Leitfaden für die Vertriebs­automatisierung (SFA) 2024

Vertriebsmitarbeiter haben viel um die Ohren. Von ihnen wird erwartet, dass sie ganze Datenbanken mit potenziellen Kunden verwalten, gleichzeitig Leads aufspüren, Kunden- und Vertriebsinformationen erfassen und dabei auch noch ihre Quoten im Blick behalten.

Es gibt keinen guten Grund, Vertriebsmitarbeitern mühsame Aufgaben wie Dateneingaben oder manuelle Massen-E-Mail-Kampagnen aufzubürden, wenn sie kaum Zeit zum Durchatmen haben.

Dafür gibt es SFA (Vertriebsautomatisierung)

In diesem Guide geben wir eine umfassende Übersicht über die Vertriebsautomatisierung und erläutern ihre großen Vorteile für Ihr Vertriebsteam und Ihr Unternehmen.

• Was ist Vertriebsautomatisierung?
• Warum ist Vertriebsautomatisierung wichtig?
• Die wichtigsten Komponenten der Vertriebsautomatisierung
• Die Vorteile der Automatisierung von Vertriebsprozessen
• Was ist der Unterschied zwischen Vertriebsautomatisierung und CRM?
• CRM-Vertriebsautomatisierung kostenlos testen

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Vertriebsautomatisierung („Sales Force Automation“ oder SFA) ist ein Tool oder eine Software-Plattform, die alle Aufgaben optimiert, die tagtäglich bei Vertriebsteams anfallen. Die SFA-Technologie reduziert die Arbeitsbelastung von Vertriebsteams, indem sie Aufgaben automatisiert, die keinen Umsatz generieren – beispielsweise die Datenerfassung oder das Schreiben von E-Mails.

Diese Aufgaben wiederholen sich ständig und kosten Ihre Vertriebsteams wertvolle Zeit. Sie schränken die Fähigkeit der Teams ein, mit Kunden in Kontakt zu kommen und ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen: dem Vertrieb. SFA zielt darauf ab, Arbeitszeit an Vertriebsmitarbeiter zurückzugeben, damit Ihr Team mehr Zeit für seine wichtigste Aufgabe hat: Beziehungen aufzubauen und Abschlüsse zu erzielen.

SFA ist oft als Funktion in CRM-Software enthalten, kann aber auch als eigenständige Vertriebsapp genutzt werden, die dann in ein bestehendes CRM integriert wird.

Was ist das Hauptziel der Vertriebsautomatisierung?

Im Jahr 2018 ergab eine Studie mit mehr als 720 Probanden, dass Vertriebsmitarbeiter nur 35,2 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Verkaufsaufgaben verbringen. Den Rest der Zeit brauchten sie für E-Mails, Datenerfassung, die Planung von Anrufen und interne Meetings. Sicher, einige dieser Zusatzaufgaben sind für den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens notwendig. Die meisten sind aber reine Zeitverschwendung.

SFA steigert die Effizienz Ihres Teams, da sie solche Aufgaben automatisiert. Auf diese Weise sollen Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit für den Verkauf und den Aufbau von Beziehungen bekommen – was natürlich sinnvoll ist. Denn Vertriebsmitarbeiter bringen einzigartige Fähigkeiten in ihre Arbeit ein. Die Arbeitszeit, die sie mit kleinteiligen und fachfremden Aufgaben verbringen, ist eine Verschwendung von Unternehmensressourcen.

Was ist ein Beispiel für Vertriebsautomatisierung?

Die Vertriebsautomatisierung optimiert den gesamten Vertriebsprozess, aber eine ihrer Schlüsselaufgaben ist das automatisierte Datenmanagement. Ein gutes Beispiel dafür ist die Organisation und Verwaltung von eingehenden Leads.

Unternehmen erhalten häufig Kontaktinformationen von potenziellen Kunden über ihre Websites: Interessenten registrieren sich für einen Newsletter oder geben ihre Kontaktinformationen an, um Zugang zu Demos, Testkonten und anderen Materialien zu erhalten. Ohne SFA muss Ihr Vertriebsteam diese Daten manuell sichten, um vollständige Kundenprofile zu erstellen und geeignete Kandidaten für den Vertrieb zu finden. Mit SFA können Sie den Aufbau von Lead-Profilen und deren Qualifizierung automatisieren. So erhält Ihr Team nur relevante Datensätze in einer SQL-Liste und kann mit der Kontaktaufnahme beginnen.

Kurz gesagt: Vertriebsautomatisierung spart Zeit und steigert den Umsatz. Zendesk hat in einer internen Studie herausgefunden, dass zwei Drittel aller Vertriebsteams in den ersten sechs Monaten nach der Implementierung einer Vertriebsautomatisierung einen ROI verzeichnet haben. Und mehr als die Hälfte der befragten Vertriebsorganisationen meldete nach der Automatisierung von Vertriebsprozessen zweistellige Umsatzsteigerungen.

SFA vereinfacht die Zeitplanung Ihres Vertriebsteams und führt dazu, dass es möglichst viel Zeit für Kontakte mit Leads und Kunden hat. Wenn Sie lästige Aufgaben aus dem täglichen Workflow Ihres Teams verbannen, werden Vertriebsziele leichter erreicht und die Motivation steigt.

Jede Plattform für Vertriebsautomatisierung bietet eine Vielzahl von Funktionen, insbesondere wenn es sich um eine SFA mit einem abgestuften Preismodell handelt. Es gibt allerdings Kernfunktionen, die jede SFA-Software mitbringen sollte. Dazu gehören:

Kontaktmanagement

Kontaktmanagement umfasst das Speichern und Verwalten der Kontaktdaten Ihrer Kunden. Mit einem einzigen System für das Kontaktmanagement werden Ihre Kontaktdaten organisiert und in Echtzeit aktualisiert. So hat jedes Teammitglied jederzeit Zugriff auf Kundendetails. Außerdem umgehen Sie damit das Risiko, Kontaktdaten zu verlieren, die auf einzelnen Geräten gespeichert wurden, wenn ein Vertriebsmitarbeiter das Team verlässt oder neu dazu kommt.

Akquise

Bei der Akquise geht es darum, potenzielle Kunden zu finden, die Sie mit Vertriebsangeboten ansprechen können. Potenzielle Kunden können aus Akquise-Tools oder aus qualifizierten Leads stammen – in jedem Fall braucht man aber effiziente Methoden, um sie zu finden. SFA verwendet automatisierte Kommunikationstools, um potenzielle Kunden zu kontaktieren und zu qualifizieren. Vertriebsmitarbeiter können die gewonnene Zeit nutzen und Beziehungen zu denjenigen aufbauen, die auf diese Maßnahmen antworten.

Lead-Generierung

Bei der Lead-Generierung geht es in erster Linie darum, durch Marketing potenzielle Kunden für Ihr Vertriebsteam zu finden. Viele Techniken der Lead-Generierung setzen darauf, zunächst möglichst viele Interessenten anzusprechen und diese Liste durch Qualifizierung so weit zu reduzieren, dass am Ende eine gute Zahl vielversprechender potenzieller Kunden übrig bleibt. SFA hilft Ihrem Team dabei, diesen Prozess durch automatisierte E-Mails und Follow-Ups konsistent zu gestalten. SFA hilft Ihnen auch, die gefundenen Leads zu sortieren und zu qualifizieren.

Pipelineverwaltung

Vertriebspipeline-Verwaltung bezeichnet den Prozess, bei dem Sie Vertriebsmethoden beschreiben, Anpassungsmöglichkeiten erkennen, Wachstum planen und Strategien für den Abschluss festlegen. Es ist in etwa so, als würde man eine Reise planen.

Ein Tool zu Pipelineverwaltung hilft Teams dabei, genaue und gleichzeitig flexible Vertriebsangebote für alle Käufer-Personas zu entwickeln. Es ist aber auch eine Art Reisetagebuch, das Sie nach dem Trip durchgehen und so nachvollziehen können, wo Sie vielleicht falsch abgebogen sind. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, die nächste Reise so zu planen, dass sie erfolgreicher wird.

Lead-Scoring

Lead-Scoring-Tools verwenden eine unternehmensspezifische Skala, um Ihre Leads und potenziellen Kunden zu beurteilen und ihren hypothetischen Wert für das Unternehmen zu analysieren. So kann Ihr Vertriebsteam Leads in der Reihenfolge ihrer Priorität abarbeiten, anstatt auf gut Glück diejenigen auszuwählen, die erfolgversprechend wirken.

Nachverfolgung der Leads

Mit der Lead-Nachverfolgung können Sie genau nachvollziehen, woher Ihre Leads kommen, ob sie Fortschritte machen und wenn ja, wo sie sich in der Vertriebspipeline befinden. Leads nachzuverfolgen ist für Vertriebsmitarbeiter enorm wichtig, denn es ermöglicht ihnen, Zeitpläne für Follow-ups mit den richtigen Supportmaterialien zu erstellen.

Lead-Nurturing

Lead-Nurturing ist die Aktivität, auf die sich Ihr Vertriebsteam durch den Einsatz von Vertriebsautomatisierung konzentrieren sollte. Nurturing ist der Prozess, bei dem positive Beziehungen zu Leads und potenziellen Kunden bei jedem Schritt der Buyer Journey aufgebaut und gepflegt werden. Einen Schwerpunkt auf das Lead-Nurturing zu legen, steigert nicht nur den Umsatz, sondern auch die Kundentreue und die Wahrscheinlichkeit von Weiterempfehlungen.

Opportunity-Management

Wenn neue Leads in die Pipeline kommen, müssen sie Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden, die freie Kapazitäten haben. Die Kalender aller Mitarbeiter zu vergleichen, um herauszufinden, wer gerade Zeit hat, ist sehr mühsam – wenn nicht unmöglich. SFA analysiert automatisch, wie viele Kunden einzelne Mitarbeiter gerade betreuen, und leitet neue Leads an die Vertriebsmitarbeiter mit der geringsten Auslastung weiter.

Aufgaben- und Aktivitätsverfolgung

Während die Mitglieder des Vertriebsteams neue Kunden durch die ersten Stationen des Vertriebsprozesses begleiten, ist es hilfreich, Einblicke in den aktuellen Stand und die nächsten Schritte zu haben. Ein reaktionsschneller Verkaufstracker ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, sich gezielt und rechtzeitig vorzubereiten und so die Abstände zwischen den Interaktionen zu verkürzen.

Verkaufs-E-Mails

Wenn Sie ein SFA-Tool mit Ihren E-Mails synchronisieren, wissen Sie genau, wann potenzielle Kunden E-Mails öffnen, anklicken und beantworten. Und wenn Sie dann mit E-Mails antworten, die auf automatisch ausgefüllten und personalisierten Vorlagen basieren, sparen Sie zusätzlich Zeit und können in großem Stil Beziehungen aufbauen:

Vertriebsanrufe

Es kann gut sein, dass ein Vertriebsteam Hunderte von Leads und potenziellen Kunden ansprechen muss. Dann ist es eine Herausforderung, jede einzelne Nummer zu wählen, die Anrufe zu protokollieren und den Überblick darüber zu behalten, welche Leads sich weiterentwickeln. Eine Vertriebsautomatisierung gibt dem Vertriebsteam Tools für das Kontaktmanagement und automatische Wählfunktionen an die Hand. So bleibt es immer handlungsfähig, ohne sich angesichts der großen Masse zu verzetteln.

Aufgabenverwaltung

Es ist gut, eine große Anzahl potenzieller Kunden in der Vertriebspipeline zu haben. Es kann für Vertriebsteams jedoch eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten. Die Aufgabenverwaltung einer SFA-Software funktioniert wie ein Lesezeichen zwischen verschiedenen Konversationen, sodass Vertriebsmitarbeiter jede einzelne Buyer Journey genau verfolgen können.

Vertriebsdaten

Zu den Vertriebsdaten gehören die Quoten der Vertriebsmitarbeiter, Bestandsänderungen, die Budgetierung, die Nachverfolgung des Verkaufszyklus sowie andere wichtige Vertriebsinformationen. Die Vertriebsautomatisierung sorgt (in Kombination mit Ihrem CRM) dafür, dass diese Daten organisiert und zugänglich bleiben, sodass Prognosen und Berichte einfach und effizient erstellt werden können.

Die Verwaltung von Vertriebsdaten ist wichtig, damit Sie Ihr Unternehmen erfolgreich führen können. Aber es steckt auch eine Menge Arbeit dahinter. Es ist daher viel sinnvoller, das Sammeln von Daten und deren Analyse einer automatisierten Software zu überlassen. Denn dann kann sich das Vertriebsteam ganz darauf konzentrieren, die Verkaufszahlen zu verbessern.

Umsatzprognosen

Bei der Umsatzprognose geht es um die Schätzung zukünftiger Umsätze. Ihr Tool für die Vertriebsautomatisierung kann Ihnen einen Eindruck davon vermitteln, was Sie in Zukunft erwarten können. Dafür berücksichtigt es historische Daten über ein Dashboard für den Vertrieb, den aktuellen Status der Pipeline und Markttrends.

Das Ergebnis ist nicht perfekt, aber wenn die Daten im System präzise genug sind, sollten Sie Ihre Ressourcen optimal für Ihre Wachstumsstrategie einsetzen können.

Vertriebsanalysen und Berichte

Ihre Manager müssen ein klares Bild von der Leistung ihrer Teams haben. Es ist kein effizienter Einsatz von Arbeitszeit, wenn sie dazu täglich die Informationen für jeden einzelnen Vertriebsmitarbeiter zusammentragen und verarbeiten müssen. SFA-Software setzt Metriken in Echtzeit ein, um automatisch Berichte zu erstellen. Auf dieser Grundlage können Manager dann entscheiden, ob die Verfahren für weitere Verbesserungen verfeinert werden müssen.

Allen Unternehmen ist klar, dass Zeit bares Geld ist. Dieser Zusammenhang wird aber selten so deutlich veranschaulicht, wie bei der Vertriebsautomatisierung. Die Automatisierung Ihrer Vertriebsprozesse ist nicht nur praktisch, sie kurbelt auch den Umsatz an.

Effizienz

Menschlichkeit ist die Schlüsselkompetenz von erfolgreichen und empathischen Vertriebsmitarbeitern. Aber Mensch zu sein hat auch Nachteile. Menschen vergessen Deadlines oder lassen sich aus der Ruhe bringen, wenn unerwartete Ereignisse ihre Pläne auf den Kopf stellen. Menschen sind keine Maschinen – daher kann man auch nicht erwarten, dass sie wie Maschinen funktionieren.

Die Vertriebsautomatisierung bildet ein unterstützendes System für Ihr Vertriebsteam. Sie übernimmt die immer wiederkehrenden Aufgaben, die sonst die Dynamik und Arbeitsmoral Ihres Teams verringern.

Mit SFA kann Ihr Vertriebsteam außerdem seine Ziele verfolgen, anstatt sich mit langwierigen Verwaltungsaufgaben aufzuhalten. Natürlich müssen auch diese Aufgaben erledigt werden. Aber es ist ineffizient und bedeutet einen Wettbewerbsnachteil, wenn man diese Arbeit Menschen überlässt.

Genauigkeit

Vertriebsautomatisierung bedeutet konsistente und genaue Daten. Es passieren leicht Fehler, wenn Menschen bestimmte Aufgaben immer wieder händisch erledigen müssen. Bei der Dateneingabe kann selbst der kleinste Fehler immense Konsequenzen haben.

Manuelle Aufgaben zu automatisieren ist eine wirkungsvolle Maßnahme, um zu verhindern, dass Fehler ins System kommen. Mit SFA können Sie sicher sein, dass Ihr Vertriebsteam mit den genauesten und aktuellsten Informationen arbeitet.

Höhere Konversionsraten

Wenn keine Automatisierung für zeitraubende Aufgaben eingesetzt wird, hat ihr Vertriebsteam auch entsprechend weniger Zeit, sich um den Vertrieb zu kümmern. Aber wenn Sie den Vertriebsmitarbeitern diese Aufgaben abnehmen, haben sie mehr Zeit, sich um ihre Kunden zu kümmern.

Die Mitglieder des Vertriebsteams finden mehr Möglichkeiten für Cross-Selling und Up-Selling, wenn sie mehr Zeit für potenzielle Kunden haben. Die gewonnene Zeit können Vertriebsmitarbeiter nicht nur in die Arbeit mit neuen qualifizierten Leads stecken. Sie können auch ihre Fähigkeiten durch Weiterbildungen und Coachings weiterentwickeln.

Kürzere Antwortzeiten

Hat ein Lead Ihr Unternehmen gefunden und eine Anfrage gestellt, stehen die Verkaufschancen deutlich besser, wenn Ihr Team blitzschnell reagiert. Leads warten zu lassen bedeutet, ihnen Zeit zu geben, in der sie sich Ihre Konkurrenz genauer ansehen können und es sich vielleicht noch einmal anders überlegen.

Wenn Sie zu langsam reagieren, verhandelt ein Lead vielleicht schon mit einem anderen Unternehmen, bis sich einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter gemeldet hat. Mit SFA-Software können Vertriebsmitarbeiter schnell auf eingehende Leads reagieren, denn zeitraubende und ablenkende Aufgaben werden automatisiert.

Es gibt einige Überschneidungen zwischen Vertriebsautomatisierung (SFA) und Customer Relationship Management (CRM).

Die beiden Software-Plattformen werden gerne verwechselt, dann sie haben oft die gleichen Komponenten, wie beispielsweise Tools zum Kontaktmanagement und zur Lead-Verwaltung. Trotz dieser Überschneidungen wurden die Systeme entwickelt, um jeweils unterschiedliche Phasen des Customer-Lifecycle zu optimieren.

Dafür brauchen Sie Ihr CRM

Die wichtigste Funktion eines Vertriebs-CRM besteht darin, die Beziehungen zu bestehenden Kunden zu verbessern. Es stimmt, dass CRM-Plattformen Funktionen enthalten können, die bei der Akquise von neuen Kunden helfen sollen. Ihr eigentlicher Zweck besteht aber darin, dass Ihre Bestandskunden zufrieden sind und auch zukünftig gerne bei Ihnen einkaufen.

CRM-Tools analysieren verschiedene Daten, damit Sie Ihre Customer Experience im größeren Kontext einordnen können. Dazu zählen Kaufhistorie, frühere Beschwerden oder Kundeninteraktionen. Wenn Ihr Vertriebsteam einer bestimmten Sequenz von Schritten in einem CRM-Prozesses folgt, kann es die Bedürfnisse von Kunden frühzeitig erkennen und ihre spezifischen Anforderungen genau bestimmen.

CRM für Kleinunternehmen ist besonders hilfreich für neue Firmen, die sich auf Mundpropaganda stützen, um neue Kunden zu gewinnen und zu binden.

Dafür brauchen Sie SFA

Die Vertriebsautomatisierung wurde dazu entwickelt, den Prozess der Akquise von Neukunden zu optimieren und sie erfolgreich durch den Verkaufszyklus zu führen. Dabei geht es immer noch um den Aufbau von Beziehungen – es gibt aber einen großen Unterschied zwischen dem Knüpfen einer neuen Beziehung und der Pflege einer bestehenden.

Moderne Verbraucher sind besser informiert denn je. Sie haben im Verkaufsprozess eine festere Position als früher, denn sie verfügen über eine Fülle von Informationen und Optionen.

Vertriebsmitarbeiter brauchen Zeit und müssen flexibel sein, um ihre Strategien anzupassen, Informationen zu sammeln und Lösungen zu finden. Durch ein Mehr an Information, Präzision und Geschwindigkeit, verschafft die Vertriebsautomatisierung den Vertriebsmitarbeitern eine optimale Ausgangsposition, um dieser neuen Art von Kunde zu begegnen.

SFA + CRM = Eine unschlagbare Kombination

Die Funktionen von SFA mit einem CRM zu integrieren bedeutet, die Vorteile beider Plattformen zu kombinieren. Diese Kombination macht zweierlei möglich: Sie beschleunigt die Akquise und pflegt gute Kundenbeziehungen, wenn Neukunden erst einmal an Bord sind. Ihre gesamten Kundeninformationen auf einer einzelnen Plattform zu bündeln, erhöht die Produktivität und Effizienz Ihres Teams. SFA und CRM sind eine Erfolgskombination, die den Gewinn Ihres Unternehmens steigern wird.