KI im Personalwesen: Top-Anwendungen und Vorteile

Jahrelang hatten HR-Teams mit mehreren Herausforderungen zu kämpfen. Sie mussten Abläufe optimieren, den Zugang zu wichtigen Informationen sichern und gleichzeitig einen schnellen, personalisierten Employee Service gewährleisten. Jetzt, mit fortschrittlicher KI zur Verfügung, sind diese Herausforderungen alle lösbar.

Laut dem Zendesk EX Trends Bericht 2024 stimmen 81 Prozent der Führungskräfte dem Einsatz von KI zu. Sie sind überzeugt, dass KI-Technologie Mitarbeitern hilft, effizienter und effektiver zu arbeiten.

In diesem Beitrag zeigen wir zentrale Anwendungsfälle, Vorteile und Herausforderungen für KI im Personalwesen. Außerdem geht es darum, wie KI die gesamte Employee Experience gezielt verbessern kann.

Konkret behandelt dieser Leitfaden folgende Themen:

• Häufigste Anwendungsfälle von künstlicher Intelligenz im Personalwesen
• 5 Vorteile von KI im HR-Bereich
• Herausforderungen mit KI im Personalwesen
• Erste Schritte mit generativer KI im Personalwesen
• Was bringt die Zukunft für KI und Automatisierung im HR-Bereich?
• Häufig gestellte Fragen
• Erfahren Sie, wie KI Ihren HR-Support transformieren kann

Häufigste Anwendungsfälle von künstlicher Intelligenz im Personalwesen

HR-Teams fördern Talente, gestalten die Unternehmenskultur und agieren als strategische Partner für Führungskräfte. Auch für Entscheidungsträger spielen sie eine zentrale Rolle im Unternehmen.

KI am Arbeitsplatz fungiert als strategischer Partner für die Personalabteilung. Sie steigert die Effizienz und ermöglicht einen intelligenteren, einfühlsameren Employee Service.

Unten stellen wir die sechs wichtigsten Anwendungsfälle für KI im Human Resources Bereich vor.

1. Verbesserung der Onboarding Experience

Das Onboarding ist oft eine hektische Phase für neue Mitarbeiter und Einstellungsteams. Die Nutzung von KI im Recruiting Prozess sorgt in diesem Bereich für spürbare Entlastung.

KI macht das Onboarding von Mitarbeitern effizienter, indem sie administrative Aufgaben automatisiert. Sie hilft neuen Mitarbeitern außerdem, die relevanten Informationen zu finden, die sie für ihren Erfolg brauchen.

Ein KI-gestützter digitaler Assistent begleitet neue Mitarbeiter durch den Einstieg. Er führt sie zu wichtigen Ressourcen und relevanten Schulungsmaterialien.

Zusätzlich beantwortet der Assistent rund um die Uhr häufig gestellte Fragen. Das bedeutet, dass Ihre neuen Mitarbeiter schneller starten können und sich während des gesamten Einstellungsprozesses besser unterstützt fühlen.

2. Optimierung von Offboarding-Prozessen

Beim Offboarding von Mitarbeitern müssen HR-Teams zahlreiche Punkte berücksichtigen. Ziel ist es, Compliance, Vertraulichkeit und einen respektvollen Umgang zu gewährleisten.

KI kann dafür sorgen, dass dieser Prozess optimiert und einheitlich gestaltet wird, damit nichts übersehen wird.

HR-Teams können KI nutzen, um Antworten auf Offboarding-Tickets zu beschleunigen und den gesamten Prozess zu optimieren. Ein KI-Agent kann zum Beispiel Austrittsgespräche planen und rund um die Uhr Fragen von Mitarbeitern beantworten. Bei Bedarf eskaliert er Probleme nahtlos zwischen HR und IT, um einen reibungsloseren Mitarbeiterwechsel zu ermöglichen.

3. Standardisierte Verwaltung von Benefits, Abwesenheiten und Lebensereignissen

Der Umgang mit verschiedenen Anfragen wird durch den Einsatz von KI im HR-Management deutlich effizienter gestaltet. KI standardisiert die Verwaltung dieser Anfragen durch Automatisierung der Leistungsanmeldung, Berechtigungsprüfungen und Leistungsänderungen.

KI kann außerdem HR-Mitarbeitern helfen, auf wichtige Anfragen wie Auszeiten aufgrund von Lebensereignissen gezielter einzugehen. Dabei ermöglicht sie eine persönliche und einfühlsame Reaktion.

Dies ist entscheidend, wenn Mitarbeiter aufgrund sensibler und unvorhersehbarer Umstände eine Auszeit benötigen. Mit KI-gestützten Copiloten können HR-Mitarbeiter die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser einschätzen. Sie erhalten frühzeitig Insights zu Emotionen, noch bevor eine Anfrage gestellt wird. Anschließend kann die KI maßgeschneiderte Antwortvorschläge liefern, die auf die individuelle Situation von Mitarbeitern zugeschnitten sind.

4. Bereitstellung eines schnellen und personalisierten Employee Service

Mit KI für die Employee Experience ist der Employee Service schneller, persönlicher und effektiver als je zuvor. Intelligente Bots wie KI-Agenten setzen konversationelle KI ein, um Unterstützung in Echtzeit zu ermöglichen. Sie helfen Mitarbeitern, wenn Fragen zu internen Ressourcen oder Prozessen auftreten.

KI kann auch HR-Mitarbeitern in Echtzeit unterstützen, während sie auf Anfragen antworten. Zum Beispiel können KI-Copiloten Lösungsvorschläge liefern, während generative KI-Tools Makros hervorheben können. Diese Vorschläge sind auf die jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten. Dadurch wird die Kommunikation individuell und ansprechend statt verallgemeinert und wenig hilfreich.

5. Verbesserung der Self-Service Angebote

In der heutigen hybriden Arbeitswelt arbeiten viele Mitarbeiter über verschiedene Zeitzonen, Länder und sogar Kontinente hinweg verteilt. Das stellt besondere Anforderungen an Kommunikation und Support.

Employee Self-Service ist der beste Weg, um diese Herausforderung zu bewältigen. KI ermöglicht einen 24/7 HR-Support. Dadurch kann jeder genau dann Hilfe erhalten, wenn sie gebraucht wird. Auch wenn das HR-Team nur in einer Zeitzone arbeitet.

Eine KI-gestützte Wissensdatenbank macht Informationen für Mitarbeiter leicht zugänglich und vereinfacht das Wissensmanagement für HR-Fachkräfte. Mit Content Cues erkennt KI fehlende Inhalte in der Wissensdatenbank. Sie schlägt gezielt neue Beitragsthemen vor, damit die Ressourcen stets aktuell bleiben.

KI kann sogar zur Erweiterung der Wissensdatenbank beitragen, indem sie aus wenigen Stichpunkten vollständige Beiträge erstellt. So können sich HR-Teams stärker auf den Kontakt mit Mitarbeitern konzentrieren, statt Inhalte manuell zu veröffentlichen.

6. Steigerung der operativen Effizienz

Neben der Unterstützung von Mitarbeitern steigert KI-gestützter Employee Service auch die betriebliche Effizienz. Prozesse werden schlanker, schneller und gezielter gestaltet. Er senkt die Betriebskosten durch Self-Service Tools wie KI-Wissensdatenbanken und KI-Agenten.

Diese beantworten häufig gestellte Fragen automatisch. Dies wiederum reduziert das Ticketvolumen – was HR-Mitarbeitern Zeit für strategischere Aktivitäten zurückgibt.

Zudem übernimmt KI wiederkehrende manuelle Arbeiten wie Tickettagging und -verteilung. Darüber hinaus kann sie vorschlagen, was automatisiert werden sollte, um die Effizienz kontinuierlich zu verbessern.

KI-gestützte Tools zur Qualitätssicherung (QA) analysieren auch Supporttickets von Mitarbeitern. Dabei identifizieren sie mögliche Probleme oder Pain Points im Ablauf. Solche Hinweise deuten oft auf einen betrieblichen Engpass hin, der Mitarbeiter ausbremst.

HR kann daraufhin gezielt eingreifen und den Prozess verbessern. Anschließend kann die Qualitätssicherung HR-Teams Feedback geben, wie sie den Employee Service verbessern können.

5 Vorteile von KI im HR-Bereich

Beispiele für KI im Personalwesen finden sich in nahezu jedem Aspekt der täglichen Arbeit. Diese Lösung dient dazu, die Produktivität zu steigern, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Gleichzeitig behält das Unternehmen die Kosten unter Kontrolle.

Auch die Führungsebene stimmt dem zu. Laut unserem EX Trends Bericht glauben 79 Prozent der HR- und IT-Führungskräfte, dass KI die Arbeitsqualität steigert. Sie sehen darin einen klaren Vorteil für den Arbeitsalltag. Hier sind die wichtigsten Wege, wie KI im Personalmanagement hilfreich sein kann.

Steigerung der Effizienz und Produktivität

HR-Aufgaben können mühsam und zeitaufwendig sein, wenn Sie nicht KI nutzen, um Prozesse zu beschleunigen. Denn KI kann Recruiting, Onboarding, Betriebsabläufe und weitere Aufgaben automatisieren.

Dadurch gewinnen HR-Fachkräfte Zeit für Tätigkeiten, die menschliches Feingefühl erfordern. Außerdem kann KI dabei helfen, Ineffizienzen in HR-Prozessen zu erkennen. So können Unternehmen gezielt Änderungen vornehmen, um die Produktivität zu steigern.

Treffen datengestützter Entscheidungen

Künstliche Intelligenz im Unternehmen ermöglicht die schnelle Analyse großer Datenmengen. Auf diese Weise lassen sich wertvolle Insights zur Mitarbeiterleistung, -zufriedenheit und -fluktuation gewinnen. Bei häufigen Mitarbeiteranfragen kann KI vorschlagen, welche Anfragen sich am besten für die Automatisierung eignen.

Dies gibt Ihrem HR-Team Zeit für sinnvollere Arbeit. KI-gestützte Qualitätssicherungstools (QA) überwachen in ähnlicher Weise die Stimmung unter den Mitarbeitern. Sie schlagen Alarm, wenn das HR-Support-Team seine Ziele nicht erreicht.

Höhere Zufriedenheit von Mitarbeitern

Es überrascht nicht, dass die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, wenn Mitarbeiter bessere Unterstützung erhalten. KI hilft HR-Teams dabei, schnellen und hochgradig personalisierten Support zu bieten, was die Zufriedenheit steigert. Sie kann beispielsweise HR-Mitarbeiter wichtige Insights zur Mitarbeiterstimmung liefern, sodass sie ihre Lösungen entsprechend anpassen können.

Darüber hinaus kann KI HR-Teams entlasten, indem sie Anliegen frühzeitig erkennt und gezielt darauf reagiert. Sie kennzeichnet zum Beispiel Supporttickets mit negativer Stimmung und trägt so zu einem unterstützenderen Arbeitsumfeld bei.

Senkung interner Supportkosten

Wie bereits erwähnt, beschleunigt KI-gesteuerte Automatisierung viele Prozesse. Das führt auch dazu, dass Unternehmen Kosten im internen Support einsparen können. KI verschafft HR die Kapazität, viele eingehende Anfragen gleichzeitig zu bearbeiten. Dadurch lassen sich Betriebsabläufe skalieren, ohne zusätzliches Supportpersonal einstellen zu müssen.

Mitbewerbern durch kontinuierliche Verbesserung voraus sein

Einer der größten Vorteile von KI ist ihre Fähigkeit zur kontinuierlichen Optimierung. Verbesserungen lassen sich dadurch gezielt und fortlaufend umsetzen.

KI-Qualitätssicherungstools (QA) wie Zendesk analysieren auf Wunsch 100 Prozent aller Mitarbeiterinteraktionen. So erkennen sie frühzeitig Probleme und unterstützen Ihr Team bei der Lösung.

KI kann das Employee Experience Management gezielt verbessern. Sie analysiert wiederkehrende Supportthemen. Daraus ergeben sich Vorschläge, welche Bereiche automatisiert werden sollten, um effizienter zu arbeiten.

Herausforderungen mit KI im Personalwesen

Werfen wir einen Blick auf die häufigsten Fallstricke beim Einsatz von künstlicher Intelligenz im HR-Bereich. Gleichzeitig zeigen wir, wie sich diese Herausforderungen mit einfachen Mitteln vermeiden lassen.

• Datenschutz und Sicherheit: HR-Abteilung verarbeitet sensible Mitarbeiterdaten wie Namen, Sozialversicherungsnummern, Leistungsbeurteilungen und mehr. Die KI-Sicherheit muss lückenlos sein, um diese Informationen vor Datenschutzverletzungen oder Compliance-Verstößen zu schützen.
• Integration in bestehende Systeme: Die Tools Ihres HR-Teams unterscheiden sich je nach Aufgabe. KI muss sich daher nahtlos in alle vorhandenen Systeme integrieren lassen. Dies fördert eine reibungslose Arbeitsumgebung und beschleunigt die Problemlösung.
• Benutzungsfreundlichkeit und lange Schulungszeiten: Die meisten HR-Teammitglieder haben kein technisches Fachwissen, und das ist völlig in Ordnung. Wichtig ist, Tools zu wählen, die sich schnell einrichten lassen und ohne technisches Vorwissen bedienbar sind.
• Kosten- und Budgetbeschränkungen: Neue Tools kosten Geld, und es ist verständlich, dass einige Unternehmen zögern, diese einzuführen. Die richtigen KI-Tools tragen tatsächlich aber dazu bei, Geld zu sparen. Sie ermöglichen es Unternehmen, zu wachsen, ohne hohe Ausgaben für internen Support.

Diese Herausforderungen sind keine Sackgasse. Mit einem passenden KI-Partner und einer durchdachten Implementierung von KI lassen sie sich erfolgreich vermeiden.

Erste Schritte mit generativer KI im Personalwesen

Generative KI nutzt bestehendes Unternehmenswissen und vorhandene Ressourcen, um neue Inhalte, Antworten und mehr zu generieren. Sie hilft Teams, Ressourcen zügig zu aktualisieren und den Inhalt von Self-Service Angeboten aktuell zu halten. So haben Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf verlässliche Informationen. Um ein generatives KI-Tool zu implementieren, ist ein strategischer Ansatz entscheidend.

• Legen Sie die Metriken fest, die Sie verbessern möchten. Ob Sie die Einstellungszeit verkürzen, die Zufriedenheit steigern oder die Bindung verbessern möchten, ist zunächst zweitrangig. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Ziele früh und klar definieren, um die KI gezielt einzusetzen. Nur dann können Sie das Tool gezielt anpassen und optimal nutzen.
• Wählen Sie Tools, die die Produktivität schnell steigern. Priorisieren Sie ein Tool, das zeitaufwendige Aufgaben automatisieren und greifbare Vorteile bieten kann. Es sollte Ihrem bestehenden HR-Team helfen, schnelleren, hochwertigeren Support für mehr Mitarbeiter zu liefern. Entscheiden Sie sich für Tools, die ohne technische Ressourcen einfach zu implementieren sind, um schneller Mehrwert zu schaffen.
• Definieren Sie realistische Erwartungen mit der Führungsebene. Halten Sie die Unternehmensführung über den Fahrplan für das KI-Tool auf dem Laufenden. Binden Sie sie in Änderungen ein, damit alle ein vollständiges Verständnis davon haben, was zu erwarten ist.
• Bleiben Sie transparent gegenüber Ihrem HR-Team. Die Mitarbeiter, die das Tool nutzen werden, müssen bei der Planung und Implementierung mitreden können. HR kann Ihnen helfen, zentrale Anwendungsfälle zu identifizieren, damit keine wichtigen Verbesserungsmöglichkeiten übersehen werden.
  Nur wenn Ihr HR-Team die KI-gestützten Tools tatsächlich nutzt, kann Ihre Strategie Wirkung zeigen. Holen Sie sich ihre Meinung ein und hören Sie sich ihr Feedback zur eingesetzten KI an.
• Bieten Sie Schulungen für KI-Tools an. Schulungen stellen sicher, dass die Vorteile der künstlichen Intelligenz maximiert und Missverständnisse vermieden werden. Dies kann über Workshops, Einzelgespräche oder Tutorials in Ihrer Wissensdatenbank erfolgen. So erhalten alle bei Bedarf eine einfache Auffrischung.
  Indem Sie für Ihr HR-Team Tools auswählen, die einfach zu bedienen sind, minimieren Sie zukünftig den Schulungsaufwand.

Was bringt die Zukunft für KI und Automatisierung im HR-Bereich?

Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass die Zukunft bereits begonnen hat. KI kann heute schon komplexe Mitarbeiteranfragen bearbeiten und dabei hochpersonalisierten Service bieten. Da sich KI kontinuierlich weiterentwickelt, können Sie jedoch mit zunehmend anspruchsvolleren Anwendungen im HR-Bereich rechnen.

Beispielsweise werden in naher Zukunft vermutlich alle Employee Service Interaktionen in irgendeiner Form KI einbinden. Das sorgt für schnelleren Support und stärkt gleichzeitig die Rolle der HR-Mitarbeiter. Das Ergebnis ist eine vertrauensvolle Unterstützung auf hohem Niveau. Gleichzeitig gewinnen HR-Teams mehr Zeit für geschäftskritische Initiativen.

Häufig gestellte Fragen

Erfahren Sie, wie KI Ihren HR-Support transformieren kann

HR-Teams brauchen passende Tools, um ihre Arbeitsbelastung besser zu steuern. Gleichzeitig gewinnen sie dadurch wertvolle Insights für einen effektiveren Employee Service. KI im Personalwesen befähigt interne Supportteams, personalisierten Service im großen Maßstab zu bieten und betriebliche Prozesse zu rationalisieren.

Eine sofort einsatzbereite, KI-gestützte Employee Service Lösung wie Zendesk lässt sich ohne kostspielige Entwicklungsteams umsetzen. Dadurch können HR-Teams jeder Größe schnell davon profitieren.

Zendesk stellt leistungsstarke künstliche Intelligenz (KI) bereit, um interne Supportprozesse zu verbessern. Die Lösung spart Zeit und Geld und unterstützt Unternehmen gezielt beim Skalieren.