen, Funktionalität und Anwendungsfälle des Produkts enthält.

FAQ-Seiten

Eine FAQ-Seite dient als vereinfachte Wissensdatenbank und bietet schnelle Antworten auf häufige Anfragen von Kund:innen oder Mitarbeiter:innen. Sie sind oft in einem Frage-und-Antwort-Format strukturiert und können auf einer Unternehmenswebsite, einem Kundenportal oder einem internen Dashboard gefunden werden.

Wissensdatenbank-Plattformen sind mit mehreren unverzichtbaren Funktionen ausgestattet. Bei der Suche nach einem Produkt sollten Sie sicherstellen, dass es über die folgenden verfügt.

KI-Agenten

KI-Agenten sind fortschrittliche Chatbots, die autonom eine breite Palette von Kundenanfragen lösen können, von einfachen Anfragen bis hin zu komplexen Problemen. In einer Wissensdatenbank können Sie die Technologie mit Ihren Backend-Systemen verbinden, um Ihren Nutzer:innen dabei zu helfen, schnell zu finden, was sie benötigen.

Wenn beispielsweise ein:e Kund:in einem KI-Agenten von einem Produktproblem erzählt, könnte der Agent automatisch einen relevanten Anleitungsartikel zur Lösung des Kundenproblems bereitstellen.

Suchfunktionen

Wissensdatenbank-Plattformen benötigen umfassende Suchfunktionen, um Nutzer:innen dabei zu helfen, das zu finden, was sie benötigen. Zwei solche Funktionen sind generative und semantische Suche. Generative Suche bietet Nutzer:innen KI-generierte Antworten auf Suchanfragen und ermöglicht es ihnen, schnelle Antworten zu erhalten, ohne Dokumente durchlesen zu müssen. Semantische Suche erfasst die Bedeutung der Suchanfrage des:der Nutzer:in und hilft ihnen dabei, das zu finden, was sie benötigen, auch wenn sie nicht den besten Weg zum Suchen kennen.

Wissensmanagement

Wissensmanagement hilft Teams dabei, Informationen zu sammeln, zu organisieren, zu aktualisieren und zu teilen; Wissensdatenbank-Software bietet diese Funktionen mühelos. Funktionen wie Artikel-Tagging, Kategorisierung und automatisierte Inhaltsvorschläge können Unternehmen dabei helfen, ihre Wissensdatenbank effektiv zu strukturieren und sie so zugänglich wie möglich zu machen.

Anpassungsfunktionen

Wissensdatenbanken müssen das Wesen Ihres Unternehmens erfassen – andernfalls werden sie für Ihre Nutzer:innen unpassend erscheinen. Plattformen mit Anpassungsfunktionen ermöglichen es Nutzer:innen, ihre Wissensdatenbank an ihr Branding und ihre Nutzerbedürfnisse anzupassen. Häufige Funktionen umfassen die Anpassung von Layouts, die Anpassung von Farbschemata und das Hinzufügen von Branding.

Inhaltsversionskontrolle

Inhaltsversionskontrolle hilft Teams dabei, Inhaltsrevisionen zu verwalten, Änderungen zu verfolgen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherzustellen. Dies ist nützlich für die Aktualisierung veralteter Informationen, die Zusammenarbeit an neuen Inhalten und die Aufrechterhaltung der Compliance, falls Sie in einer regulierten Branche tätig sind.

Feedback und Analytik

Feedback- und Analytik-Tools helfen Unternehmen dabei zu identifizieren, was in ihrer Wissensdatenbank effektiv ist – und was nicht. Nutzer:innen können einzelne Assets verfolgen, indem sie Kommentare, „Likes“ oder Aufrufe überwachen, oder sie können ihre gesamte Wissensdatenbank mit Nutzungsanalytik überwachen, um zu identifizieren, welche Artikel am hilfreichsten sind und welche Bereiche überarbeitet werden sollten.

Integrationen

Wissensdatenbank-Plattformen müssen sich in die Tools integrieren, die Sie täglich verwenden, wie Kundensupport-Software, CRM-Systeme und Kundenportale. Dies hilft Teams dabei, Inhalte zu verwalten, ohne einen Schlag zu verpassen, und nach Inhalten im selben Ökosystem zu suchen.

Ein benutzerfreundlicher Editor

Schließlich können benutzerfreundliche Editoren die Inhaltserstellung und -verwaltung vereinfachen und Teams dabei helfen, Inhalte zu erstellen, zu aktualisieren und zu veröffentlichen. Funktionen wie kollaborative Bearbeitung, Rich-Text-Formatierung und Drag-and-Drop-Funktionalität machen es einfach, hochwertige Inhalte ohne technische Expertise zu pflegen.

Wissensdatenbank-Software kann Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile bringen. Dies sind einige der wirkungsvollsten.

Verbesserte Customer Experience

Eine umfassende Wissensdatenbank ermöglicht es Kund:innen, ihre Probleme sofort zu lösen – entweder durch die Nutzung von Suchfunktionen oder eines KI-Agenten – wodurch die Notwendigkeit reduziert wird, Ihr Support-Team zu kontaktieren. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und schafft eine effizientere CX.

Verbesserte Employee Experience

Mitarbeiter:innen können Wissensdatenbanken nutzen, um Produkt- oder Prozessinformationen zu finden, mit Kolleg:innen zusammenzuarbeiten und das Onboarding zu optimieren. Dies macht es ihnen leichter, ihre Arbeit zu erledigen, verbessert die EX und fördert die Mitarbeiterentwicklung.

Gesteigerte Agenten-Effizienz

Kundensupport-Teams profitieren von Wissensdatenbanken durch schnellen Zugang zu Kundeninformationen, Produktdetails, Troubleshooting-Leitfäden, FAQs und mehr. Dies reduziert die Zeit, die für die Suche nach Antworten aufgewendet wird, und ermöglicht es ihnen, Kundenprobleme effizienter zu lösen.

Reduzierte Informationssilos

Wissensdatenbank-Software hilft dabei, Datensilos aufzubrechen, indem sie Unternehmenswissen teamübergreifend und abteilungsübergreifend zugänglich macht. Eine gemeinsame Wissensdatenbank stellt sicher, dass jede:r Zugang zu denselben aktuellen Ressourcen hat – anstatt wichtige Informationen in E-Mails oder einzelnen Dateien versteckt zu haben.

Lassen Sie uns nun in 10 Software‑Optionen für Wissensdatenbanken eintauchen. Im Folgenden stellen wir jede Plattform detailliert vor, damit Sie die beste Option finden können.

• Zendesk: Am besten für KI-Wissensdatenbank für CX und interne Teams
• Document360: Am besten für gemischte Verwendung für Teams und Kund:innen
• Atlassian Confluence: Am besten für teamweiten Wissensaustausch
• Notion: Am besten für Bildung
• Help Scout: Am besten für No-Code-Setup
• Pro Profs: Am besten für ProProfs-Nutzer:innen
• Knowmax: Am besten für visuelle Leitfäden und Arbeitsabläufe
• Zoho Desk: Am besten für Zoho-Nutzer:innen
• Nuclino: Am besten für abteilungsübergreifende Kommunikation
• Helpjuice: Am besten für die Erstellung von Tutorials

1. Zendesk

Zendesk bietet eine benutzerfreundliche KI-gestützte Wissensdatenbank, die für CX-Teams, Support-Mitarbeiter:innen und interne Mitarbeiter:innen geeignet ist.

Generative KI-Funktionen helfen Teams dabei, nur wenige Stichpunkte in vollwertige Artikel umzuwandeln, Inhalte zu vereinfachen und den Ton zu verfeinern. Von dort aus können Nutzer:innen Assets anpassen, um dem Look and Feel ihrer Marke zu entsprechen, während Manager:innen Veröffentlichungspläne, Genehmigungsworkflows und Überprüfungsintervalle festlegen können, um sicherzustellen, dass Inhalte weiterhin erstellt werden.

KI-gestützte Tool-Funktionen nutzen maschinelles Lernen, um Ihre Wissensdatenbank relevant zu halten und Ihre Assets zu erweitern. Powered by AI kann diese Funktion automatisch häufige Trends in Ihren Support-Tickets erkennen und neue Help Center-Artikel empfehlen. Für zusätzliche Einblicke können Reporting- und Analytik-Funktionen Teams darüber informieren, welche Inhalte gut funktionieren und was überarbeitet werden muss.

Wenn es Zeit für Nutzer:innen ist, die benötigten Assets zu finden, führen umfassende Suchfunktionen und fortschrittliche KI-Agenten die Führung. Unsere KI-gestützte generative Suchfunktionalität gibt ChatGPT-ähnliche Antworten auf Suchanfragen und bietet Nutzer:innen sofortige Antworten, ohne Ergebnisse durchsehen zu müssen. Semantische Suche versteht, wonach der:die Nutzer:in basierend auf ähnlichen Schlüsselwörtern sucht – und ermöglicht es ihnen, das zu finden, was sie benötigen, auch wenn sie nicht den besten Weg dafür kennen. Schließlich können Teams Zendesk AI Agents mit ihren Backend-Systemen verknüpfen, wodurch die fortschrittlichen Chatbots Kundenanfragen von Anfang bis Ende lösen können. Sie können auch relevante Help Center-Artikel für Nutzer:innen mit leicht lösbaren Problemen bereitstellen.

Vorteile	Nachteile
KI-Agenten Analytik und Reporting Anpassung No-Code-Apps und Integrationen Vorlagen Omnichannel-Ticketsystem Branchenführender KI-gestützter Agent Workspace Unternehmenssicherheit Genehmigungs- und Veröffentlichungsworkflows Wissensmanagement-Tools Einfach zu verwenden und einfach zu skalieren Generative Suche	KI ist ein kostenpflichtiges Add-on Kein kostenloser Plan

Nutzerbewertungen

• „All-in-One-Tool zur Unterstützung unserer Kund:innen in verschiedenen Kanälen."
• „Zendesk Support Suite: Ermöglicht reibungslosen Kundensupport."
• „Zendesk ist großartig."
• „Wahrscheinlich das coolste Support-Tool aller Zeiten!!!"

Preise: Pläne beginnen bei 55 € pro Agent/Monat. 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar

Erkunden Sie weitere Zendesk-Preispläne.

2. Document360

Am besten für: Gemischte Verwendung für Teams und Kund:innen

Document360 ist eine Wissensdatenbank-Software, die sowohl für interne als auch externe Bedürfnisse geeignet ist. Nutzer:innen können ein öffentliches Help Center einrichten, um Anleitungen, FAQs und Troubleshooting-Leitfäden zu speichern, eine private Ressource voller Nutzerleitfäden, Onboarding-Dokumenten und anderer interner Dokumentation oder ein gemischtes Help Center, das beides umfasst. Die Plattform umfasst auch Eddy, einen ChatGPT-ähnlichen KI-Suchassistent, der Nutzer:innen dabei helfen kann, Antworten zu finden und relevante Artikel bereitzustellen.

Vorteile	Nachteile
Private und öffentliche Wissensdatenbank KI-Suchfunktionen SEO und Analytik Anpassungsfunktionen	Begrenzte Anzahl von Sprachen Integrationen nicht im Basisplan verfügbar

Nutzerbewertungen

• „Leistungsstarke Lösung und ein fantastisches Support-Team."
• „Gutes Tool."
• „Dieses Produkt erstellt eine elegant aussehende Wissensdatenbank, aber sein Content-Editor muss robuster sein."

Preise: Kontaktieren Sie Document360. Eine 14-tägige kostenlose Testversion ist verfügbar.

3. Atlassian Confluence

Am besten für: Teamweiten Wissensaustausch

Atlassian Confluence ist eine Wissensdatenbank-Plattform, die sich darauf konzentriert, Informationssilos zu reduzieren und Inhalte teamübergreifend zu teilen. Unternehmen können die Seiten-Funktion nutzen, um Notizen zu machen, Projekte zu planen oder neue Dokumente zu erstellen – oder KI verwenden, um die Inhalte für sie zu erstellen.

Whiteboard-Funktionen ermöglichen es Teams, Flussdiagramme zu erstellen und kollaborativ zu brainstormen, während Datenbanken Nutzer:innen dabei helfen, Assets zu kategorisieren, zu taggen und zu organisieren. Teams können auch die Spaces-Funktion nutzen, um Projekte zu strukturieren und anpassbare Berechtigungen und andere Sicherheitsfunktionen einzurichten.

Vorteile	Nachteile
KI- und Automatisierungsfunktionen Analytik Unbegrenzte Spaces und Seiten Integrationen	Nutzer:innen haben nur eine Site außerhalb des teuersten Plans Audit-Logs und andere Sicherheitsmaßnahmen nur im teuersten Plan enthalten

Nutzerbewertungen

• „Großartiges Tool für Wissensmanagement, Zusammenarbeit und Projektplanung."
• „Confluence ist verwirrend, kann aber komplex mächtig sein."
• „Confluence muss sich verbessern."

Preise: Bezahlte Pläne beginnen bei 6,40 $ pro Nutzer:in/Monat für bis zu 100 Nutzer:innen. Ein kostenloser Plan und eine siebentägige kostenlose Testversion sind verfügbar.

4. Notion

Am besten für: Bildung

Notion ist ein Tool, das Unternehmen, Teams, Lehrer:innen und Ersteller:innen dabei hilft, Inhalte zu organisieren und Arbeitsabläufe zu verbessern. Die Plattform konzentriert sich auf drei Kernbereiche: Projekte, Wikis und Dokumente. Der Projekte-Tab ist eine vollständige Übersicht über Aufgaben und andere To-dos, die Teams zur Arbeitsverteilung nutzen können oder Pädagog:innen für Lehrpläne oder Aufgaben.

Wikis sind organisierte Datenbanken, die ähnliche Arten von Informationen speichern, und Dokumente sind einzelne Dokumente, die Nutzer:innen von Grund auf oder über eine Vorlage erstellen können. Notion umfasst auch KI- und Automatisierungsfunktionen, um Nutzer:innen beim Erstellen, Organisieren und Verbessern von Assets und Arbeitsabläufen zu helfen.

Vorteile	Nachteile
KI- und Automatisierungsfunktionen Unbegrenzte Datei-Uploads in bezahlten Plänen Automatisierte SEO-Indexierung Sicherheitsfunktionen	KI ist ein Add-on, unabhängig vom Plan Erweiterte Analytik nur in höherstufigen Plänen verfügbar

Nutzerbewertungen

• „Notion: Mein zweites Gehirn."
• „Insgesamt ziemlich gut."
• „Gutes Tool, aber manchmal schwer zu verwenden."

Preise: Bezahlte Pläne beginnen bei 9,50 € pro Platz/Monat, jährlich abgerechnet. Ein kostenloser Plan ist verfügbar.

5. Help Scout

Am besten für: No-Code-Setup

Help Scout ist ein Anbieter für gemeinsame Posteingänge, Help Center und Live-Chat-Software, der Wissensdatenbank-Funktionen anbietet. Damit können Nutzer:innen gebrandete Inhalte über eine No-Code-Schnittstelle erstellen. KI-Funktionen können Autor:innen dabei helfen, ein Dokument selbst zu bearbeiten, Gedanken zu erweitern oder in verschiedene Sprachen zu übersetzen, während Sicherheitsfunktionen es Nutzer:innen ermöglichen, den Zugang zu diesem Dokument über eine API zu beschränken oder das Asset öffentlich zu machen. Analytik-Funktionen können Unternehmen über Besucherzahlen, Trending-Themen, Artikel-Rankings und Wissenslücken informieren.

Vorteile	Nachteile
KI und Automatisierung In-App-Messaging Reporting und Analytik SEO-Optimierung	Kann Aufgaben nicht an Teammitglieder außerhalb des teuersten Plans zuweisen Wenige Integrationen im Vergleich zu anderen Produkten auf dieser Liste

Nutzerbewertungen

• „Bodenständiges Produkt, das funktioniert."
• „Einstiegslevel-Kundenbetreuungsplattform."
• „Was Sie wollen vs. was Sie bekommen."

Preise: Bezahlte Pläne beginnen bei 50 $ pro Monat für bis zu 100 Kontakte, jährlich abgerechnet. Ein kostenloser Plan und eine kostenlose Testversion sind verfügbar.

6. ProProfs

Am besten für: ProProfs-Nutzer:innen

ProProfs ist eine Helpdesk-Software, die Wissensdatenbank-Funktionen anbietet. Unternehmen können wählen, Assets von Grund auf zu erstellen oder eine Vielzahl von Vorlagen zu verwenden, die sie mit einem Logo und Farbschema anpassen können, um zum Branding zu passen. Sobald Nutzer:innen den virtuellen Raum eingerichtet haben, können sie Dateien wie Word-Dokumente, Bilder, Videos und PDFs hochladen. Die Wissensdatenbank integriert sich auch mit ProProfs Live Chat, ProProfs Help Desk und ProProfs Survey Maker – sodass Teams ihre Systeme verknüpfen können, wenn sie bereits ProProfs-Nutzer:innen sind.

Vorteile	Nachteile
Unbegrenzte Nutzer:innen KI-Schreibhilfe 24/7-Produktsupport MS Word-ähnlicher Schreibeditor	Der kostenlose Plan hat viel weniger Funktionen als die bezahlten Optionen Grundlegende Suchfunktionalität im Vergleich zu anderen Optionen auf der Liste

Nutzerbewertungen

• „Einfaches Veröffentlichen."
• „Großartiges Tool zur Erstellung interaktiver Benutzerhandbücher."
• „In den frühen Phasen des Testens"

Preise: Bezahlte Pläne beginnen bei 49 $ pro Autor:in/Monat, jährlich abgerechnet. Ein kostenloser Plan und eine kostenlose Testversion sind verfügbar.

7. Knowmax

Am besten für: Visuelle Leitfäden und Arbeitsabläufe

Knowmax ist ein Wissensmanagement-Produkt, das Unternehmen dabei helfen kann, interne und externe Wissensdatenbanken zu erstellen. Beim Erstellen von Inhalten können Nutzer:innen entweder Artikel hochladen oder neue direkt auf der Plattform erstellen. Autor:innen können Kategorien erstellen, Schlüsselwörter festlegen, relevante Dateien und URLs direkt auf der Seite einbetten und alle Inhalte verlinken, die zuvor auf Knowmax veröffentlicht wurden. Teams können auch FAQs und visuelle Leitfäden erstellen, um Kund:innen besser zu unterstützen, und Entscheidungsbäume, die interne SOPs in geführte Arbeitsabläufe umwandeln können.

Vorteile	Nachteile
KI-Funktionen Automatisierte Inhaltsmigration Workflow-Visualizer Artikel-Tagging und Verlinkung	Begrenzte Suchfunktionen im Vergleich zu anderen Optionen auf der Liste Begrenzte Analytik-Funktionen

Nutzerbewertungen

• „Knowmax ist eine solide Wahl für jedes wachsende (oder bereits gut etablierte) Unternehmen."
• „Einzelne Plattformen für Wissensdatenbank und Kundenservice."
• „Es ist ein gutes Tool. Benötigt effektivere Nutzung."

Preise: Kontaktieren Sie Knowmax.

8. Zoho Desk

Am besten für: Zoho-Nutzer:innen

Zoho Desk ist eine Kundenservice-Helpdesk-Software mit extern ausgerichteten Wissensdatenbank-Funktionen. Unternehmen können Wissensdatenbanken nach Marken erstellen und sie weiter nach Unterkategorien und markenspezifischen Themen kategorisieren. Teams können Support-Tickets und häufige Suchanfragen analysieren, um zu bestimmen, welche Themen für ihre Kund:innen wichtig sind, und Inhalte zu diesen Anfragen erstellen.

Einmal eingerichtet, können Nutzer:innen Aufrufe, Likes, Dislikes, Artikel-Nutzungsmetriken und Kundenfeedback auswerten, um zu bestimmen, wie effektiv ihre Inhalte sind. Die Zoho-Wissensdatenbank-Funktionen integrieren sich auch mit Zoho CRM, Mail, Projects und dem Rest des Zoho-Ökosystems, wodurch Zoho-Nutzer:innen alle Funktionen in ein Ökosystem verknüpfen können.

Vorteile	Nachteile
KI und Automatisierung Reporting und Analytik Kundenumfragen und Zufriedenheitsbewertungen Mehrsprachige Funktionen	KI-Chatbot nur im teuersten Plan verfügbar Wissensdatenbank nicht im günstigsten Plan verfügbar

Nutzerbewertungen

• „Eine einzige Lösung für alle unsere Anforderungen."
• „Anständige Wissensdatenbank-Plattform."
• „Funktional, aber schlechte Benutzeroberfläche."

Preise: Pläne beginnen bei 7 € pro Nutzer:in/Monat, jährlich abgerechnet. Eine 15-tägige kostenlose Testversion ist verfügbar.

9. Nuclino

Am besten für: Abteilungsübergreifende Kommunikation

Nuclino ist eine Wissensmanagement-Software, die sich auf interne Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wie HR, Vertrieb, Marketing und IT konzentriert. Das Produkt verfügt über einen Blog-artigen Editor, der es Nutzer:innen ermöglicht, Artikel zu erstellen, Links einzubetten, Inhalte zu kategorisieren und mehr direkt auf der Plattform.

Teams können die Wissensdatenbank strukturieren, indem sie Sammlungen und Untersammlungen erstellen, die für jede interne Abteilung und Endnutzer:in relevant sind. Über Artikel hinaus können Unternehmen auch Diagramme, Flussdiagramme und individuelle Boards erstellen. Generative Suchfunktionalität kann Fragen direkt aus der Suchleiste beantworten oder relevante Inhalte bereitstellen.

Vorteile	Nachteile
KI-Suchfunktionalität Web-, Desktop- und mobile Apps 2FA-Sicherheit Echtzeit-Teamzusammenarbeit	Geringer GB-Speicher KI-Funktionen sind nur im teuersten Plan verfügbar

Nutzerbewertungen

• „Ausgezeichnetes Tool für Online-Bearbeitung."
• „Sehr flüssige Handhabung von Markdown für ein skalierendes persönliches Wissenssystem."
• „Enttäuschende Erfahrung mit Nuclino für Dokument-Hosting und Teamzusammenarbeit."

Preise: Bezahlte Pläne beginnen bei 6 $ pro Nutzer:in/Monat, jährlich abgerechnet. Ein kostenloser Plan und eine 14-tägige kostenlose Testversion sind verfügbar.

10. Helpjuice

Am besten für: Erstellung von Tutorials

Helpjuice ist ein Produkt, das Nutzer:innen beim Erstellen und Verwalten einer Wissensdatenbank hilft. Es verfügt über einen Rich-Text-Editor, der es Nutzer:innen ermöglicht, Inhalte direkt auf der Plattform zu erstellen, zu bearbeiten und anzupassen. Sobald Teams Ressourcen erstellt haben, können sie diese mit unbegrenzten Ordnern und Tags kategorisieren, um ihren Bedürfnissen am besten gerecht zu werden.

KI-gestützte Suchfunktionalität hilft Nutzer:innen dabei, die benötigten Artikel und Ressourcen zu finden, während der KI-Chatbot direkt mit Mitarbeiter:innen kommunizieren kann, um Antworten zu finden und relevante Inhalte bereitzustellen. Die Wizardshot-Funktion ermöglicht es Teams, KI-gestützte Video-Tutorials zu erstellen, in denen sie ihren Bildschirm aufzeichnen oder ein Thema für zukünftige Leser:innen weiter erklären können.

Vorteile	Nachteile
KI-Tutorials und Suchfunktionalität Unternehmenssicherheit Mehrsprachige Übersetzungen Individuelles Branding	Erweiterte KI-Funktionen sind ein Add-on unabhängig vom Plan Wenige Reporting- und Analytik-Funktionen im Vergleich zu anderen Produkten auf dieser Liste

Nutzerbewertungen

• „Eine mächtige und intuitive Lösung für Wissensdatenbanken."
• „Einige technische Aspekte der Verwaltung mit Helpjuice."
• „Eine ausgezeichnete Frontend-Anpassungserfahrung, ruiniert durch intransparente Backend-Entwicklung."

Preise: Pläne beginnen bei 120 $ pro Monat für bis zu 4 Nutzer:innen. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

Wissensdatenbank-Software und Helpdesk-Software sind verwandt, haben aber einige wesentliche Unterschiede. Wissensdatenbank-Software ist eine Informationsbibliothek, die darauf ausgelegt ist, Nutzer:innen dabei zu helfen, Probleme eigenständig zu lösen und die Notwendigkeit direkter Unterstützung zu reduzieren. Helpdesk-Software hingegen befähigt Support-Mitarbeiter:innen, Kundenanfragen effizienter zu lösen und kann Support-Tickets verwalten und verfolgen. Kurz gesagt, Software für Wissensdatenbank ist besser für die Erleichterung von Self-Service-Support geeignet, während Helpdesk-Software besser für die Bereitstellung direkten Kundensupports geeignet ist.

Wissensdatenbank-Software ist eine Untergruppe von Wissensmanagement-Software. Wissensmanagement ist die breitere Disziplin der Erstellung, des Teilens und der Verwaltung des kollektiven Wissens einer Organisation.

Wissensdatenbank-Software ist eine Schlüsselkomponente einer Wissensmanagement-Strategie und fungiert als zentraler Hub für zugängliche und nutzbare Informationen.

Die Auswahl der richtigen Wissensdatenbank-Software hängt von den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation, Ihrem Budget und Ihren langfristigen Zielen ab. Um die beste Entscheidung zu treffen, sollten Sie folgende Schlüsselfaktoren berücksichtigen:

• Ziele definieren: Klären Sie zunächst, warum Sie eine Wissensdatenbank-Software benötigen – sei es eine externe Wissensdatenbank-Software, um Ihre Kund:innen zu unterstützen, oder eine interne Software für Wissensdatenbank, um Ihre Mitarbeiter:innen zu entlasten. Wenn Sie Ihre Hauptziele verstehen, fällt die Auswahl der passenden Lösung leichter.
• Integrationsmöglichkeiten abwägen: Ihre Software für Wissensdatenbanken sollte sich nahtlos in die Tools integrieren lassen, die Sie täglich verwenden, wie beispielsweise Self‑Service-Software für Kund:innen oder Wissensmanagement-Tools.
• Skalierbarkeit beachten: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens muss auch Ihre Wissensdatenbank-Software skaliert werden können. Entscheiden Sie sich für eine Software für Wissensdatenbanken, die steigende Inhalte, Nutzer‑Zahlen und wachsende Geschäftsanforderungen bewältigt, ohne dabei an Leistung einzubüßen.
• Datensicherheit priorisieren: Wissensdatenbanken speichern oft sensible Informationen zu Ihrem Geschäft und Ihren Kund:innen. Achten Sie daher auf Funktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und die Einhaltung von Branchenvorschriften, um Mitarbeiter- und Kundendaten zu schützen.
• Time-to-Value bedenken: Die richtige Wissensdatenbank-Software sollte sich einfach implementieren und nutzen lassen, um Ausfallzeiten und Schulungsaufwand zu minimieren. Zudem sollten Sie schnell einsatzbereit sein, um Ihre Investition so bald wie möglich zu realisieren.

Wenn Sie diese Faktoren sorgfältig abwägen, können Sie eine Wissensdatenbank-Software auswählen, die Ihren aktuellen Anforderungen entspricht und gleichzeitig Ihr Wachstum unterstützt.