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12 E-Mail-Vorlagen für jede Phase des Vertriebsprozesses
Optimieren Sie mit diesen Vorlagen Ihre Folge-E-Mails im Vertrieb
Von Josh Bean, Director, Marketing
Zuletzt aktualisiert: 1. September 2023
Für die meisten Vertriebsmitarbeiter sind E-Mails eine wichtige Komponente ihres beruflichen Alltags. Aber wussten Sie, dass nur 9 Prozent aller Verkaufs-E-Mails überhaupt geöffnet werden? Ihre potenziellen Kunden erhalten jeden Tag eine Flut an Massen-E-Mails.
Ihre E-Mails sollten sich von dieser Masse abheben. Wir haben Vorlagen für alle Vertriebsphasen erstellt: Alle Vorlagen enthalten ansprechende Betreffzeilen, einen interessanten Fließtext und Möglichkeiten zur Personalisierung, damit Sie mehr Kunden anziehen und an Ihr Unternehmen binden können.
Hinweis: Wir haben für die E-Mails stets den fiktiven Unternehmensnamen „BBS” eingesetzt. Sie können dort dann Ihren eigenen Unternehmensnamen und die passenden Inhalte einsetzen.
1. Wecken Sie die Aufmerksamkeit eines potenziellen Kunden
E-Mails an potenzielle Kunden sind Ihre erste Chance, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Versenden Sie E-Mails, die gleich in der Betreffzeile das Interesse des Lesers erwecken. Formulieren Sie die Zeile als Frage oder sprechen Sie den potenziellen Kunden direkt an. Schaffen Sie also gleich eine persönliche und einladende Atmosphäre.
E-Mail-Vorlage für die Kaltakquise
Betreffzeile: Wie wäre es mit einem kurzen Gespräch?
Guten Tag [Vorname Nachname],
Was [Unternehmen des potenziellen Kunden] zu bieten hat, interessiert mich sehr. Benötigen Sie bei den vielen Produktanläufen Hilfe bei [Problem]? Mithilfe von Tools wie BBS können Sie die Zahlungsinformationen Ihrer Kunden ganz unkompliziert organisieren und nachverfolgen – selbst von unterwegs.
Hätten Sie diese Woche 15 Minuten Zeit für ein kurzes Gespräch?
Besten Dank für Ihr Interesse und Ihre Zeit.
[Ihr Name]
BBS, Vertriebsmitarbeiter
[Telefonnummer]
Anwendung: Benutzen Sie diese Vorlage, wenn Sie eine E-Mail-Adresse über Gated Content, Marketing usw. erhalten haben. Zeigen Sie, dass Sie recherchiert haben und eine Vorstellung davon haben, welchen Anforderungen das Unternehmen ausgesetzt ist. Besonders gut können Sie beweisen, was Sie können, indem Sie am Ende einen Link zu einem eindrucksvollen Video oder einer Pressemitteilung einfügen.
E-Mail-Vorlage für ein Schnupperangebot
Betreffzeile: Buchhaltungssoftware kostenlos testen
Guten Tag [Vorname Nachname],
Vielen Dank für Ihre Frage auf [Plattform in den sozialen Medien] zur geeignetsten Buchhaltungssoftware. Eine Investition in die richtige Buchhaltungssoftware ist für Startups wie Ihres wesentlich und erfordert [zählen Sie hier alle relevanten Anforderungen auf].
BBS bietet einen kostenlose Testversion an, die einen Einblick in Ihre aktuellen Zahlungsvorgänge ermöglicht. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie daran interessiert sind.
Viele Grüße
[Ihr Name]
Anwendung: Vielleicht hat der potenzielle Kunde online Fragen zu Ihrem Produkt oder Ihrem Service gestellt, etwa über Quora oder LinkedIn. Vielleicht sind Sie dem potenziellen Kunden auch auf einer Seite wie AngelList begegnet. So oder so: Diese Vorlage eignet sich gut, um eine kostenlose Testversion Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung anzubieten. So erhält Ihr potenzieller Kunde die Gelegenheit, Ihr Angebot auszuprobieren, ohne sich festzulegen. Sie bieten gar keine kostenlose Version an? Dann vereinbaren Sie stattdessen einen Termin für eine Demo mit dem Kunden.
Verkaufs-E-Mail nach dem persönlichen Erstgespräch
Betreffzeile: Schön, dass wir uns kennengelernt haben, [Name des potenziellen Kunden]
Guten Tag [Vorname Nachname],
vielen Dank für das angenehme Gespräch am [Datum]. Nach unserem Gespräch bei/auf [Informationen zum Ort/zur Plattform des Treffens] melde ich mich bei Ihnen, um Ihnen weitere Informationen zu den Angeboten von BBS zukommen zu lassen. Außerdem möchte ich Ihnen zeigen, wie wir Ihnen bei [XYZ] unter die Arme greifen können.
Unsere Plattform eignet sich hervorragend für Startups wie Ihres, weil sie die folgenden Funktionen aufweist:
Funktion 1
Funktion 2
Funktion 3
Hätten Sie diese Woche etwa 15 Minuten Zeit für ein Telefonat, um darüber zu sprechen, wie BBS [Unternehmen des potenziellen Kunden] helfen kann?
Vielen Dank
[Ihr Name]
Anwendung: Eine E-Mail nach einer ersten Begegnung könnte etwa dann verschickt werden, wenn Sie bereits auf einem Event oder auf den sozialen Medien mit dem potenziellen Kunden interagiert haben. Versenden Sie die E-Mail so schnell wie möglich, damit die Interaktion noch nicht zu lange zurückliegt. Falls Sie die Kontaktinformationen über eine Empfehlung oder einen gemeinsamen Bekannten erhalten haben, sollten Sie den ersten Satz anpassen und eine Betreffzeile formulieren, die etwa so klingt: „Empfehlung von [Empfehlungsperson]”
Folge-E-Mail-Vorlage für potenzielle Kunden
Betreffzeile: X Blogbeiträge zum Thema [Problem]
Guten Tag [Vorname Nachname],
die folgenden Blogbeiträge halte ich für interessant, weil sie [Problem des Kunden, etwa digitale Rechnungsstellung, einfügen] behandeln.
Ressource 1
Ressource 2
Ressource 3
Ressource 4
Vielleicht finden Sie einen Moment Zeit, um diese Beiträge zu lesen. Ich kann mir vorstellen, dass sie Sie zu Fragen über [Themen der Blogbeiträge] weiterbringen. Ich bin gespannt, was Sie davon halten.
Beste Grüße
[Ihr Name]
Anwendung: Diese Vorlage eignet sich, wenn Sie noch keine Antworten auf Ihre bisherigen E-Mails erhalten haben. Bieten Sie passende Ressourcen oder Antworten auf typische Branchenthemen an. So nimmt man Sie als hilfreich wahr und es entsteht ein Rapport mit dem potenziellen Kunden.
2. Beweisen Sie, dass Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung sich besonders gut eignet
Jetzt, da Sie das Interesse des potenziellen Kunden an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung wecken und auch von Ihrer Seite seine Eignung bestätigen konnten, geht es darum, zu beweisen, dass Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zum Kundenunternehmen passt. Verschaffen Sie Ihrem Unternehmen durch Ihre E-Mails Glaubwürdigkeit.
E-Mail-Vorlage für mehr Glaubwürdigkeit
Betreffzeile: Möchten Sie X % an Effizienzkosten sparen?
Guten Tag [Name des potenziellen Kunden],
vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein Gespräch genommen haben. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Wie versprochen, schicke ich Ihnen im Folgenden einige Beispiele dafür, wie wir andere Kunden unterstützen konnten.
Beispiel 1
Beispiel 2
Beispiel 3
Diese Praxisbeispiele anderer Unternehmen zeigen, wie auch Ihr Unternehmen [Problem] mithilfe von BBS meistern kann.
Bitte schicken Sie mir dazu Ihre Fragen. Ich melde mich dann dazu bis spätestens [Datum] bei Ihnen.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Anwendung: Zeigen Sie, wie wirksam Ihr Produkt oder Ihr Service ist (beispielsweise mithilfe von Videos, Referenzen, Fallstudien, Blog-Links) und stellen Sie dar, wie andere damit bereits Erfolg hatten. Arbeiten Sie diese Materialien zusammen mit dem Marketing aus und schaffen Sie interessante Narrative. Falls Sie keine Fallstudien besitzen, beziehen Sie aus den Abteilungen Rohdaten, etwa zum Produkterfolg. Ist zum Beispiel die Zeit bis zur Zahlung nach Einführung Ihrer Software gesunken?
Diese Arten von E-Mails sind besonders wichtig, um die Entscheidungsträger zu überzeugen – also diejenigen, die letztendlich beim Geschäftsabschluss Ihren Namen unter den Vertrag setzen. Sorgen Sie mit einem überzeugenden CTA am Ende der E-Mail dafür, dass der potenzielle Kunde den nächsten Schritt macht.
3. Erklären Sie, warum sich der Preis für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung lohnt
Nehmen Sie nun die Preisfrage und die Klärung der Konditionen in Angriff. Aus früheren Interaktionen sollte der potenzielle Kunde bereits eine Ahnung davon haben, wie viel Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung kostet. Entsprechend den Anforderungen des Kundenunternehmens sollten Sie hier spezifische Angebote nennen. Vielleicht können Sie einen Rabatt oder Bonus anbieten. Darüber sollten Sie auch am Telefon oder persönlich sprechen, aber es ist immer gut, alles schriftlich zu haben.
1. E-Mail-Vorlage mit Ihrem Angebot
Betreffzeile: Funktionen von BBS + Angebot
Guten Tag [Vorname Nachname],
hier erhalten Sie wie versprochen die Informationen zu den Preisen/ zum Paketumfang. Wir möchten damit den spezifischen Anforderungen von [Kundenunternehmen] entsprechen. So würde Ihr Softwarepaket aussehen:
Funktion
Funktion
Funktion
Preis
Ich bin gespannt, was Sie davon halten. Jetzt geht es darum, die nächsten Schritte anzugehen:
Vorbereitung der Unterlagen
Gespräch mit [Manager des potenziellen Kunden]
Onboarding [Name des Unternehmens]
Ich werde mich in den kommenden Tagen wieder bei Ihnen melden.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Anwendung: Verschicken Sie diese E-Mail, sobald der potenzielle Kunde ernsthaftes Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung bekundet hat und Sie die Konditionen bereits angesprochen haben. Haken Sie nach, ob Sie noch etwas erklären sollen oder ob der Kunde noch Fragen hat. Unterstreichen Sie die Vorteile Ihres Produkts oder ihrer Dienstleistung und betonen Sie, welchen Wert der Kunde für den Preis erhalten kann.
4. Wählen Sie für den Geschäftsabschluss überzeugende Formulierungen
Sie haben alle Informationen präsentiert und die Fragen des potenziellen Kunden beantwortet. Er steht kurz davor, entweder Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu kaufen oder zur Konkurrenz zu gehen. Schicken Sie ihm ein E-Mail-Angebot, das er nicht ausschlagen kann.
1. E-Mail-Vorlage zum Geschäftsabschluss
Betreffzeile: Sind Sie bereit, [Problem] in Angriff zu nehmen?
Guten Tag [Name des potenziellen Kunden],
Es freut mich, dass Sie BBS für [Unternehmensname] in Erwägung ziehen. Wie bereits erwähnt, bin ich überzeugt davon, dass unsere Software die Zahlungseffizienz für Ihr Unternehmen verbessern wird. Zum Preis von X erhält [Unternehmensname] [Liste mit Vorteilen].
Wenden Sie sich gerne an mich, falls Sie weitere Informationen benötigen oder Fragen haben. Im nächsten Schritt geht es darum, den Vertrag zu unterzeichnen und zusammen mit unserem Team für Customer Success dafür zu sorgen, dass Sie die Zahlungsinformationen Ihrer Kunden direkt in unsere Software integrieren können.
[Ihr Name]
Anwendung: Ihre E-Mails sollten die Vorteile, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung speziell für Ihren Kunden hat, aufzeigen und die Kosten dafür benennen. Sie sollte kurz und persönlich sein und die Informationen, die Sie bereits geteilt haben, zusammenfassen. Auch Ihr CTA ist essenziell hier. Schließlich sollte der Kunde genau wissen, was als Nächstes passiert. Dann sind die Kunden am Zug.
2. E-Mail-Vorlage zum Geschäftsabschluss
Betreffzeile: Brauchen Sie noch etwas, [Prospect Name]?
Guten Tag [Name des potenziellen Kunden],
da ich nichts mehr von Ihnen gehört habe, möchte ich mich noch einmal bei Ihnen melden. Benötigt [Unternehmensname] noch immer eine Buchhaltungssoftware? Bitte geben Sie mir Bescheid, falls Sie Fragen oder Bedenken haben. Ich antworte Ihnen gern.
Vielen Dank
[Ihr Name]
Anwendung: Diese Verkaufs-E-Mail-Vorlage eignet sich, wenn Sie noch keine Antworten auf Ihre bisherige E-Mail erhalten haben. Der potenzielle Kunde hat entweder das Interesse verloren oder einfach vergessen, sich zu melden. Sie sollten dem potenziellen Kunden nicht auf den Wecker fallen, aber doch hinterher sein.
5. Pflegen Sie die Kundenbeziehung per E-Mail
Selbst wenn Sie das Geschäft nicht abschließen konnten, sollten Sie weiterhin E-Mails schicken. Für die Kundenbindung und für ein mögliches Upselling sind solche E-Mails ein wesentliches Element. Arbeiten Sie eng mit dem Marketing zusammen, um die E-Mails der Tonalität anzupassen.
Willkommens-E-Mail-Vorlage
Betreffzeile: Willkommen bei BBS!
Guten Tag [Name des Kunden],
ich freue mich, dass Ihr Unternehmen jetzt BBS verwendet. [Mitarbeiter aus dem Customer Success-Team] habe ich ins CC dieser E-Mail gesetzt, weil er/sie Sie mit dem Onboarding unterstützt. Gerne können Sie mich aber dennoch kontaktieren, falls Sie Fragen oder Bedenken haben.
Die folgenden Ressourcen können Ihnen dabei helfen, sich mit unserer Software vertraut zu machen:
Ressource 1
Ressource 2
Ressource 3
Sie können mich jederzeit per E-Mail erreichen. Wir freuen uns darauf, [Unternehmensname] mit [Hauptfunktion Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung] zu unterstützen.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Anwendung: Versenden Sie diese E-Mail nach dem Geschäftsabschluss. Der Kunde darf ruhig wissen, dass Sie sich darüber freuen, dass er das Produkt oder die Dienstleistung erworben hat. Bieten Sie ihm Ihre Unterstützung an und zeigen Sie dem Kunden so, dass Sie ihn nicht einfach an die Abteilung für Customer Success weiterleiten. Schließlich haben Sie die Beziehung aufgebaut und werden sie auch weiterhin pflegen.
E-Mail-Vorlage zu hilfreichen Ressourcen
Betreffzeile: X Blogbeiträge zum Thema [Kundenproblem]
Guten Tag [Name des Kunden],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ryan aus meinem Team hat mich wissen lassen, dass Sie Probleme mit [Problem] haben. Er hat sich der Softwarefrage angenommen. Zusätzlich möchte ich aber noch einige Blogbeiträge zu diesem Thema mit Ihnen teilen, die für [Unternehmensname] nützlich sein könnten.
Ressource 1
Ressource 2
Ressource 3
Gerne beantworte ich Ihnen Ihre Fragen zu diesen Ressourcen oder dem Produkt.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Anwendung: Zeigen Sie Ihrem Kunden so, dass Sie sich für den Erfolg seines Unternehmens interessieren. Versenden Sie deshalb derartige E-Mails regelmäßig. Stellen Sie Inhalte wie Blogbeiträge bereit, die den Kunden bei der vollen Ausschöpfung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung unterstützen (und bitten Sie bei Bedarf die Marketingabteilung um entsprechende Ressourcen). Beobachten Sie mithilfe Ihres CRM die Interaktionen des Kunden mit dem Kundenservice, um Ideen für mögliche Ressourcen zu erhalten.
Es muss in diesen E-Mails auch gar nicht um die Nutzung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung gehen. Informieren Sie darin über Fachthemen, die Ihren Kunden interessieren könnten (beispielsweise Vorlagen oder Checklisten). Zeigen Sie, dass Sie seine Bedürfnisse ernst nehmen.
1. E-Mail-Vorlage zur Kontaktwiederaufnahme
Betreffzeile: Diese neue Funktion hilft bei XYZ
Guten Tag [Vorname Nachname],
es ist schon eine Weile her, seit wir uns das letzte Mal gehört haben. Ich hoffe, [Unternehmensname] fährt auf Erfolgskurs. Nach unserem letzten Gespräch zu [Thema] meine ich, [Funktion Ihres Produkts/Ihrer Dienstleistung] könnte die Buchhaltung von [Name des Kundenunternehmens] deutlich verbessern.
Gerne möchte ich Ihnen dazu weitere Informationen zukommen lassen. Hätten sie denn diese Woche Zeit für ein kurzes Gespräch oder eine Demo?
Beste Grüße
[Ihr Name]
2. E-Mail-Vorlage zur Kontaktwiederaufnahme
Betreffzeile: Kann ich Sie bei [Problem] unterstützen?
Guten Tag [Vorname Nachname],
ich hoffe, [Unternehmensname] fährt auf Erfolgskurs. Sind Sie mit Ihrer aktuellen Buchhaltungslösung zufrieden?
Wir haben unsere Software vor Kurzem mit neuen Funktionen angereichert. Meiner Meinung nach könnten diese für [Kundenunternehmen} hilfreich sein. Bitte melden Sie sich, falls Sie diese Woche Interesse an einem kurzen Gespräch oder einer Demo haben. Das gilt natürlich auch, falls wir [Kundenunternehmen] anders weiterhelfen können.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
Anwendung: Sie konnten den Deal nicht abschließen: Vielleicht hat der potenzielle Kunde entschieden, dass er das Produkt doch nicht benötigt, oder das Budget war einfach zu niedrig. Vielleicht hat er sich auch für einen Konkurrenten entschieden. Lassen Sie sich nicht entmutigen. Bleiben Sie dran und folgen Sie dem Kunden über die sozialen Medien oder Pressemitteilungen. Schicken Sie ihm später erneut eine E-Mail (beispielsweise könnten Sie sich melden, wenn das Abonnement bei der Konkurrenz bald abläuft). Der potenzielle Kunde weiß bereits, wer Sie sind. Halten Sie die Beziehung aufrecht.
Passen Sie die E-Mail-Vorlagen für den Vertrieb stets an
Wenn Sie sich das E-Mail-Schreiben erleichtern möchten, sollten Sie ein CRM verwenden, das automatisch E-Mail-Antworten mithilfe einer Integration wie Mailchimp versendet und nachverfolgt. Nutzen Sie dann die Automatisierungsintegrationen fürs Marketing, um A/B-Tests durchzuführen und zu überprüfen, welche Betreffzeile zur höchsten Öffnungsrate oder Antwortrate führen. Mit denselben Integrationen können Sie auch feststellen, welches die besten Zeiten sind, um Ihren potenziellen Kunden E-Mails zu schicken.
Damit Sie in den Massen-E-Mails nicht untergehen, sollten Sie die Vorlagen vor dem Senden unbedingt personalisieren und anpassen. Egal, in welcher Vertriebsphase Sie oder Ihr Vertriebsteam sich befinden: E-Mails an Ihre potenziellen und bestehenden Kunden sollten immer persönlich und wertvoll sein. Vermeiden Sie Fachjargon. E-Mails sollten so kundenzentriert wie möglich sein. Man sollte gleich merken, dass Ihnen die Beziehung zum Kunden wichtig ist.
Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Sales-Blog. Bitte besuchen Sie www.zendesk.de/sell, um mehr über Zendesk Sell zu erfahren.
