Umstellung auf Homeoffice

In der plötzlichen Gesundheitskrise rücken die Vor- und Nachteile der Arbeit aus dem Homeoffice zuerst einmal in den Hintergrund: Höchste Priorität hat die Sicherheit der Menschen, die uns wichtig sind. Für uns sind das unsere Mitarbeiter, unsere Kunden und die Communities, denen wir angehören.

In diesen Zeiten der Ungewissheit, die durch das Coronavirus und COVID-19 geprägt sind und in vielen Fällen die schnelle Umstellung auf Homeoffice erforderlich machen, stehen wir Ihnen selbstverständlich helfend zur Seite. Unten finden Sie eine Zusammenstellung unserer eigenen Best Practices. Damit können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden weiterhin den bestmöglichen Service genießen, und dass gleichzeitig das Wohlergehen Ihrer Angestellten gewährleistet ist.

Tools und Sicherheit

Ein Homeoffice muss genauso sorgfältig abgesichert werden wie ein „richtiges“ Büro. Hier einige Tipps:

Bewährte Sicherheitsmaßnahmen

Als Heimarbeiter haben Sie möglicherweise Zugriff auf Servicedaten. Hierbei handelt es sich um hochvertrauliche Kundendaten wie Kontaktinformationen, Endbenutzertickets, Kreditkartennummern und Angaben zum Serviceverlauf. Jeder Mitarbeiter ist für den bestmöglichen Schutz dieser Servicedaten verantwortlich.

Vernünftige Vorsichtsmaßnahmen. „Fragen Sie sich immer, wer Ihren Bildschirm sehen und Ihre Unterhaltungen hören kann“, sagt Mike Bahr, Security Training and Awareness Analyst bei Zendesk. „Seien Sie achtsam, besonders wenn es um Mitarbeiter-, Kunden- oder andere Daten geht, die vertraulich behandelt werden müssen.“

Tools, die Ihr Remote-Team braucht

Um effizient arbeiten zu können, braucht Ihr Remote-Team ähnliche Tools wie im Büro:

• Internetverbindung mit einer Geschwindigkeit von 10 Mbit/s und ein abgesichertes Netzwerk

• Tools wie Slack und Zoom zur Kommunikation und für virtuelle Meetings

• Google Drive oder eine andere Möglichkeit zum Austausch von Dokumenten

• VPN-Zugriff auf Ihre Server

• Laptop mit allen Apps, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden

• Headset für Anrufe und Videokonferenzen

Optimieren der Internetverbindung daheim

Zwei Aspekte sind bei der Arbeit im Homeoffice ganz besonders wichtig: Geschwindigkeit und Sicherheit der Internetverbindung. Mit zunehmender Anzahl von Remote-Meetings kommt es möglicherweise zu spürbaren Verzögerungen. Nicht jeder hat die beste Hardware oder ein optimal eingerichtetes Homeoffice. Das Gleiche gilt für das Hochladen und Übertragen von Dateien: Der Arbeitsplatz im Homeoffice ist in der Regel nicht so gut ausgestattet wie im Büro.

Internetgeschwindigkeit
Die Internetgeschwindigkeit daheim hängt von zahlreichen Faktoren ab: von der Anzahl der Geräte, die die Verbindung gleichzeitig nutzen, von der Entfernung zum Router, von eventuellen Hindernissen zwischen Router und Computer und von der Hardware selbst. Vermeiden Sie Störungen, die Ihr WLAN-Signal beeinträchtigen könnten. Die empfohlene Bandbreite für ein Homeoffice ist 10 Mbit/s.

Natürlich gibt es keine Garantie, dass jedes Teammitglied die Voraussetzungen für die optimale Internetgeschwindigkeit immer erfüllt. Das könnte sich negativ auf die Audio- und Videoqualität bei Meetings auswirken, zur Verzögerung von Nachrichten und E-Mails führen und die Übertragung von dringend benötigten Dateien verlangsamen. Geduld und Verständnis sind enorm wichtig, damit Ihr Team auch daheim so produktiv wie möglich arbeiten kann.

Sicherheit ist ausschlaggebend
Das WLAN-Passwort ist geheim und sollte auch so behandelt werden. Wählen Sie ein komplexes Passwort, das aus Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen besteht und keinem anderen Ihrer Passwörter ähnlich ist. Eine weitere wichtige Überlegung ist die Nutzung von VPN. VPN ist eine abgesicherte Verbindung zwischen Computer und Server. Für viele Heimarbeiter ist VPN eine Grundvoraussetzung, denn Daten sind anfällig.

In vielen Unternehmen können Mitarbeiter nur über ein VPN auf Services zugreifen, egal, ob im Büro oder in den eigenen vier Wänden Es gilt schon seit langem als Best Practice, für sensible Verbindungen wie Online-Banking keine ungesicherten öffentlichen WLAN-Netzwerke zu verwenden. Das gleiche trifft auf die Arbeit aus dem Homeoffice zu. Wenn Ihre Firma kein VPN bereitstellt, sollten Sie einen auf Abonnementbasis verfügbaren VPN-Service für die Arbeit nutzen. Bei manchen VPNs ist ein zweites Gerät für die Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich; Ihr Handy sollte hierzu ausreichen.

Wenn Sie Fragen zur Einrichtung einer Homeoffice-Umgebung mit Zendesk haben, können Sie sich vertrauensvoll an uns wenden. Wir sind jederzeit für Sie da.

Logistik

IT-Komponenten

Sie müssen eine Checkliste mit Komponenten erstellen, die Mitarbeiter für Ihr Homeoffice brauchen. Hier ein Beispiel:

• Vom Unternehmen zur Verfügung gestellter Laptop

• Netzkabel, Ladegerät usw.

• Headset

• Gerät für Zwei-Faktor-Authentifizierung (Handy, Yubikey o. ä.)

• Sichtschutz (optional, aber empfohlen)

• Für Einrichtung erforderliche Dongles

• Externe Tastatur und Maus

Mindestanforderungen

Es ist wichtig, Mindestanforderungen festzulegen, die für das Homeoffice erfüllt werden müssen. Mitarbeiter, die daheim keinen ruhigen Ort haben, sind möglicherweise nicht in der Lage, ihren Aufgaben zufriedenstellend nachzukommen. Bei Zendesk müssen Angestellte die folgenden Anforderungen erfüllen, um zu Hause arbeiten zu dürfen:

• Schnelle Internetverbindung mit entsprechender Bandbreite

• Ruhiger, ungestörter Ort zum Arbeiten

• Keine laute Geräuschkulisse, die bei Anrufen (egal ob mit Kollegen oder Kunden) störend wirken könnte

• Platzaufteilung, durch die verhindert wird, dass andere freie Sicht auf Ihren Bildschirm haben

Weitere Infos.

Wie bei jedem Team müssen sich daheim arbeitende Manager und Mitarbeiter aktiv bemühen, offene Kommunikation – Lob wie auch konstruktives Feedback – zu unterstützen und ein Klima des Vertrauens zu schaffen. Wenn Manager den Schwerpunkt auf erbrachte Leistung und Resultate legen und dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter optimal geschult sind, kann ein virtuelles Team hocheffizient funktionieren.

Weitere Informationen zum Einstellen, Einarbeiten und Managen eines Remote-Teams finden Sie unter Zusammenstellen und Managen eines virtuellen Support-Teams.