Mitarbeiter-Onboarding: Definition, Ablauf und 6 kostenlose Checklisten

Hohe Mitarbeiterfluktuationsraten stellen ein Unternehmen vor mehrere Herausforderungen. Der ständige Strom von ausscheidenden und eintretenden Mitarbeiter:innen kann die Produktivität dämpfen, die Teamdynamik stören und zu höheren Kosten führen. Eine Möglichkeit, die Abwanderung von Mitarbeiter:innen zu verringern, besteht darin, einen Onboardingprozess zu implementieren, der es neuen Mitarbeiter:innen ermöglicht, ihre neue Rolle erfolgreich zu erfüllen.

Onboarding ist mehr als nur eine administrative Formalität, es ist eine strategische Lösung, die die Employee Experience von Anfang an neu gestalten kann. Durch die Konzeption eines umfassenden Onboarding-Prozesses können Unternehmen Spitzenkräfte an sich binden und eine wertschätzende und fördernde Arbeitsplatzkultur schaffen.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile eines effektiven Onboardings und wie es ein Katalysator für Mitarbeiterengagement und Unternehmenserfolg sein kann.

Weitere Infos in diesen Leitfäden:

• Die Grundlagen des Mitarbeiter-Onboardings
• Der Zeitplan für den Mitarbeitern-Onboardingprozess
• Beteiligte und Verantwortlichkeiten beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
• Häufige Herausforderungen beim Onboarding und Lösungen
• 6 Checklisten für das Mitarbeiter-Onboarding
• Häufig gestellte Fragen
• Reduzieren Sie die Abwanderung mit Ihrem Onboardingprozess

Die Grundlagen des Mitarbeiter-Onboardings

Das Mitarbeiter-Onboarding ist das grundlegende Bindeglied zwischen der Annahme einer Stelle durch neue Mitarbeiter:innen und ihrer erfolgreichen Integration in die Unternehmenskultur. Ein effektives Onboarding hilft Mitarbeiter:innen, sich die für ihre Aufgaben erforderlichen Fertigkeiten und Kenntnisse anzueignen, und fördert das Gefühl der Zugehörigkeit.

Ein gut strukturiertes Onboarding-Programm vermittelt die Werte des Unternehmens, klärt die Erwartungen und bietet Möglichkeiten zur sozialen Integration – all dies trägt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer stärkeren Bindung an das Unternehmen bei. Durch die Investition in einen umfassenden Onboardingprozess können Unternehmen einen positiven ersten Eindruck hinterlassen, die Voraussetzungen für einen dauerhaften Erfolg ihrer Mitarbeiter:innen schaffen und letztlich ihre Belegschaft stärken.

Der Zeitplan für den Mitarbeiter-Onboardingprozess

Passen Sie das Onboarding Ihrer Mitarbeiter:innen an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihre Aufgabenbereiche an. Auch wenn die Dauer und die Besonderheiten des Onboarding-Prozesses von Unternehmen zu Unternehmen variieren, kann es hilfreich sein, den Zeitplan in vier verschiedene Phasen zu unterteilen, um die Employee Experience zu verbessern.

Preboarding

Die Preboarding-Phase des Mitarbeiter-Onboardings findet oft zwischen einem und fünf Tagen vor dem offiziellen Starttermin statt. In dieser Phase legt Ihr Unternehmen den Grundstein für einen nahtlosen Übergang, indem es neu eingestellte Mitarbeiter:innen auf ihre neuen Aufgaben vorbereitet. Das Preboarding umfasst administrative Aufgaben wie:

• Aufnahme von Personaldaten

• Einrichten von Mitarbeiterprofilen

• Sicherstellen, dass Arbeitsräume und Ausrüstung bereit sind

Darüber hinaus umfasst die Preboarding-Phase eine proaktive Kommunikation mit neuen Mitarbeiter:innen und die Bereitstellung von Informationen über die Erwartungen des Unternehmens, z. B. wann sie anfangen, an wen sie sich wenden sollen und wie sie sich kleiden sollen. Eine frühzeitige Einbindung trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter:innen willkommen und informiert fühlen, und setzt damit einen positiven Akzent für die Onboarding Journey.

Orientierung

Die Orientierungsphase des Mitarbeiter-Onboardings findet am ersten Tag oder in der ersten Woche statt, in der neue Mitarbeiter:innen offiziell ihren Arbeitsplatz betreten. In dieser Zeit stellen Unternehmen sich umfassend vor, einschließlich ihrer Werte, ihrer Mission und ihrer Kultur.

Vermitteln Sie wichtige Informationen über Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Compliance-Anforderungen, damit neue Mitarbeiter:innen das Arbeitsumfeld genau verstehen.

Es ist auch üblich, neue Mitarbeiter:innen den wichtigsten Kolleg:innen vorzustellen, die Einrichtungen zu besichtigen und Einblicke in das Team und die einzelnen Aufgaben zu geben. Die Orientierungsphase zielt darauf ab, neue Mitarbeiter:innen an die Organisationsstruktur zu gewöhnen, ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit zu vermitteln und die Beziehungen zu Kolleg:innen zu fördern. Indem sie eine strukturierte und informative Einführung anbieten, tragen Unternehmen zur Arbeitsmoral und zum Vertrauen der Mitarbeiter:innen bei.

Einarbeitung

In der Einarbeitungsphase des Onboardings erwerben neue Mitarbeiter:innen die spezifischen Fertigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen, die sie für ihre Rolle im Unternehmen benötigen. Die Mitarbeiter:innen nehmen an gezielten Schulungen teil, die in der Regel eine Woche bis zwei Monate dauern und eine Reihe von Themen umfassen können, von berufsspezifischen Aufgaben bis hin zu umfassenderen organisatorischen Prozessen.

Ziel dieser Phase ist es, neuen Mitarbeiter:innen die Instrumente an die Hand zu geben, die sie benötigen, um in ihrer Position hervorragende Leistungen zu erbringen, und ein tieferes Verständnis der Leistungsstandards zu fördern. Die Einarbeitungsphase fördert die berufliche Entwicklung der einzelnen Mitarbeiter:innen. So werden ihre Fertigkeiten mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht, damit sie einen sinnvollen Beitrag leisten können.

Schrittweise Übernahme der vollen Verantwortung

Die Übergangsphase des Onboarding-Prozesses findet schrittweise am Ende der Einarbeitungszeit statt, nachdem sich neue Mitarbeiter:innen vollständig in ihre Aufgaben eingearbeitet haben. Bei der Eingliederung in ihre Rolle sammeln Mitarbeiter:innen praktische Erfahrungen, arbeiten mit Teammitgliedern zusammen und tragen direkt zu den Zielen des Unternehmens bei.

Diese Phase ist gekennzeichnet durch einen Wechsel von einer eher strukturierten Lernumgebung zur aktiven Teilnahme an täglichen Aufgaben, Projekten und Teamdynamik. Kontinuierliche Unterstützung und Feedback während dieser Zeit tragen ebenfalls zu einem nahtlosen Übergang bei, der sicherstellt, dass neue Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben effektiv erfüllen, sich voll in die Arbeitsplatzkultur integriert fühlen und zum Erfolg des Teams beitragen.

Beteiligte und Verantwortlichkeiten beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen

Das Mitarbeiter-Onboarding ist eine Teamleistung, die die Zusammenarbeit der Mitarbeiter:innen im gesamten Unternehmen erfordert. Zu den wichtigsten Beteiligten, die zu einem effektiven Onboarding neuer Mitarbeiter:innen beitragen, gehören:

• Personalwesen (HR): In der Regel beaufsichtigen Personalfachleute den Onboardingprozess. Dazu gehören die Koordinierung der Formalitäten, die Moderation von Orientierungsveranstaltungen und die Weitergabe von Informationen über Leistungen, Vergütung und administrative Details. Sie fungieren auch als Ansprechpersonen für neue Mitarbeiter:innen, um erste Fragen zu klären und laufende Unterstützung zu leisten.
• Vorgesetzte: Vorgesetzte sind unmittelbar dafür verantwortlich, neue Mitarbeiter:innen in ihre Rolle einzuführen. Dazu gehört die Zuweisung von arbeitsplatzspezifischen Schulungen, die Klärung von Erwartungen und die Festlegung von Leistungszielen. Vorgesetzte helfen neuen Mitarbeiter:innen auch bei der Bewältigung ihrer Aufgaben, fördern eine positive Arbeitsbeziehung und sorgen dafür, dass sich Mitarbeiter:innen in ihrer beruflichen Entwicklung unterstützt fühlen.
• Mentor:innen/Buddys: Mentor:innen sind erfahrene Mitarbeiter:innen, die neu eingestellte Mitarbeiter:innen unterstützen und anleiten. Sie gewähren Einblicke in die Unternehmenskultur, geben Ratschläge zum Umgang mit der Dynamik am Arbeitsplatz und helfen bei alltäglichen Fragen. Mentees können ihren Mentor:innen Fragen stellen, die neue Mitarbeiter:innen ihren Vorgesetzten nicht unbedingt stellen möchten.
• Kolleg:innen: Kolleg:innen knüpfen Kontakte zu neuen Mitarbeiter:innen, indem sie sie in die Teamdynamik einführen und praktische Einblicke in den Arbeitsalltag geben. Vorgesetzte können neue Mitarbeiter:innen Kolleg:innen zuweisen, denen sie über die Schulter schauen, um bestimmte Aufgaben und Prozesse zu erlernen, für die der Vorgesetzte keine Zeit hat.

Jede Rolle bringt einzigartige Perspektiven und Beiträge ein, die gemeinsam sicherstellen, dass neue Mitarbeiter:innen die für eine erfolgreiche Integration in das Team erforderliche Unterstützung und Anleitung erhalten.

Häufige Herausforderungen beim Onboarding und Lösungen

Der Einstieg in das Unternehmen ist mit einigen Hürden verbunden, von der Optimierung der Verwaltungsverfahren bis hin zur Gewährleistung einer effektiven Integration ins Team. Im Folgenden finden Sie einige häufige Probleme, mit denen Arbeitnehmer:innen konfrontiert sind, sowie Lösungen, mit denen Unternehmen diese Probleme ein für alle Mal lösen können.

HR- und IT-Support sind schwer zu erreichen

Verzögerungen bei der Beantwortung von Fragen oder bei der Lösung technischer Probleme können den Onboardingprozess behindern und Mitarbeiter:innen frustrieren. Um diese Herausforderung zu meistern, können Unternehmen einen Multichannel-Kommunikationsansatz umsetzen.

Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen Ressourcen wie Slack, Microsoft Teams, E-Mail und Chat zur Verfügung stellen, können sie den HR- und IT-Support besser erreichen und ihre Chancen auf eine zeitnahe Antwort erhöhen.

Darüber hinaus kann die Festlegung von Service Level Agreements (SLAs) die Reaktionszeiten je nach Art des Problems klären und sicherstellen, dass Supportteams Prioritäten setzen und Anfragen umgehend bearbeiten. Diese Lösung fördert ein reaktionsschnelleres und leichter zugängliches Supportsystem während des Onboardings und schafft eine Grundlage für die laufende Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen.

Ungenaue Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein Faktor, der zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation beiträgt, ist, wenn die Stellenbeschreibung nicht mit den tatsächlichen Aufgaben der Position übereinstimmt. Wenn Bewerber:innen an ihrem ersten Tag eine bestimmte Aufgabe erwarten, aber mit verschiedenen Aufgaben betraut werden, könnten sie sich getäuscht fühlen und nicht wissen, wo sie in im Unternehmen hingehören.

Passen Sie die Erwartungen an die Rolle neuer Mitarbeiter:innen an, indem Sie die Personalabteilung und Abteilungsleiter:innen bei der Erstellung der Stellenbeschreibung zusammenarbeiten lassen. Führungskräfte können Erkenntnisse weitergeben, die vielleicht nicht allgemein bekannt sind, und so Personalleiter:innen helfen, Bewerber:innen zu prüfen, bevor sie ein Stellenangebot machen.

Interne Supportmitarbeiter:innen sind überfordert

Die schiere Menge an Details, von Produktkenntnissen bis hin zu Supportverfahren, kann für neue Supportmitarbeiter:innen eine steile Lernkurve bedeuten. Die Informationsflut kann neue Mitarbeiter:innen überfordern und die Gesamteffizienz der IT- und HR-Supportteams beeinträchtigen. Mitarbeiter:innen haben möglicherweise Schwierigkeiten, wichtige Informationen aufzunehmen, was zu einer Flut von internen Supportanfragen führt.

Eine Möglichkeit, die Arbeitsbelastung interner Parteien zu verringern, ist die Nutzung von KI und Automatisierung, um Onboarding-Prozesse zu rationalisieren und zu optimieren. Die richtige HR-Help-Desk-Software kann neuen Mitarbeiter:innen durch automatisierte Schulungsmodule und Chatbots, die ihre Fragen intelligent beantworten, gezielte Informationen zur Verfügung stellen. Darüber hinaus kann die Automatisierung die IT- und HR-Supportteams bei der Verfolgung und Organisation von Mitarbeiteranfragen unterstützen.

Unternehmensdokumente sind unzugänglich

Unternehmen schaffen eine unnötige Hürde für neue Mitarbeiter:innen, wenn wichtige Dokumente über verschiedene Plattformen verstreut oder an unterschiedlichen Orten gespeichert sind. Diese Herausforderung kann zu Verzögerungen im Onboardingprozess führen, das Verständnis der Unternehmensrichtlinien und -verfahren erschweren und neue Mitarbeiter:innen frustrieren.

Sie können dieses Problem beheben, indem Sie die Informationen in einer internen Wissensdatenbank zentralisieren, die in das Mitarbeiterportal integriert ist. Indem Sie relevante Dokumente, Richtlinien und Leitlinien an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zusammenfassen, bieten Sie neuen Mitarbeiter:innen eine benutzerfreundliche Sammlung wichtiger Informationen. Dies verbessert auch den Onboardingprozess und erhöht die Effizienz und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit.

6 Checklisten für das Mitarbeiter-Onboarding

Checklisten für das Mitarbeiter-Onboarding helfen Teams bei der Organisation, damit der Einstieg neuer Mitarbeiter:innen so reibungslos wie möglich verläuft. Sie können unser komplettes Checklisten-Set herunterladen und sie an die individuellen Onboardingprozesse Ihres Unternehmens anpassen.

• Preboarding-Checkliste
• Onboarding-Checkliste für den 1. Arbeitstag
• 30-Tage-Onboarding-Checkliste
• 60-Tage-Onboarding-Checkliste
• Onboarding-Checkliste für den Kundenservice
• Checkliste für interne Supportsoftware

Preboarding-Checkliste

Ein umfassender Leitfaden für das Preboarding trägt zu einem reibungslosen, organisierten Übergang für neue Mitarbeiter:innen bei. Bei dieser Checkliste ist der Personalverantwortliche dafür zuständig, sich mit neuen Mitarbeiter:innen, deren Vorgesetzten und der IT-Abteilung abzustimmen, um sicherzustellen, dass am ersten Tag alles bereit ist.

Onboarding-Checkliste für den 1. Arbeitstag

Der erste Tag neuer Mitarbeiter:innen kann nonstop mit Aktivitäten gefüllt sein, und eine Checkliste kann helfen, diese strukturiert abzuarbeiten. Diese Checkliste beginnt damit, dass Personalverantwortliche neue Mitarbeiter:innen am Empfang begrüßen und eine Führung durch die Räumlichkeiten durchführen. Durch die Einbindung von Orientierungskursen oder selbstgesteuerten Lernmodulen am ersten Tag wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter:innen ein grundlegendes Verständnis der Unternehmenskultur, der Richtlinien und der wichtigsten Verfahren erlangen.

30-Tage-Onboarding-Checkliste

Eine 30-Tage-Onboarding-Checkliste begleitet neue Mitarbeiter:innen durch die ersten Wochen und sorgt für eine reibungslose Integration in das Unternehmen. Sie sollte den Abschluss aller verbleibenden Orientierungskurse bestätigen, damit neue Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden bleiben und ein solides Verständnis der Unternehmensrichtlinien und -verfahren erlangen können.

In persönlichen Gesprächen mit neuen Mitarbeiter:innen und deren Vorgesetzten können Personalverantwortliche alle Fragen klären, Hilfestellung geben und die Einbindung des Mitarbeiters beurteilen. Darüber hinaus können Unternehmen durch das Versenden einer Onboardingumfrage am Ende des ersten Monats wertvolles Feedback sammeln und so den Onboardingprozess kontinuierlich verbessern.

60-Tage-Onboarding-Checkliste

Eine gut strukturierte 60-Tage-Onboarding-Checkliste fördert den anhaltenden Erfolg und die Integration neuer Mitarbeiter:innen. Die Checkliste ermutigt Personalverantwortliche und Vorgesetzte, neuen Mitarbeiter:innen Aufgaben zuzuweisen, die nur ein Minimum an Beaufsichtigung erfordern und ihnen Möglichkeiten zur Selbstständigkeit und zum Wachstum bieten. In dieser Phase ist es wichtig, neuen Mitarbeiter:innen das Gefühl zu geben, ein geschätztes Teammitglied zu sein, und die Zusammengehörigkeit zu fördern.

Die Überprüfung der Leistungsmetriken nach 60 Tagen ermöglicht auch konstruktive Feedbackgespräche, die sicherstellen, dass die Erwartungen des Unternehmens erfüllt werden, und Einblicke in die Beiträge Einzelner bieten. Die 60-Tage-Checkliste trägt zu einem erfolgreichen Onboarding bei und unterstützt das langfristige Mitarbeiterengagement.

Onboarding-Checkliste für den Kundenservice

Im Gegensatz zu 30-Tage- und 60-Tage-Onboarding-Checklisten, die auf jede Position angewendet werden können, bietet eine Onboarding-Checkliste für den Kundenservice einen gezielten Ansatz für das Mitarbeiter-Onboarding. In dieser Checkliste sind die wesentlichen Schritte, Aufgaben und Schulungsmodule aufgeführt, die neue Kundendienst-Mitarbeiter:innen absolvieren müssen, um ihre Rolle kompetent und effektiv zu erfüllen.

Sie umfasst in der Regel Maßnahmen wie detaillierte Schulungen zu Produkten oder Dienstleistungen, die Entwicklung von Kommunikations- und Konfliktlösungsfertigkeiten sowie einen Überblick über Kundenservicetools und -systeme.

Checkliste für interne Supportsoftware

Checklisten für interne Supportsoftware sind systematische Leitfäden, die Unternehmen bei der Bestandsaufnahme ihrer verschiedenen Softwarelösungen helfen. Regelmäßige Audits helfen Teams zu erkennen, welche Systeme sie derzeit haben, welche sie brauchen und welche ersetzt werden müssen. Durch die Durchführung systematischer Audits können Unternehmen die Onboarding Experience und die betriebliche Effizienz verbessern, indem sie technologische Lücken in ihrer Software schließen.

Häufig gestellte Fragen

Reduzieren Sie die Abwanderung mit Ihrem Onboardingprozess

Ihr Onboardingprozess kann über den Erfolg und die Verweildauer eines Teammitglieds in Ihrem Unternehmen entscheiden. Unternehmen versuchen zunehmend, ihre Onboarding Experiences zu verbessern. Dabei wird der Einsatz von Technologie unumgänglich.

Zendesk bietet umfassende Employee-Experience-Software, um die Kommunikation zu optimieren, Informationen zu zentralisieren und effiziente interne Supportkanäle bereitzustellen. Alles in allem hilft Zendesk, die Employee Experience zu verbessern. Integrieren Sie unsere Software in Ihren Onboardingprozess, um neuen Mitarbeiter:innen eine hervorragende Experience zu bieten und die Mitarbeiterbindung zu verbessern.