Die Messung der Vertriebsproduktivität hat für Vertriebsleiter schon immer eine wichtige Rolle gespielt. In Zeiten, in denen Unternehmen immer stärker datengesteuert sind, ist es noch wichtiger für Vertriebsteams, über effektive Verfahren zur Überwachung der Produktivität zu verfügen.
Zum Glück können Sie ganz einfach Maßnahmen implementieren, die aufzeigen, wo Ihre Mitarbeiter Zeit vergeuden und wo es sich lohnt, mehr Energie zu investieren, um das Beste aus jeder Minute des Vertriebsprozesses herauszuholen.
Wir möchten Ihnen nun fünf Möglichkeiten zur Messung der Vertriebsproduktivität vorstellen, die von Vertriebsexperten empfohlen werden – Personen mit jahrelanger Vertriebserfahrung, darunter Autoren, Strategen, CEOs, Coaches und Unternehmensgründer.
Messen Sie die Anzahl und Qualität von Kundeninteraktionen
Überprüfen Sie die Aktivitätsberichte in Ihrem CRM
Auch wenn viele Vertriebsmitarbeiter mit vielen potenziellen Kunden Kontakt haben (z. B. durch eine hohe Anzahl von Anrufen), stellt sich die Frage, ob Ihre Vertriebsmitarbeiter genug relevante Gespräche führen, die zu einem Verkauf führen.
Laut Wendy Weiss, Vorsitzende von ColdCallingResults.com, „sind die wichtigen Kennzahlen für die telefonische Akquise folgende: Anrufe, Gespräche (mit qualifizierten Interessenten) und Gesprächstermine. Viele Vertriebsprofis verfolgen die Anzahl ihrer Gesprächstermine, einige verfolgen ihre Anrufe und Gesprächstermine, aber nur sehr wenige verfolgen die Anzahl der Gespräche, die sie mit qualifizierten Interessenten führen. Ohne diese mittlere Zahl ist es unmöglich zu wissen, wie gut man wirklich ist“.
Darüber hinaus sollte auch die Qualität jedes Gesprächs mit potenziellen Kunden überwacht werden. Zahlen sind bedeutungslos, wenn Sie keine Beziehungen aufbauen und den Umsatz nicht steigern. „Für mich ist Qualität mein wichtigstes Produktivitätswerkzeug“, sagt die Autorin, Rednerin und Strategin Jill Konrath. Sie fügt hinzu: „Ich möchte bei jeder Kundeninteraktion eine maximale Wirkung erzielen, sodass mein Interessent sich für den nächsten Schritt entscheidet. Wenn das nicht der Fall ist, muss ich meine Planung, mein Wissen, meine Strategie, meinen Ansatz, mein Messaging und mehr überdenken. “
Produktivitätsmaßnahmen: Verfolgen Sie Anrufe, E-Mails und Besprechungsmetriken in Ihrem CRM nach. Sell generiert Berichte auf Grundlage dieser Aktivitäten. Sie können zum Beispiel die Anzahl der Anrufe, die Anrufdauer, die Anruflänge im Tagesverlauf sowie die Anrufergebnisse sehen. Das ist wichtig, um zu wissen, ob die Anrufe von hoher Qualität und effektiv sind. Wenn Sie Vertriebsleiterin oder Vertriebsleiter sind, können Sie diese Informationen nach Vertriebsmitarbeitern sortieren. Einige Vertriebsmitarbeiter haben möglicherweise bessere Anrufergebnisse als andere. Ordnen Sie diese Mitarbeiter denjenigen zu, die weniger erfolgreich sind.
Achten Sie auf den Fortschritt der Vertriebspipeline
Prüfen Sie Verkaufschancen in jeder Phase der Vertriebspipeline.
Wenn Ihre Mitarbeiter nur eine allgemeine Vorstellung von den in der Pipeline befindlichen Verkaufschancen haben, ist das kein gutes Zeichen für die Produktivität. Die Anzahl der Verkaufschancen sollte sorgfältig überwacht werden, da jede Phase anzeigt, welchen Umsatz Sie am Ende des Quartals erwarten können. Durch das Verfolgen des Fortschritts der Verkaufsphasen wird auch deutlich, welche Fähigkeiten die Mitarbeiter verbessern müssen.
Lori Richardson, Gründerin und CEO von Score More Sales, erklärt: „Eine Produktivitätskennzahl, auf die jeder Vertriebsmitarbeiter achten sollte, ist die Anzahl der Verkaufschancen, von der Akquise über die qualifizierten Leads bis zum Abschluss. Dabei handelt es sich eigentlich um drei Metriken, aber ich möchte sehen, womit die Mitarbeiter angefangen haben (um zu wissen, ob bei der Akquise die richtigen Entscheidungen getroffen werden), was sie in der Pipeline als ‚qualifiziert‘ einstufen (damit ich weiß, ob sie ihre Zeit an den richtigen Stellen investieren) und bei wie vielen der qualifizierten Interessenten es zu einem Abschluss gekommen ist, damit ich weiß, ob sie an den richtigen Verkaufschancen arbeiten oder ob es andere Probleme gibt, wie z. B. mangelnde Dringlichkeit oder schlechtes Messaging. “
Dieser Produktivitäts-Tipp zielt auf die Erstellung einer hochwertigen Vertriebspipeline ab. Es mag selbstverständlich klingen, aber Ihre Mitarbeiter müssen frühzeitig genügend hochwertige Leads generieren, um die Chancen zu erhöhen, mehr Geschäfte abzuschließen. „Wenn Sie nicht ständig mit neuen Personen Kontakt aufnehmen, ist es mir egal, wie gut Sie darin sind, einen Verkauf anzubahnen, Einwände zu überwinden, Fragen zu stellen oder irgendetwas anderes“, sagt der Vertriebs-, Marketing- und Business-Coach Butch Bellah. „Sie werden niemanden haben, mit dem Sie reden können. “
Produktivitätsmaßnahmen: Überprüfen Sie die Anzahl der Verkaufschancen in jeder Phase der Vertriebspipeline, um Engpässe zu erkennen und bei Bedarf Verbesserungen vorzunehmen. Stellen Sie sicher, dass die Vertriebsmitarbeiter genügend Leads für die Pipeline generieren. Prüfen Sie auch, ob diese Leads mit Käufer-Personas übereinstimmen. Wenn zum Beispiel bestimmte Mitarbeiter eine große Anzahl von Interessenten haben, diese aber nicht in die qualifizierte Phase überführen können, müssen Sie möglicherweise Ihre Anforderungen an die Kundenqualifizierung überarbeiten. Gründe für Geschäftsverluste, durchschnittliche Reaktionszeit von Leads, Abschlussquote und Kundenakquisitionskosten sind vier Pipeline-Kennzahlen, die Sie genau im Auge behalten sollten.
Evaluieren Sie, ob die Umsatzprognose erfüllt wird
Bericht zum „prognostizierten Umsatz“ von Sells CRM
Umsatzprognosen helfen nicht nur bei der Schätzung der endgültigen Zahlen – sie bieten Mitarbeitern eine Grundlage, anhand derer sie sehen können, ob sie auf Kurs sind, um ihre Ziele zu erreichen und ob sie ihre Fähigkeiten verbessern müssen.
Wie Jeff Sheehan, Co-Autor von „Hired! Paths to Employment in the Social Media Era“ (Wege zur Beschäftigung im Zeitalter der sozialen Medien) erklärt: „Ganz gleich, wie man es auch dreht und wendet, die wichtigste Messgröße für den Vertrieb ist die Höhe des erzielten Umsatzes im Vergleich zum prognostizierten Umsatz. Erfüllt der Vertriebsmitarbeiter seinen oder ihren Plan? Wenn ja, welchen Prozentsatz des Plans? Jegliche Abweichungen müssen gründlich aufgeklärt und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass die Person im kommenden Monat, Quartal oder einer anderen Berichtsperiode wieder auf Kurs kommt. “
Gehen Sie von Ihren Verkaufsprognosen aus, um festzustellen, ob Sie oder Ihre Mitarbeiter auf dem richtigen Weg sind, ihre Quote zu erfüllen. „Überlegen Sie sich, wie viele Verkäufe erforderlich sind, welche Kandidaten am wahrscheinlichsten einen Kauf tätigen werden und wie viel Akquise Sie betreiben müssen, um die Pipeline immer gefüllt zu halten“, rät Elinor Stutz, CEO von Smooth Sale. „Finden Sie heraus, wie viele Kontakte erforderlich sind, und widmen Sie sich der Aufgabe voll und ganz, um den ultimativen Umsatz zu erzielen. “
Produktivitätsmaßnahmen: Überprüfen Sie Ihre Umsatzprognoseberichte. Wie hoch ist Ihr prognostizierter Umsatz am Ende des Quartals? Wie viele Geschäftsabschlüsse werden Sie benötigen, um dieses Ziel zu erreichen? Vielleicht legen Sie zum Beispiel fest, dass Sie am Ende des Quartals eine Quote von 25 Geschäftsabschlüssen erreicht haben und mindestens 50 % der Geschäftsabschlüsse in Ihrer Pipeline realisieren müssen, um diese Zahl zu erreichen. Ihr CRM sollte Aufschluss darüber geben, ob diese Ziele erreicht werden. Wenn nicht, schlüsseln Sie die Zahlen auf, um zu verstehen, was Sie oder Ihre Mitarbeiter tun müssen, um die Quote lange vor Ende des Quartals zu erfüllen.
Verfolgen Sie Ihre Dankesschreiben nach
Beim Thema Produktivität geht es nicht nur um konkrete Zahlen. Es geht auch darum, wie die Mitarbeiter die Beziehungen zu potenziellen Kunden pflegen. Eine handschriftliche Nachricht ist eine Möglichkeit, Kundenbeziehungen zu pflegen (und eine gute Möglichkeit, sich von anderen Mitarbeitern abzuheben, die nur E-Mails versenden). Verfassen Sie eine handschriftliche Nachricht, um einem potenziellen Kunden oder Kunden Ihre Wertschätzung zu zeigen.
Craig Wortmann, Gründer und CEO von Sales Engine sagt dazu: „Ich verfolge genau, wie viele Dankesnachrichten ich verschicke, weil das für mich ein nachlaufender Indikator für Produktivität ist. Wenn ich Leads generiere und diese Leads im Verkaufsprozess vorantreibe, stehen die Chancen gut, dass ich dann jemandem zu danken habe. Und wie ich schon eine Million Mal gesagt habe, ist ein ‚Dankeschön‘ nur ein echtes Dankeschön, wenn man es richtig angeht. Eine E-Mail ist da nicht genug. Deshalb verwende ich Tags, um zu messen, wie viele Dankesnachrichten ich in einem bestimmten Monat geschrieben und verschickt habe. “
Produktivitätsmaßnahmen: Halten Sie die Anzahl der im Monat geschriebenen Dankesnachrichten fest. Hierbei kann es sich um eine Dankeskarte nach einem Verkaufsgespräch, einem Abschluss oder einer Kundenempfehlung handeln. Ordnen Sie die handschriftlichen Nachrichten nach Verkaufsphase oder nach Kundentyp. Wenn Sie Vertriebsleiter/in sind, überprüfen Sie, wie viele Schreiben Ihre Mitarbeiter versenden und wie viele Abschlüsse/Geschäftsbeziehungen sich daraus ergeben.
Priorisieren Sie Ihre Vertriebsaufgaben
Priorisieren Sie Ihre Vertriebsaufgaben mithilfe Ihres CRM.
Von einer Vertriebsaktivität zur nächsten zu springen, kann trügerisch sein – es mag produktiv erscheinen, es kann aber auch sein, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter sich nur abrackern, ohne tatsächlich hochwertige Interessenten weiterzuentwickeln. Klare Prioritäten können hier Abhilfe schaffen.
„Wenn es um meine eigene Produktivität geht, konzentriere ich mich auf Ergebnisse“, sagt Jim Keenan, Gründer von A Sales Guy Consulting, „Ich finde das Messen von Zeit und Produktivität kontraproduktiv. Das Messen der individuellen Produktivität lenkt mich von dem ab, was ich eigentlich tun sollte. Um so produktiv wie möglich zu sein, ordne ich meine Aufgaben und Initiativen nach Prioritäten, um nur an den wichtigsten Dingen zu arbeiten. “
Produktivitätsmaßnahmen: Verwenden Sie Ihr CRM, um Vertriebsaktivitäten, Gespräche und Kalender zu organisieren. Mit Sell beispielsweise können Sie Aufgaben eingeben und nach verschiedenen Filtern wie Fälligkeitsdatum sortieren, um zu wissen, auf welche Aufgaben Sie sich konzentrieren müssen. Wenn Sie Vertriebsleiter/in sind, können Sie die Aufgaben Ihrer Vertriebsmitarbeiter nach Eigentümern verfolgen. Wenn Sie wissen wollen, welche Kundengespräche Sie priorisieren sollen, wechseln Sie zum Communication Center. Bei E-Mails können Sie die Ergebnisse zum Beispiel nach „Hot Deals“ filtern.
Effektives Messen der Produktivität im Vertrieb
Sobald Sie solide Produktivitätsprozesse eingerichtet haben, nutzen Sie die oben genannten Maßnahmen, um zu verstehen, auf welche Aktivitäten Sie sich konzentrieren müssen, und um Ihren Vertriebsmitarbeitern klare Ziele vorzugeben. Wenn Sie Ihre Vorgänge zur Messung der Vertriebsproduktivität und die Abläufe verbessern, erhöhen Sie die Chance auf höhere Umsätze.
