Was ist Vertriebs­automatisierung? Ein Leitfaden.

Für Vertriebsmitarbeiter bedeutet mehr Zeit mehr Geschäftsabschlüsse. Aber der Tag hat nur 24 Stunden, daran wird sich nichts ändern. Und Vertriebsmitarbeiter sollten nicht Ihre Freizeit opfern müssen, um höhere Quoten zu erzielen. Hier kommt Vertriebsautomatisierung ins Spiel.

Vertriebsautomatisierung ist wie ein digitaler Assistent. Sie hilft Vertriebsmitarbeitern bei der Verwaltung von routinemäßigen Alltagsaufgaben, damit sie einen reibungslosen und strukturierten Workflow einrichten können.

In diesem Leitfaden befassen wir uns mit einigen grundsätzlichen Fragen zur Vertriebsautomatisierung. Dann werden wir untersuchen, warum so viele Unternehmen dieses zeitsparende und wirtschaftliche Instrument einsetzen.

• Was ist Vertriebsautomatisierung?
• Wie funktioniert die Automatisierung des Vertriebsprozesses?
• Welche Funktionen bietet ein automatisierter Vertriebsprozess?
• Was sind die Vorteile?
• Welche Beispiele gibt es für Vertriebsautomatisierung?
• Wie wird Vertriebsautomatisierung in ein CRM integriert?
• Was ist der Unterschied zwischen Vertriebs- und Marketing-Automatisierung?
• Häufig gestellte Fragen
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Vertriebsautomatisierung ist eine Softwarefunktion, die wiederkehrende Aufgaben automatisiert. Diese Aufgaben sind wiederum der Schlüssel zum Aufbau einer einfachen und gewinnbringenden Customer Journey. Sie ist oft als Feature in CRM-Software, Software zur Leadgenerierung und E-Mail-Marketing-Software integriert.

Es gibt eine Reihe digitaler Tools, die verschiedene Bereiche des Vertriebsprozesses automatisieren. Von der Leadgenerierung bis hin zum Versand automatisierter Folge-E-Mails, hilft Vertriebsautomatisierung Teams dabei, ihre Aktivitäten effizienter zu verwalten. Und das bedeutet wiederum, dass diese Teams mehr Zeit für Aufgaben haben, die den Umsatz steigern.

Jedes Unternehmen ist daran interessiert, die Zahl der Leads in der Vertriebspipeline zu erhöhen, denn mehr Leads führen zu größerem Gewinn. Aber Leads so lange zu pflegen, bis sie bereit für die Conversion sind, ist eine Menge Arbeit – und um die zu bewältigen, brauchen Unternehmen weit mehr als Excel und Gmail.

Tools für die Vertriebsautomatisierung ermöglichen es Unternehmen, mehr Leads in ihrem Sales-Funnel zu verwalten. Außerdem können sie so einen standardisierten Vertriebs-Workflow modellieren, der im Laufe der Zeit immer weiter verfeinert werden kann, um die Effizienz noch weiter zu steigern.

Warum braucht man Software für die Vertriebsautomatisierung?

Wenn Ihr Unternehmen wachsen soll, müssen Sie mit einer größeren Zahl von Leads umgehen können, ohne dass dabei Personalisierung, Branding oder Reaktionsgeschwindigkeit auf der Strecke bleiben. Mit Tools für die Vertriebsautomatisierung können Sie mehr Leads kontaktieren, sie in Ihrer Vertriebspipeline pflegen und dabei immer noch persönliche Interaktionen bieten, die Ihre Marke stärken.

Dazu kommt, dass Sie aussagekräftigere Insights zu Ihrer Kundenbasis erhalten, wenn Sie Tools zur Vertriebsautomatisierung mit Ihrem CRM verbinden.

Was ist CRM und wie hängt es mit Vertriebsautomatisierung zusammen?

Bei Ihrer Suche nach Tools für die Vertriebsmitarbeiter stoßen Sie wahrscheinlich auf CRM-Software. Der Grund dafür ist, dass Software für Customer Relationship Management – oder einfach CRM-Software – für einen optimierten und gut organisierten Prozess unerlässlich ist.

EIne größere Zahl von Leads zu verwalten bedeutet auch, dass Sie eine größere Datenmenge speichern und verarbeiten müssen. Aber wenn Ihre Automatisierungs-Tools nicht in der Lage sind, die relevanten Kundendaten zur richtigen Zeit bereitzustellen, werden Ihnen diese Tools nicht viel nützen.

Es ist von zentraler Wichtigkeit, dass Sie Kundendaten zwischen verschiedenen Plattformen austauschen können. Es spielt dabei keine Rolle, ob Sie in ein bestimmtes Automatisierungstool investieren und es in Ihr CRM integrieren oder ob Sie in ein CRM investieren, das bereits mit Automatisierungsfunktionen ausgestattet ist. Manche junge Unternehmen macht der Gedanke nervös, so viel Geld in Software zu investieren. Es gibt aber viele Anbieter von CRM-Software für kleine Unternehmen, die Vertriebsautomatisierung speziell für wachsende Firmen anbieten.

Ersetzt die Vertriebsautomatisierung Vertriebsmitarbeiter?

Nicht einmal ansatzweise. Der Vertrieb lebt immer noch vom zwischenmenschlichen Kontakt und viele Menschen schätzen persönliche Interaktion, erst recht bei Geschäftskontakten im B2B-Bereich. Vertriebsautomatisierung kann zwar den Arbeitsaufwand für Vertriebsmitarbeiter reduzieren, sie kann den menschlichen Faktor aber keinesfalls ersetzen.

Die Technologie ist zwar sehr weit entwickelt, sie kann allerdings nicht die menschlichen Verhaltensweisen imitieren, mit denen Vertrauen aufgebaut wird. Das Spannende an Automatisierung ist vielmehr, dass sie Vertriebsmitarbeitern mehr Zeit und Gelegenheiten gibt, ihre persönlichen Stärken auszuspielen. Sie werden so in die Lage versetzt, durch ihre Interaktionen mit Kunden positive und langfristige Beziehungen zu ihnen aufzubauen.

Es ist unmöglich, den gesamten Vertriebs-Workflow zu automatisieren, da es für einige Aufgaben eine persönliche Note braucht. Das McKinsey Global Institute hat jedoch in einer Studie festgestellt, dass ein Drittel der Vertriebsaktivitäten automatisiert werden kann. Es gibt also eine große Chance, den menschlichen Mitarbeitern Zeit zurückzugeben und gleichzeitig für einen noch schlankeren und effektiveren Vertrieb zu sorgen.

Mit Automatisierungstools können Benutzer einen hybriden Vertriebs-Prozess aufbauen. Bestimmte Vorgänge werden automatisch von der Software übernommen, während andere Aufgaben, die persönlichen Umgang und menschliches Feingefühl erfordern, beim Vertriebsteam bleiben. Eine Automatisierung kann unter anderem die folgenden Vorgänge verwalten:

• Prognose
• Talentmanagement
• Identifizierung und Qualifizierung von Leads
• Festlegung von Quoten
• Bestellungsverwaltung
• Kommunikation bei Folgeanfragen
• Verkaufsberichte und Analysen
• Pipelineverwaltung
• Vertriebsanrufe

Allein Ihr Unternehmen entscheidet darüber, welche Prozesse sinnvollerweise automatisiert werden sollten. Dazu prüfen Sie am besten, welche Aufgaben derzeit zu viel Zeit Ihrer Vertriebsmitarbeiter in Anspruch nehmen und welche Verwaltungsaufgaben immer auf den letzten Drücker erledigt werden.

Danach geht es nur noch darum zu bestimmen, welche Software-Plattformen die besten Lösungen für die Aufgaben bieten, die Sie automatisieren möchten.

Automatisierungstools für den Vertrieb sind eine finanzielle Investition. Außerdem braucht es seine Zeit zu verstehen, wie Sie sie am besten in Ihren Prozess integrieren. Deswegen müssen Sie wissen, ob sich Ihre Investition auch lohnt.

Dies sind einige der Vorteile, die Unternehmen typischerweise nach der Umsetzung einer umfassenden Strategie für die Vertriebsautomatisierung festestellen:

• Die einzigartigen Fähigkeiten von Vertriebsmitarbeitern werden optimal genutzt. Vertriebsmitarbeiter werden wegen ihres Durchsetzungsvermögens, ihrer Integrität und ihrer einzigartigen Persönlichkeitsmerkmale eingestellt, die es ihnen erlauben, gute Beziehungen zu Kunden aufzubauen. Aber diese wertvollen Eigenschaften kommen nicht immer voll zur Geltung, wenn Vertriebsmitarbeiter zu viel Zeit mit banalen Routineaufgaben verbringen müssen. Die Automatisierung wiederkehrender und zeitraubender Aufgaben gibt diesen Mitarbeitern mehr Zeit für den kundenorientierten Vertrieb, sodass sie die Fähigkeiten und die Persönlichkeitsmerkmale, für die sie eingestellt wurden, auch tatsächlich einsetzen können.
• Ein klarer und schlanker Vertriebs-Workflow. Der Einsatz von Vertriebstools zur schnellen und präzisen Durchführung von Aufgaben erlaubt den Aufbau eines optimierten und reproduzierbaren Vertriebsprozesses, der wiederum für eine positive Customer Experience sorgt. Darüber hinaus hilft ein gut organisierter Vertriebsprozess bei der Einarbeitung neuer Vertriebstalente und liefert Erkenntnisse für zukünftige Verbesserungen.
• Jederzeit abrufbare und genaue Daten an einem Ort. Mit Automatisierungstools können Unternehmen aktuelle Informationen automatisch sammeln und analysieren, ohne dass Mitarbeiter unzählige Arbeitsstunden mit der manuellen Suche verbringen müssen. Und wenn Daten präzise sind und an einem zentralen Ort abgelegt werden, können alle im Unternehmen sicher sein, dass sie für ihre Arbeit immer auf korrekte und genaue Daten zugreifen.
• Weniger Fehlerquellen. Fehler sind menschlich, sie können aber auch sehr teuer sein. Automatisierte Vertriebsprozesse erledigen repetitive Aufgaben schneller als Menschen, ohne dabei zu ermüden, ohne sich zu langweilen und ohne sich ablenken zu lassen. Wenn Vertriebsmitarbeiter nicht mehr für bestimmte Aufgaben zuständig sind, reduziert das die Anzahl der menschlichen Fehler im System, das dabei weiterhin in der Lage bleibt, enorme Datenmengen zu verarbeiten.
• Ein effizienterer Onboarding-Prozess. Das Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter ist viel einfacher, wenn Sie klare und optimierte Prozesse haben. Wenn neue Mitarbeiter weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen müssen, können sie sich besser in Ihr Unternehmen und seine Produkte einarbeiten.
• Bessere Insights in das Verhalten Ihrer Kunden. Sie können das Verhalten Ihrer Leads und Kunden automatisch überwachen und erfassen, wenn sie mit Ihrem Unternehmen interagieren. Das gibt Ihnen mehr Informationen über ihre Vorlieben und Abneigungen. Und es gibt Ihnen einen Vorteil, wenn Sie aktiv auf diese Personen zu gehen. Denn so sind Sie in einer besseren Ausgangsposition, wenn Sie auf ihre Bedürfnisse eingehen und sie zum Abschluss bringen möchten.
• Mehr Leads zum Verkaufsabschluss bringen. All diese Faktoren bedeuten in Summe eine Steigerung des Absatzes. Unternehmen erzielen höhere Konversionsraten, wenn sie mit einer größeren Zahl von Leads umgehen können und dabei eine persönliche Note bewahren. Und das alles bei weniger manueller Arbeit.

Der Einsatz von Vertriebsautomatisierung in einem automatisierten Workflow verbessert die Effizienz und spart Zeit. Trotzdem zögern manche Manager immer noch, die Technologie einzusetzen, da sie unpersönlichere Kundenbeziehungen befürchten.

Die Verwendung von automatisierten Prozessen führt aber nicht zwangsläufig dazu, dass Ihr Unternehmen seine persönliche Note verliert. Richtig eingesetzt, schaffen Tools zur Vertriebsautomatisierung Freiräume bei Vertriebsmitarbeitern, sodass sie sich insgesamt stärker auf den persönlichen Kontakt zu Kunden konzentrieren können.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie Tools zur Vertriebsautomatisierung Unternehmen helfen, mehr Zeit für bessere zwischenmenschliche Beziehungen zu gewinnen:

Zeitplanung für Meetings

Die Terminsuche für ein Meeting kann zu endlosen E-Mail-Ketten führen, die sich manchmal über mehrere Tage hinziehen. Das kostet Ihre Vertriebsmitarbeiter viel Zeit und macht die Erfahrung von potenziellen Kunden nicht unbedingt angenehmer. Mit Tools zur Vertriebsautomatisierung können Nutzer in kürzester Zeit Meetings ansetzen, ganz ohne lange E-Mail-Ketten.

Potenzielle Kunden können auf Anfrage einfach den Kalender eines Vertriebsmitarbeiters mit den verfügbaren Daten und Uhrzeiten einsehen und einen Termin auswählen, der für sie am besten passt. Die Software aktualisiert daraufhin automatisch die Verfügbarkeit des Mitarbeiters und trägt den Termin in seinem Kalender ein.

Versand von personalisierten E-Mails

Es gibt unzählige Tools für den automatischen Versand einer großen Menge personalisierter E-Mails. Die Benutzer dieser Programme können verschiedene Formate festlegen, von E-Mails für Folgeanfragen, über Drip-Kampagnen bis hin zu Willkommensnachrichten.

Sie verschicken die E-Mails zum gewünschten Zeitpunkt und mit den entsprechenden persönlichen Informationen. Automatisierungen lassen sich aber auch so konfigurieren, dass E-Mail-Sequenzen unterbrochen werden, wenn der Empfänger eine bestimmte Aktion ausgeführt hat. Empfänger erhalten beispielsweise keine Nachrichten mehr, nachdem sie positiv auf einen CTA reagiert haben.

Akquise

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Wenn Sie wissen, welche Leads priorisiert werden sollten, können Sie dem Vertrieb viel Zeit sparen. Mit automatisierten Vertriebstools können Vertriebsmitarbeiter das Internet automatisch nach neuen potenziellen Kunden durchsuchen und wöchentliche oder monatliche Listen verschicken, ohne Duplikate zu versenden. Automatisierte Akquise-Tools können Leads zudem bewerten, sodass Ihr Team genau weiß, wen es priorisieren muss. Umgekehrt verschwendet es keine Zeit mit Kontakten, bei denen die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses geringer ist.

Berichte

Es ist wichtig, dass Sie einen konsistenten und genauen Überblick über den Zustand Ihres Unternehmens haben. Aber die Berichterstattung über diese Informationen zu organisieren, ist eine zeitraubende Aufgabe. Einige Plattformen zur Vertriebsautomatisierung ermöglichen den Benutzern, Berichte in Echtzeit zu erstellen und sie an verschiedene Gruppen oder Einzelpersonen zu senden. Jeder erhält nur die Berichte, die für seine Arbeit am relevantesten sind.

Auto-Dialer

Vertriebsanrufe sind eine gute Methode, um sofort die Aufmerksamkeit eines potenziellen Kunden zu bekommen. Es kann aber anstrengend und langwierig sein, wenn man die Nummern vieler Kontakte nach einander anwählen muss. Prädiktive Dialer-Software reduziert Leerlauf zwischen Telefonaten und erlaubt es Vertriebsprofis, mehr Kontakte zu erreichen, ohne die Nummern der Kunden einzeln eingeben zu müssen. Es gibt auch Tools für die Vertriebsautomatisierung, die Anrufe zur späteren Verwendung aufzeichnen, zusammenfassen und protokollieren.

Chatbots

KI im Vertrieb wird immer leistungsfähiger. Eine der neusten Entwicklungen sind Online-Chatbots. Dabei handelt es sich um Automatisierungstools, mit denen potenzielle Kunden und Besucher Fragen stellen können und sofort automatisch generierte Antworten erhalten. Sie können auch Kontaktdaten erfassen, Zahlungen abwickeln und aktuelle Informationen zur Sendungsverfolgung bereitstellen. Außerdem klingen moderne Chatbots längst nicht mehr wie langweilige Roboter.

Der Sprachstil eines Chatbots kann so angepasst werden, dass er zur Marke und Ausdrucksweise Ihres Unternehmens passt. Sie können also Ihre Kundeninteraktionen weiterhin mit einer persönlichen Handschrift versehen.

Umsatzprognosen

Sie können Wachstumsphasen besser vorhersehen, wenn Sie ein Verständnis für saisonale Trends haben und frühere Vertriebsdaten einbeziehen können. Bestimmte Automatisierungs-Tools unterstützen Unternehmen bei der Erstellung von Vorhersagen. Dafür verwenden sie aktuelle Daten, für die kein Teammitglied endlose Tabellen und Dokumente durchsuchen muss.

Funktionen für die Automatisierung des Vertriebsprozesses sind bereits in viele CRM-Plattformen integriert. Wenn Sie aber ein Automatisierungs-Tool finden, das nicht in Ihrem CRM enthalten ist, können Sie im App-Marketplace Ihres CRM-Anbieters nach einer nativen Integration für das betreffende Tool suchen. Sie können auch auf Integrations-Apps von Drittanbietern zurückgreifen (zum Beispiel Zapier), um Ihr CRM mit dem Automatisierungs-Tool Ihrer Wahl zu verbinden.

Tools für die Automatisierung von Vertrieb und Marketing haben oft ähnliche Funktionen, da in beiden Bereichen ähnliche Aufgaben anfallen. Dazu zählen das Versenden von E-Mails, große Kontaktgruppen und personalisiertes Messaging. Das Ziel der Marketingautomatisierung ist es, mehr Leads zu gewinnen, indem manuelle Marketingaufgaben durch automatisierte Prozesse ersetzt werden.

Vertriebsteams können dann Tools zur Vertriebsautomatisierung einsetzen, um einen größeren Teil dieser Leads in Kunden zu verwandeln. Jeder dieser Prozesse, ob im Bereich Marketing oder Vertrieb, nutzt verschiedene Automatisierungs-Tools, um die Produktivität und Umsatzentwicklung von Teams zu steigern.

Insgesamt drehen sich Marketing-Prozesse aber viel mehr um Recherche, Inhalte und Verbreitung als um die Kontaktaufnahme mit Kunden und die Schaffung eines Kundenerlebnisses.