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Follow-up-E-Mail schreiben: Vorlagen und Beispiele (+10 Vorlagen)
Die richtige Sales-Follow-up-E-Mail kann den Unterschied zwischen einem Verkauf und keinem Verkauf ausmachen – und wir haben die Vorlagen, die Ihnen zum Erfolg verhelfen.
Von Josh Bean, Director, Marketing
Zuletzt aktualisiert: 3. März 2025
Der Traum jedes Verkäufers: Eine einzige Follow-up-Mail, die den Deal sofort besiegelt. Eine Nachricht, die durch höfliche Nachfragen per E-Mail begeistert, konstant hohe Öffnungsraten erzielt und direkt zum Verkaufsabschluss führt.
Die Realität sieht jedoch anders aus. Eine einzelne E-Mail reicht selten aus, um potenzielle Kunden zu überzeugen. Keine Antwort auf eine E-Mail? Nachfassen per Mail ist entscheidend. Statistiken sprechen für sich: Nur 8,5 % der ersten Vertriebsmails erhalten überhaupt eine Antwort..
Doch genau hier liegt die Chance: Gezielte Follow-up-E-Mails können Ihre Erfolgsaussichten deutlich steigern. Sie sind nicht nur ein wichtiges Instrument der Nachverfolgung, sondern oft der Schlüssel zum erfolgreichen Geschäftsabschluss.
Wie Sie solche überzeugenden Follow-up-E-Mails verfassen? Wir haben zehn bewährte Vorlagen für Sie zusammengestellt, kategorisiert nach fünf typischen Vertriebssituationen.
Beispiele für vertriebliche Follow-up-E-Mails
Der Erfolg einer Follow-up-E-Mail hängt maßgeblich vom richtigen Timing ab. Statt willkürlich Nachrichten zu versenden, die als lästiger Spam wahrgenommen werden könnten, sollten Sie strategisch vorgehen. Folgende fünf Schüsselmomente bieten sich für eine gezielte Nachverfolgung an:
- Nach spezifischen Trigger-Events
- Im Anschluss an ein persönliches Gespräch
- Nach einer Demo
- Nach dem Versand eines Angebots
- Bei ausbleibender Reaktion
10 Vorlagen für Follow-up-E-Mails im Vertriebsbereich
Hier sind 10 Vorlagen für Follow-up-E-Mails, die Ihren Umsatz steigern können.
Anwendungsfall 1: Trigger-Events gezielt für Follow-ups nutzen
Trigger-Events sind digitale Fußabdrücke, die das aktive Interesse potenzieller Kunden an Ihrem Angebot signalisieren. Dies können verschiedene Aktivitäten sein:
Anmeldung für eine kostenlose Testversion
Newsletter-Registrierung
Mehrfaches Öffnen Ihrer Vertriebsmails
Interaktion mit Ihren Marketing-Materialien
Was Sie in dieser Folge-E-Mail schreiben sollten: In jedem Fall sollten Sie sich in einer Follow-up-Mail vorstellen und den Empfängern etwas anbieten, das für sie von Nutzen ist. Dabei kann es sich um eine Fallstudie oder eine Networking-Einladung handeln.
Follow-up-E-Mail-Vorlage 1
Kurz, bündig und auf den Punkt. Diese Vorlage ist perfekt für potenzielle Kunden, die sich für eine kostenlose Testversion registriert haben. Geben Sie ihnen ein paar zusätzliche Informationen, damit sie sich schneller mit Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung vertraut machen können.
E-Mail-Betreffzeile: Interessiert an mehr Informationen?
Hallo [Kontaktname],
ich habe gesehen, dass Sie sich für unsere kostenlose Testversion angemeldet haben. Ich habe einige hilfreiche Informationen für den Einstieg in [Firmenname des Absenders]:
Ressource 1
Ressource 2
Ressource 3
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen brauchen. Ich helfe Ihnen jederzeit gern weiter.
Viele Grüße,
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Follow-up-E-Mail-Vorlage 2
Wenn Sie gesehen haben, dass potenzielle Kunden eine frühere E-Mail von Ihnen geöffnet haben, können Sie ihnen bei dieser Gelegenheit mehr darüber erzählen, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ihnen durch Lösen eines branchentypischen Problems helfen kann, ihr Geschäft auf ein neues Niveau zu bringen.
E-Mail-Betreffzeile: [Kontaktname] [Firmenname des Absenders]
Hallo [Kontaktname],
ich hoffe, es geht Ihnen gut! Ich möchte kurz auf ein großes Problem in Ihrer Branche eingehen und erläutern, wie ich Ihnen helfen kann, eine Lösung für [Problem] zu finden.
Wenn Sie Interesse haben, würde ich mir gerne etwas Zeit nehmen, um auf Ihre Fragen einzugehen. Wäre Montag oder Dienstag für Sie passend?
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Direkt nach Eintreten eines zuvor definierten Ereignisses nachzufassen, ist die perfekte Möglichkeit, um ein Gespräch mit potenziellen Kunden zu beginnen. Statt das Chaos im Posteingang Ihrer potenziellen Kunden zu vergrößern, sollten Sie ihnen zusätzliche Informationen oder schnelle Tipps liefern, mit denen sie ihr Unternehmen sofort verbessern können. Wenn Sie ihnen nützliche Informationen zukommen lassen, werden sie Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit genug Vertrauen entgegenbringen, um Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu zeigen.
Anwendungsfall 2: Sie haben kürzlich mit einem potenziellen Kunden gesprochen
Egal, ob Sie Ihren potenziellen Kunden bei einem Networking-Event kennengelernt haben oder ob er sich an Sie gewandt hat: Senden Sie ihm so schnell wie möglich eine Nachricht, um sein Interesse an Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung auszuloten.
Wenn Sie jemanden auf einer Veranstaltung kennengelernt haben, sollten Sie ein oder zwei Tage später eine E-Mail schreiben. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie das erste Gespräch noch im Gedächtnis und wissen, was Sie über den potenziellen Kunden erfahren haben und wie groß sein Interesse ist. Und wahrscheinlich wird er sich auch an Sie erinnern.
Denken Sie auch daran, dass ein Pitch wie aus Die Höhle der Löwen hier fehl am Platz wäre.
Was Sie in dieser Follow-up-E-Mail schreiben sollten: Idealerweise sollte Ihre Verkaufs-E-Mail zwischen 50 und 125 Wörtern lang sein. Diese Spanne sollten Sie immer anvisieren, wenn Sie eine E-Mail an potenzielle Kunden schicken. Sie verfassen keinen ausführlichen Beitrag mit Infografiken, sondern geben einen kleinen Vorgeschmack auf das, was potenzielle Kunden von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung erwarten können.
Follow-up-E-Mail-Vorlage 3
Wenn Sie potenziellen Kunden gesagt haben, dass Sie etwas tun werden – tun Sie es. Warten Sie nicht zu lange mit dem Versand von Informationen, die Sie versprochen haben.
E-Mail-Betreffzeile: Wie versprochen, hier mehr Infos zu [Firmenname des Absenders]
Hallo [Kontaktname],
vielen Dank für das interessante Gespräch bei [Name der Veranstaltung]. Ich freue mich, dass Sie sich für [Firmenname des Absenders] interessieren.
Wie versprochen, sende ich Ihnen hiermit Informationen zu [spezifisches Thema, das bei der Veranstaltung besprochen wurde]. Aus eigener Erfahrung bei [Firmenname des Absenders] weiß ich, dass [Problempunkt] für Startups wie Ihres schwierig sein kann. [Firmenname des Absenders] hat mit [Anzahl] Unternehmen zusammen an einer Lösung für dieses Problem gearbeitet. Ich glaube, dass wir auch [Firmenname des Kontakts] helfen könnten.
Hätten Sie Interesse, die Anforderungen Ihres Unternehmens ausführlich zu besprechen? Wenn ja, würde [Datum, Uhrzeit] für Sie passen?
Ich freue mich auf Ihre Antwort!
Viele Grüße,
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Follow-up-E-Mail-Vorlage 4
Manche Klassiker sollte man einfach unverändert übernehmen. Wenn Sie kürzlich ein Gespräch mit einem interessierten Kunden geführt haben, können Sie ihm eine freundliche Nachricht senden, damit er Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung im Gedächtnis behält.
E-Mail-Betreffzeile: Vielen Dank für Ihr Interesse
Hallo [Kontaktname],
danke für Ihr Interesse. Ich würde gerne mehr Einzelheiten über unser Produkt mit Ihnen teilen und erklären, warum es so gut zu den Anforderungen von [Firmenname des Kontakts] passt. Ist [Telefonnummer des Kontakts] die beste Möglichkeit, Sie zu erreichen?
Viele Grüße,
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Außerdem sollten Sie es potenziellen Kunden leicht machen, auf Ihre Terminvorschläge zu reagieren. Zu diesem Zweck können Sie zum Beispiel einen Link zu Ihrem Kalender oder einem Planungtool wie Calendly in Ihre Nachricht aufnehmen. Je einfacher es für potenzielle Kunden ist, einen Termin zu vereinbaren, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie es auch tatsächlich tun.
Anwendungsfall 3: Sie haben einen potenziellen Kunden kürzlich angerufen oder eine Demo für ihn gehalten
Nennen Sie bereits während Ihres Anrufs oder Ihrer Demo einen Grund, um das Gespräch mit dem potenziellen Kunden fortzusetzen. Wenn er beispielsweise nach einer bestimmten Produkteigenschaft fragt, sollten Sie die Frage beantworten, aber gleichzeitig sagen, dass Sie weitere Informationen per E-Mail senden werden.
Was Sie in dieser Follow-up-E-Mail schreiben sollten: Eine allgemein gehaltene E-Mail zur Auffrischung des Kontakts ist zu wenig. Nutzen Sie die Betreffzeile Ihrer E-Mail, um die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden auf sinnvolle und bewusste Weise zu wecken. Je spezifischer Sie sind, desto eher werden sie die E-Mail öffnen – vor allem, wenn sie sich an Ihr letztes Gespräch erinnern. Wenn Sie vor Kurzem telefoniert oder eine Demo gehalten haben, wissen potenzielle Kunden vermutlich schon, wovon Sie sprechen – eine effektive Betreffzeile dient als kleine Erinnerung.
Follow-up-E-Mail-Vorlage 5
Wenn ein potenzieller Kunde angerufen hat und Sie Informationen über ein bestimmtes Feature mit ihm geteilt haben, das er besonders interessant fand, sollten Sie darauf eingehen. Sorgen Sie dafür, dass der Kunde alle nötigen Informationen über das jeweilige Feature erhält.
E-Mail-Betreffzeile: Hier sind weitere Infos zu [bestimmtes Feature]
Hallo [Kontaktname],
vielen Dank für das interessante Gespräch. Ich freue mich über die Gelegenheit, mit [Firmenname des Kontakts] zusammenzuarbeiten und bei [Problem] behilflich zu sein.
Wie versprochen, finden Sie im Anhang weitere Informationen zu [bestimmtes Feature]. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mir auf diese E-Mail antworten oder mich jederzeit anrufen unter [Telefonnummer des Absenders].
Viele Grüße,
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Follow-up-E-Mail-Vorlage 6
Wenn Ihr Treffen mit dem potenziellen Kunden gut verlaufen ist, sollten Sie diese positive Energie auf Ihre Follow-up-E-Mail übertragen. Beschreiben Sie darin die nächsten Schritte und geben Sie einen klaren CTA. Egal, welchen Schritt der Empfänger machen soll: Formulieren Sie ihn klar und unmissverständlich.
E-Mail-Betreffzeile: Unser heutiges Gespräch
Hallo [Kontaktname],
vielen Dank für unser heutiges Gespräch! Ich habe viel über [Firmenname des Kontakts] erfahren und glaube, dass wir voneinander profitieren könnten.
Wenn Sie interessiert sind, könnte ich eine Demo am [Datum, Zeit] vorbereiten. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie daran interessiert sind.
Viele Grüße,
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Selbst wenn Ihr Anruf oder Ihr Meeting gut gelaufen ist, erhalten Sie möglicherweise nicht sofort nach Versand dieser E-Mail eine Rückmeldung. Stattdessen können Sie es auch telefonisch versuchen. Wenn Sie an die Mailbox weitergeleitet werden, sollten Sie sofort eine weitere Follow-up-E-Mail versenden.
Geben Sie außerdem all Ihren Follow-up-E-Mails eine persönliche Note. Haben Sie auf der Unternehmenswebseite oder in den Social Media (z. B. LinkedIn) des potenziellen Kunden etwas gesehen, das Ihnen helfen könnte, eine bessere Verbindung aufzubauen? Notieren Sie sich die wichtigsten Erkenntnisse und bringen Sie sie in Ihre Folgegespräche ein.
Persönlich gestaltete E-Mails lassen Sie weniger wie einen Mitarbeiter des Vertriebsteams erscheinen, sondern eher wie einen vertrauenswürdigen Berater. Ihre Antwortrate wird es Ihnen danken.
Anwendungsfall 4: Sie haben ein Preisangebot versandt
Folgegespräche mit potenziellen Kunden nach Abgabe eines Preisangebots können ein heikles Thema sein. Immerhin sind sie die Stunde der Wahrheit: Werden sie sich für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung entscheiden oder nicht?
Was Sie in dieser Follow-up-E-Mail schreiben sollten: Seien Sie direkt, aber nicht aufdringlich. Wenn Sie ein mündliches Preisangebot gemacht haben, sollten Sie die erste Follow-up-E-Mail binnen 24 Stunden versenden. Wenn Sie es per E-Mail geschickt haben, warten Sie ein paar Tage. Sie sollten den Verkaufsprozess nicht überstürzen, nur weil Sie ungeduldig sind. Bleiben Sie ruhig und gelassen und versenden Sie keine übereifrigen Follow-up-E-Mails, die den Anschein von Verzweiflung erwecken.
Follow-up-E-Mail-Vorlage 7
Sie haben das Preisangebot versendet – und jetzt heißt es warten. Klären Sie in der Zwischenzeit alle möglichen Fragen oder Bedenken, die Ihre potenziellen Kunden haben könnten, indem Sie sie einfach und direkt danach fragen.
E-Mail-Betreffzeile: Weitere Fragen?
Hallo [Kontaktname],
ich melde mich noch einmal zu dem Angebot, das ich Ihnen am [Tag] geschickt habe und das die Funktionen umreißt, mit deren Hilfe Sie [Problem] bei [Firmenname des Kontakts] optimieren können.
Gibt es auf Ihrer Seite weitere Fragen, die ich beantworten kann?
Ich freue mich auf Ihre Antwort!
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Follow-up-E-Mail-Vorlage 8
Denken Sie an die dramatische Rückschau zu Beginn von Serienepisoden, die die Ereignisse der letzten Folge zusammenfassen. Dies hier ist sozusagen die E-Mail-Version für den Vertriebsbereich. Erinnern Sie potenzielle Kunden daran, was ihnen entgehen würde, wenn sie sich nicht für Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung entscheiden.
E-Mail-Betreffzeile: Zusammenfassung des Angebots
Hallo [Kontaktname],
ich möchte hiermit noch einmal nachhören, ob Sie mein Angebot erhalten haben, das die Funktionen und den Preis unseres Produkts/unserer Dienstleistung beschreibt. Zur Erinnerung hier noch einmal der Umfang unseres Softwarepakets:
Feature
Feature
Feature
Preis
Haben Sie weitere Fragen?
Ich freue mich auf Ihre Antwort!
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Die potenziellen Kunden, die Sie erneut ansprechen, haben möglicherweise all die Vorteile Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung vergessen, die Sie beim letzten Gespräch erwähnt haben. In Ihrer Follow-up-E-Mail sollten Sie sie deshalb daran erinnern. Nennen Sie unbedingt noch einmal all die Vorteile für die Kunden – auch wenn Sie dazu einige der Dinge, die Sie in Ihrer ursprünglichen E-Mail erwähnt haben, wiederholen müssen.
Anwendungsfall 5: Follow-up-E-Mail, nachdem Sie keine Antwort erhalten haben
Wie reagieren Sie, wenn Sie auf Ihre erste E-Mail keine Antwort erhalten haben?
Lassen Sie sich nicht entmutigen und bleiben Sie geduldig, wenn auch nach Ihrer Follow-up-E-Mail erst einmal weiterhin Funkstille herrscht.
Was Sie in dieser Follow-up-E-Mail schreiben sollten: Vielleicht haben die potenziellen Kunden Ihre letzten E-Mails übersehen oder sind in Bezug auf Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung unentschlossen. In diesem Fall sollten Sie sie an frühere E-Mails erinnern und ihnen noch einmal erklären, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ihnen helfen kann.
Follow-up-E-Mail-Vorlage 9
Wenn potenzielle Kunden bereits Interesse an Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung gezeigt haben und jetzt nicht mehr antworten, muss das nicht heißen, dass sie Sie absichtlich ignorieren. Fassen Sie mit einer E-Mail nach, um herauszufinden, wie groß ihr Interesse wirklich ist.
E-Mail-Betreffzeile: Noch interessiert?
Hallo [Kontaktname],
nach meiner E-Mail vom [Datum, Zeit] habe ich noch nichts von Ihnen gehört. Daher möchte ich mich noch einmal bei Ihnen melden, um zu erfahren, ob Sie Interesse an unserem Produkt haben, um [Problem] zu verbessern.
Lassen Sie mich bitte wissen, falls Sie Bedenken haben. Ich würde mich freuen, all Ihre Fragen zu beantworten.
Viele Grüße,
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Follow-up-E-Mail-Vorlage 10
Wenn Sie selbst nach mehreren Follow-up-E-Mails keine Antwort erhalten haben, können Sie mit der folgenden Nachricht eine gewisse Dringlichkeit schaffen.
E-Mail-Betreffzeile: Kontakt einstellen?
Hallo [Kontaktname],
momentan ist mein Unternehmen mit der Optimierung unserer Vertriebspipeline beschäftigt. Da ich keine Antwort von Ihnen erhalten habe, gehe ich davon aus, dass Sie kein Interesse am Angebot von [Firmenname des Absenders] mehr haben.
Wenn dies der Fall ist, dürfen wir Ihren Kontakt löschen? Sollten Sie noch Interesse haben, [nächste Schritte vorschlagen].
Vielen Dank für Ihre Hilfe.
Tobias Schneider
Account Executive – Berlin
Firma XYZ
Wie in den obigen E-Mail-Beispielen sollten Sie Ihre Betreffzeile so gestalten, dass sie das Interesse der Leser weckt – besonders dann, wenn sie auf Ihre früheren E-Mails nicht geantwortet haben. Kürzere Betreffzeilen (nicht mehr als 50 Zeichen) sind für gewöhnlich effektiver.
Denken Sie außerdem daran, bei Bedarf flexibel zu sein. Wenn Sie eine E-Mail-Reihe an jemanden verschickt haben, der keine einzige E-Mail geöffnet hat, lohnt es sich wahrscheinlich nicht, dieser Person allzu viel Zeit zu widmen. Konzentrieren Sie sich auf potenzielle Kunden, die E-Mails zumindest öffnen oder auf eine frühere E-Mail geantwortet haben.
Kurbeln Sie Verkäufe mit Ihren Follow-up-E-Mails an
Jetzt haben Sie einen Eindruck davon bekommen, welche Art von Follow-up-E-Mails zur Verkaufsförderung beitragen können. Als Nächstes brauchen Sie eine Möglichkeit, all die neuen Kundendaten zu erfassen und zu verfolgen, sobald sie eingehen.
Eine gute Möglichkeit, um jede vertriebliche Follow-up-E-Mail und andere Kundenmetriken nachzuverfolgen, ist der Einsatz von Customer-Relationship-Management-Software (CRM).
Mit der CRM-Lösung Sell können Sie E-Mails direkt über die Plattform versenden und Antworten in Kategorien einteilen. Außerdem hilft sie Ihnen, peinliche doppelte E-Mails zu vermeiden. Sie können plattformeigene Vorlagen für Follow-up-E-Mails verwenden oder Ihre eigenen hinzufügen, damit Sie nicht jedes Mal wieder von vorn anfangen müssen.
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