4 Faktoren, die sich negativ auf die Abschlussrate auswirken

Vertriebsmitarbeiter kennen den Stress mit der monatlichen “Sales-Quota” nur allzu gut. Die Zeit rückt unerbittlich voran, und Sie versuchen, Ihre Pipeline so weit wie möglich aufzufüllen, um potenzielle Geschäfte zu maximieren. Und hurra! Es klappt! Sie haben wieder mal Ihre Verkaufsquote erfüllt. Aber nun stehen Sie vor einem Dilemma: Ihre Abschlussrate ist grottenschlecht.

Warum? Weil Sie vor lauter Stress und Hektik nicht genug darauf geachtet haben, wie vielversprechend die Leads sind, die Sie zu Ihrer Pipeline hinzugefügt haben. Eine ganze Menge von ihnen müssen disqualifiziert werden – sehr zum Schaden Ihrer Abschlussrate. Glücklicherweise gibt es aber eine Lösung, mit der Sie nicht nur Ihre Quoten erfüllen, sondern auch Ihre Abschlussrate verbessern können. Das Geheimnis: Achten Sie besser auf die frühen Phasen des Vertriebszyklus, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren, die Ihrem Erfolg im Weg stehen.

Um Ihnen beim Einstieg zu helfen, zeigen wir Ihnen hier die vier häufigsten Faktoren, die Abschlussraten abträglich sind, und wie Sie sie eliminieren können. Sehen wir uns zunächst einmal die Grundlagen an.

Was ist eine Abschlussrate und wie wird sie berechnet?

Die Abschlussrate vergleicht die Gesamtzahl der von einem Vertriebsmitarbeiter abgeschlossenen Geschäfte mit der Anzahl der Chancen („Opportunitys“) in seiner Pipeline. Die Abschlussrate – nicht zu verwechseln mit der Gewinnrate (oder Erfolgsquote), die misst, wie viele Geschäfte basierend auf qualifizierten Leads abgeschlossen wurden – berücksichtigt jeden potenziellen Verkauf.

Um Ihre Abschlussrate zu berechnen, nehmen Sie die Gesamtsumme aller in einem Monat gemachten Geschäfte und teilen Sie sie durch die Anzahl der Leads, die sich im gleichen Zeitraum in der Pipeline befanden. Diese Zahl multiplizieren Sie dann mit 100, um die prozentuale Abschlussrate zu ermitteln.

 
Angenommen, es waren 150 Leads in der Pipeline, aber nur 40 führten zu einem Verkauf. Die Abschlussrate wäre demnach 26,6 %. Wenn Sie die Abschlussrate berechnen können, haben Sie die Möglichkeit, ihre Entwicklung im Zeitverlauf zu verfolgen. Wenn Sie Probleme mit mittelmäßigen Ergebnissen haben, kann das an einem der vier folgenden Faktoren liegen.

Vier Faktoren, die sich negativ auf die Abschlussrate auswirken

Wenn Sie die Abschlussrate verbessern möchten, müssen Sie sich genauer überlegen, wie Sie die Anfangsphasen des Vertriebszyklus besser kontrollieren können. Sie müssen herausfinden, wie Sie verhindern, dass schwache Opportunitys in die Pipeline gelangen. Wenn Sie gerade in dieser Anfangsphase keine Due Diligence betreiben – Recherche, Akquise und Qualifizierung – , können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Zeit mit Leads vergeuden, die sich letztendlich als Schuss in den Ofen herausstellen.Hier sind vier Fehler, die sich negativ auf Ihre Abschlussrate auswirken, und Tipps, wie Sie sie vermeiden können.

1. Überspringen der Vorverkaufstaktik

Anhand der so genannten Vorverkaufstaktik wird identifiziert, wie marktgerecht ein Produkt ist, und Nachfrage nach neuen Unternehmen oder Produkten geschaffen. Ob Sie ein neues Feature vorstellen oder ein brandneues Produkt auf den Markt bringen: Die Vorverkaufstaktik hilft, das „Wer, Wo und Warum“ zukünftiger Käufe zu ermitteln. Wenn Sie Ihr Kernpublikum kennen, können Sie auch hochwertige Leads identifizieren. Ohne eine solche Vorverkaufstaktik stehen Ihre Chancen schlechter und Sie begeben sich vielleicht auf die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Definieren Sie Zielpersonen. Überlegen Sie sich, welche Art von Kunden am meisten von Ihrem Produkt profitiert, und warum. Angenommen, Sie verkaufen Software zur Zeiterfassung, die automatisch die Aktivitäten von Mitarbeitern aufzeichnet und die manuelle Dateneingabe überflüssig macht. Zielperson ist Sandra, die Personalchefin: Sie hat die Nase voll davon, ihre Mitarbeiter ständig an das Ausfüllen ihrer Stundenzettel zu erinnern, ganz zu schweigen von den dauernden Dateneingabefehlern.

Mit Sandra haben Sie eine wichtige Kundenbasis und ihre potenziellen Pain Points identifiziert. Sie wissen genau, dass sich diese Pain Points mit Ihrem Produkt beseitigen lassen. Dank gründlicher Vorverkaufsrecherche können Sie jetzt mit mehr Überzeugung sagen, dass die potenziellen Kunden, die Sie verfolgen, als Zielgruppe für ihr Produkt in Frage kommen. Da weniger passende Leads aus der Pipeline ferngehalten werden, erhöht sich die Chance, potenzielle Kunden zu echten Kunden zu machen.

2. Unqualifizierte Leads in der Pipeline

Um die Abschlussrate zu verbessern, sollten Sie verhindern, dass minderwertige Leads in der Pipeline landen. Dazu müssen Sie striktere Kriterien entwickeln und anwenden. Aber das braucht nicht zeitaufwendig zu sein.

Finden Sie als Erstes heraus, warum aus Leads nichts wird. Gibt es dafür einen gemeinsamen Grund? Verwenden Sie den Bericht „Verlustursache” in Ihrer CRM-Software (siehe folgendes Beispiel):

 
Anhand dieses Berichts können Sie herausfinden, ob Ihre disqualifizierten Leads etwas gemeinsam haben. Wenn zum Beispiel aus Leads oft nichts wird, weil sie nicht den vollen Wert Ihres Produkts erkennen, sollten Sie vielleicht Ihre Kriterien für Zielpersonen etwas genauer unter die Lupe nehmen. Wenn Sie wissen, warum Ihre Leads disqualifiziert werden, wird es leichter, ähnliche potenzielle Kunden erst gar nicht in Ihre Pipeline gelangen zu lassen.

3. Keine Segmentierung

Lead-Segmentierung ist eine gute Methode, mit der Vertriebler ihre potenziellen Kunden in Listen einteilen können, zum Beispiel basierend auf Branche, Unternehmensgröße, Wert des Geschäfts, Pipeline-Status u. ä.

Mit Lead-Listen können sie einem großen Pool ähnlicher potenzieller Kunden zielgerichtete E-Mails senden, Leads nach Wert des Geschäfts priorisieren und die Bewegung eines Leads durch die Pipeline verfolgen. Auf diese Weise können Vertriebsmitarbeiter ihre täglichen Aufgaben mit mehr Effizienz verrichten und Geschäfte schneller zum Abschluss bringen. Und je schneller sich Leads während des gesamten Vertriebszyklus filtern lassen, desto höher ist die Abschlussrate am Monatsende.

Lead-Segmentierung geht am einfachsten mit einer CRM-Software, die angepasste Smart Lists erstellen kann. Wenn Sie als CRM-Software Zendesk Sell verwenden, empfehlen wir folgende Lead-Segmentierung:

• Nach Branche.

  
  Gruppieren Sie Leads, die im gleichen Feld tätig sind, in Smart Lists. Dann können Sie Serien-E-Mails an diese Liste schicken, wenn Sie eine branchenspezifische Kommunikation versenden möchten. Sell ermöglicht sogar die Erstellung benutzerdefinierter Vorlagen für unterschiedliche Branchen.
  
   

  Nach Kommunikationsstatus.

  
  Durch Segmentierung nach Kommunikationsstatus können Sie dafür sorgen, dass Ihnen keine Leads durch die Lappen gehen und keine Konversationen vergessen werden. Organisieren Sie Leads nach „kontaktiert“, „nicht kontaktiert“, „Follow-up erforderlich“ usw., damit die Kontaktaufnahme und anschließende Folge-Kontaktierung zeitnah und effizient erfolgen.
  
   

  Nach Region.

  
  Regionale Segmentierung ist nützlich, wenn Sie Leads in verschiedenen Zeitzonen haben. So können Vertriebsmitarbeiter die Kontaktaufnahme auf den Zeitpunkt beschränken, an dem potenzielle Kunden mit größter Wahrscheinlichkeit erreichbar sind.
  
   

  Nach Unternehmensgröße.

  
  Durch Segmentierung nach Unternehmensgröße können Vertriebsmitarbeiter die ideale Methode zur Kontaktaufnahme identifizieren. Für ein Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern ist beispielsweise oft ein geradliniger Ansatz mit klaren Preisansagen geeignet, während ein Startup-Unternehmen einen persönlicheren, einfühlsameren Ansatz bevorzugt.

Die Lead-Segmentierung sorgt für eine angepasste und zielgerichtete Kontaktaufnahme, ohne dass Produktivität oder Effizienz darunter leiden.

4. Kein Follow-up

Studien haben ergeben, dass für Nachfolgekontakte Hartnäckigkeit die Mutter der Porzellankiste ist. Es können sage und schreibe sechs Nachfass-E-Mails erforderlich sein, bis ein Lead antwortet. Denken Sie also daran: Um die Abschlussrate zu verbessern, müssen Sie vielleicht nur ein bisschen hartnäckiger sein und häufiger nachhaken.

Wenn besagtes Nachhaken Ihre Geduld auf eine harte Probe stellt, verbringen Sie womöglich mehr Zeit damit als notwendig. Verwenden Sie ein CRM-System, um Ihre Konversationen effizienter zu machen.

So können Sie beispielsweise Leads so filtern, dass nur die angezeigt werden, die noch nicht auf Ihre E-Mail reagiert haben. Weitere Filtermöglichkeiten sind u. a. Datum der letzten Konversation und Ergebnis der Konversation.

 
Bei manchen CRM-Systemen lassen sich Konversationen und ihre Ergebnisse aufzeichnen, während sie stattfinden. Auf diese Weise können Sie den aktuellen Status von Konversationen deutlich schneller erkennen und darauf aufbauend im Handumdrehen relevante und personalisierte Nachfolge-E-Mails formulieren.

Follow-ups brauchen weder zeitaufwendig noch nervig zu sein. Sie müssen nur Ihre Konversationen und Ihr Zeit besser managen. Mit dem richtigen CRM-Tool ist das nicht schwer.

Verbessern der Abschlussrate durch Untersuchung der Anfangsphasen Ihrer Pipeline

Sie können die Abschlussrate verbessern, indem Sie Opportunitys mit ungünstigen Erfolgsaussichten aus Ihrer Pipeline eliminieren. Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, Schwachstellen in den frühen Phasen des Vertriebszyklus zu erkennen, denn solche Schwachstellen können dazu führen, dass die Abschlussrate durch Aufnahme minderwertiger Leads beeinträchtigt wird.

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