Leitfaden zu internen Wissensdatenbanken

Eine interne Wissensdatenbank ist ein zentraler Speicherort, der es Mitarbeiter:innen ermöglicht, schnell auf Informationen und Ressourcen zuzugreifen. Durch den einfachen Zugriff auf häufig gestellte Fragen (FAQs) und Standardarbeitsanweisungen werden wiederholte Anfragen erheblich reduziert. Dies fördert eine bessere interne Zusammenarbeit, steigert die Effizienz am Arbeitsplatz und senkt die Betriebskosten. Darüber hinaus verbessert KI interne Wissensdatenbanken, indem Serviceteams schnell Inhalte erstellen, Lücken identifizieren und KI-gestützte Bots für verbesserten Support integrieren können.

Ihr Unternehmen ist eine Schatztruhe an Informationen. Aber das Speichern in verschiedenen Inboxes, persönlichen Dateien und in Ihrem Kopf ist für das Unternehmen als Ganzes nicht von Vorteil und kann zu Verwirrung, Frustration und Ineffizienzen in Ihrem Team führen. Glücklicherweise bündelt eine interne Wissensdatenbank all diese Informationen in einer einzigen Lösung und ist für jeden zugänglich, der sie benötigt.

Mit der richtigen internen Wissensdatenbanksoftware können Ihre Mitarbeiter:innen selbst Lösungen finden. Erfahren Sie, wie Sie eine interne Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen erstellen und verwenden und wie sie das Management der Employee Experience erleichtern kann.

Weitere Inhalte in diesem Leitfaden:

• Warum benötigen Sie eine interne Wissensdatenbank?
• Vorteile der Verwendung interner Wissensdatenbanktools
• Welche Funktionen sollte eine interne Wissensdatenbank bieten?
• Erstellen und Strukturieren einer internen Wissensdatenbank
• Die 5 besten Softwares für interne Wissensdatenbanken
• Welche Auswahlkriterien helfen bei der Suche nach einer geeigneten internen Wissensdatenbanksoftware?
• Best Practices für eine interne Wissensdatenbank
• Häufig gestellte Fragen
• Testen Sie KI-gestützte Software für interne Wissensdatenbanken kostenlos

Ähnlich wie Software für externe Wissensdatenbanken Kund:innen hilft, mehr über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu erfahren, benötigen Mitarbeiter:innen eine interne Wissensdatenbank, um in ihre Rollen bestmöglich auszuüben. Die Implementierung einer Wissensdatenbank mit Fokus auf den internen Gebrauch hilft sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf dieselben Informationen haben. Mitarbeiter:innen können sie als Self-Service-Funktion verwenden, sodass sie gezielt nach Informationen suchen können.

Eine Wissensdatenbank kann Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugutekommen. Hier ist ein Überblick über einige der Vorteile, die die besten internen Wissensdatenbanken bieten:

Steigert die Produktivität der Mitarbeiter:innen

Interne Wissensdatenbanken können die Produktivität der Mitarbeiter:innen enorm verbessern, indem sie als zentraler Speicherort von Informationen dienen und sicherstellen, dass Mitarbeiter:innen sofortigen Zugriff auf die benötigten Ressourcen haben. Dadurch entfällt der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten, Anweisungen oder Best Practices, die über verschiedene Plattformen verteilt sind oder von Einzelpersonen verwaltet werden.

Aufrechterhaltung der Servicequalität bei gleichzeitiger Skalierung und Senkung der Kosten

Interne Wissensdatenbanken können Unternehmen bei der Skalierung helfen, die Servicequalität aufrechtzuerhalten, indem sie eine einzige Informationsquelle bereitstellen und sicherstellen, dass Mitarbeiter:innen auf konsistente, genaue Informationen zugreifen können. Dieser zentrale Speicherort minimiert Fehler und Unstimmigkeiten, die entstehen können, wenn man sich auf mehrere, fragmentierte Informationsquellen verlässt.

Darüber hinaus ermöglicht die Integration generativer KI eine schnelle Erstellung und Überarbeitung von Inhalten und hält die Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand, ohne dass ein umfangreicher manueller Aufwand erforderlich ist. Letztendlich hilft dies Teams, mehr zu erreichen, ohne die Kosten zu erhöhen.

Befähigt HR Teams, mit KI großartigen Service im großen Maßstab zu bieten

KI-gestützte Tools können Aufgaben automatisieren, mit denen HR Teams regelmäßig konfrontiert werden, z. B. die Beantwortung von Fragen zur Gehaltsabrechnung, die Einarbeitung neuer Servicemitarbeiter:innen und die Verwaltung von Compliance-Schulungen. Darüber hinaus können KI Chatbots Routinefragen rund um die Uhr beantworten, sodass sich HR Fachkräfte auf strategische Initiativen und personalisierte Mitarbeiterinteraktionen konzentrieren können.

Durch diesen optimierten Ansatz für den Wissensaustausch können HR Help Desk Systeme, eine wachsende Belegschaft effizient unterstützen, die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und hohe Servicestandards aufrechterhalten.

Schützt sensible Informationen

Interne Wissensdatenbanken spielen eine entscheidende Rolle beim Schutz sensibler Unternehmensinformationen. Durch die Zentralisierung vertraulicher Daten wie Finanzunterlagen, Geschäftsgeheimnisse und Kundendaten in einer sicheren Wissensdatenbank minimieren sie das Risiko eines unbefugten Zugriffs.

Darüber hinaus können Unternehmen Zugriffskontrollen implementieren, um Informationen basierend auf den Rollen und Berechtigungen der Mitarbeiter:innen einzuschränken. Dieser fokussierte Ansatz verhindert, dass sensible Informationen über ungesicherte persönliche Geräte oder E-Mail-Inboxes verteilt werden, was die Anfälligkeit für Datenschutzverletzungen und -lecks erheblich reduziert.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Prioritäten, aber dies sind einige der wichtigsten Funktionen, die eine interne Wissensdatenbank bieten sollte:

• Generative KI Tools für Inhaltserstellung und Wissensmanagement: Diese Tools verwenden künstliche Intelligenz, um Inhalte innerhalb der Wissensdatenbank automatisch zu generieren, zu organisieren und zu verwalten. Sie optimieren den Prozess der Erstellung von Inhalten und stellen sicher, dass Informationen aktuell, genau und gut strukturiert sind.
• AI Agents: Diese fortschrittlichen Chatbots interagieren mit Benutzer:innen, beantworten Anfragen und bieten Unterstützung durch die Nutzung der Wissensdatenbank. Sie verwenden die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und maschinelles Lernen, um Benutzerfragen zu verstehen und zu beantworten, Anfragen zu lösen und die Notwendigkeit menschlicher Intervention zu reduzieren.
• Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Wissensdatenbank vor unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen und anderen Cyberbedrohungen geschützt ist. Zu diesen Funktionen gehören Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Authentifizierungsprotokolle und regelmäßige Sicherheitsaudits.
• Generative Suche: KI kann auf traditionellen Suchfunktionen aufbauen, indem sie den Kontext und die Absicht hinter Benutzeranfragen versteht und genauere und relevantere Ergebnisse liefert. Sie kann auch Zusammenfassungen erstellen und zusätzliche Ressourcen vorschlagen, was es Benutzer:innen erleichtert, schnell umfassende Antworten zu finden.
• Mehrfachplatzierung von Beiträgen: Platzieren Sie den gleichen Inhalt in mehreren Kategorien oder Abschnitten innerhalb der Wissensdatenbank, damit relevante Informationen für verschiedene Zielgruppen leicht zugänglich sind, was die Auffindbarkeit und Benutzerfreundlichkeit von Inhalten verbessern.
• Mitarbeiterportallösung: Dieser zentrale Hub bietet Mitarbeiter:innen Zugriff auf die Wissensdatenbank, Unternehmensressourcen, Tools und Kommunikationskanäle.

Was Sie in die interne Wissensdatenbank Ihres Unternehmens aufnehmen sollten, liegt ganz bei Ihnen und den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter:innen. Denken Sie gründlich darüber nach, was jeder braucht, um so produktiv wie möglich zu sein.

Die Implementierung einer effektiven internen Wissensdatenbank umfasst mehr als die Auswahl von Software und das Füttern mit Informationen. Sie müssen auch eine Struktur für die Organisation Ihrer Informationen festlegen. Während KI diesen Prozess erheblich rationalisieren kann, ist eine sorgfältige Planung dennoch unerlässlich. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Informationen effektiv und akkurat in Ihrem Unternehmen weitergegeben werden können.

1. Verwenden Sie KI und Supportdaten, um Themen zu identifizieren, über die Sie schreiben möchten

KI kann Muster in Mitarbeiteranfragen, Supporttickets und Nutzungskennzahlen analysieren, um häufige Fragen und wiederkehrende Probleme von Mitarbeiter:innen zu identifizieren. Durch die Nutzung dieser Daten können Unternehmen proaktiv Wissensdatenbankbeiträge entwickeln, die diese spezifischen Bedürfnisse erfüllen, wodurch das Volumen der sich wiederholenden Anfragen reduziert und die Gesamteffizienz der Supportteams verbessert wird.

KI kann auch Wissenslücken identifizieren und neue Themen vorschlagen, die mit aufkommenden Trends oder häufigen Pain Points übereinstimmen. Dieser datengesteuerte Ansatz stellt sicher, dass sich die Wissensdatenbank an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst und gezielte, wirkungsvolle Ressourcen bereitstellt, die die Produktivität und Benutzerzufriedenheit steigern.

2. Nutzen Sie KI, um Inhalte schneller zu schreiben

Generative KI kann die Erstellung von Inhalten beschleunigen, indem sie den Entwurfsprozess automatisiert. Sie kann Rohinformationen und Daten in kohärente, gut strukturierte Beiträge umwandeln. Diese Technologie kann auch vollständige Beiträge schreiben, Aufzählungspunkte erweitern und veraltete Inhalte überarbeiten. Darüber hinaus kann generative KI sich wiederholende oder komplexe Dokumentationsaufgaben bewältigen, sodass sich menschliche Autor:innen auf die Anpassung der Inhalte an bestimmte Anforderungen konzentrieren können.

3. Testen Sie KI-gestützte Suchfunktionen

Die Verwendung fortschrittlicher Algorithmen und NLP ermöglicht es KI-gestützten Suchfunktionen, den Kontext und die Nuancen von Benutzeranfragen zu verstehen und präzisere und relevantere Ergebnisse zu liefern. Sie können auch aus früheren Interaktionen lernen, um ihre Suchfähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und die Ergebnisse basierend auf dem Benutzerverhalten und den Präferenzen zu personalisieren. Solch eine intelligente Suchfunktion stellt sicher, dass Mitarbeiter:innen schnell auf die relevantesten Informationen zugreifen, wodurch Frustration und Ausfallzeiten reduziert werden.

4. Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe

Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind, benötigen oft separate Wissensdatenbanken, um die unterschiedlichen Bedürfnisse, Sprachen und kulturellen Nuancen ihrer globalen Belegschaft und Kundenbasis effektiv zu erfüllen.

Die Anpassung von Wissensdatenbanken für verschiedene Regionen stellt sicher, dass Inhalte genau übersetzt und kulturell relevant sind und allen Benutzer:innen klare und verständliche Informationen liefern. Diese Lokalisierung hilft dabei, konsistente Botschaften zu erhalten, die bei lokalen Zielgruppen Anklang finden, regionale Vorschriften einhalten und marktspezifische Praktiken widerspiegeln.

5. Strukturieren Sie den Inhalt so, dass er gut organisiert ist

Interne Wissensdatenbanken sind in der Regel auf drei Arten strukturiert:

• Nach Abteilung strukturiert: Kundenservice, Personalabteilung und IT – unter anderem – haben ihre Informationen getrennt, sodass sie leicht zu finden sind.
• Nach Rolle oder Benutzertyp strukturiert: Neue Mitarbeiter:innen, Führungskräfte und Techniker:innen benötigen alle individuelles Referenzmaterial, sodass es vorteilhaft sein kann, auf ihre Bedürfnisse einzugehen.
• Erstellen von Abschnitten basierend auf häufig gestellten Fragen: Durch die Zentralisierung verwandter Themen – wie IT-Probleme, Spesen oder Leistungen – können Benutzer:innen Folgefragen vermeiden.

Dies sind nur ein paar grundlegende Optionen zur Strukturierung Ihrer Wissensdatenbank. Abhängig von Ihrer Inhaltstiefe benötigen Sie wahrscheinlich eine detailliertere Hierarchie, z. B. das Hinzufügen von Beitragskategorien.

6. Analysieren und aktualisieren Sie Inhalte kontinuierlich

Die regelmäßige Analyse von Nutzungsmetriken, Feedback von Kundendienst-Mitarbeiter:innen und Suchanfragen hilft, veraltete Informationen, inhaltliche Lücken und verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren. Diese fortlaufende Bewertung stellt sicher, dass sich die Wissensdatenbank mit den Bedürfnissen, Branchenveränderungen und aufkommenden Trends des Unternehmens weiterentwickelt und Mitarbeiter:innen und Kund:innen die aktuellsten und effektivsten Lösungen bietet.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über fünf Anbieter von internen Wissensdatenbanken und ihre wichtigsten Tools für die Verwaltung von Inhalten.

• Zendesk
• Helpjuice
• Document360
• Confluence
• Nuclino

1. Zendesk

Zendesk bietet ein robustes Wissensdatenbanksystem als Teil seiner Service Desk Software, die Self-Service für Mitarbeiter:innen ermöglicht. Mit nativer generativer KI können interne Supportteams schnell eine Bibliothek mit Hilfebeiträgen und Unternehmensdokumentation erstellen. KI kann Daten zum Mitarbeiterengagement verwenden, um inhaltliche Lücken zu identifizieren und neue Themen zu empfehlen.

Unternehmen haben die volle Kontrolle über das Aussehen und Layout ihrer Wissensdatenbank, einschließlich des Help Desk Systems für Mitarbeiter:innen, in dem sie sich befinden. Teams können beim Verfassen von Beiträgen zusammenarbeiten und Fachleute hinzuziehen, um Informationen überprüfen und verbessern zu lassen. Inhaltsblöcke verbessern das Wissensmanagement weiter, indem sie es Ihnen ermöglichen, eine einzige Aktualisierung des Inhalts vorzunehmen und die veröffentlichte Änderung auf jeder Seite anzuzeigen, mit der der Block verknüpft ist.

Die Wissensdatenbank von Zendesk lässt sich nahtlos in das Zendesk Ticketsystem integrieren, um den Support zu optimieren. Zendesk AI Agents stehen rund um die Uhr zur Verfügung, um Fragen zu beantworten und relevante Beiträge vorzuschlagen, sodass Kundendienst-Mitarbeiter:innen niemals auf Hilfe warten müssen. Darüber hinaus können HR- und IT-Teammitglieder schnell KI-basierte Beitragsempfehlungen zu Tickets hinzufügen, um konsistente Informationen und schnellere Lösungszeiten zu gewährleisten.

Sicherheitstools auf Enterprise-Niveau geben Manager:innen eine granulare Kontrolle über den Informationszugriff. Sie können es ganzen Abteilungen, einzelnen Mitarbeiter:innen und externen Partner:innen erlauben, Inhalte anzuzeigen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen, sodass alle die Informationen einsehen können, die für sie relevant sind, ohne dabei sensible Mitarbeiter- und Unternehmensdaten zu gefährden.

Preisinformationen: Pläne ab 19 USD pro Kundendienst-Mitarbeiter:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Erfahren Sie mehr unter Zendesk Preispläne.

2. Helpjuice

Helpjuice ist eine cloudbasierte Wissensdatenbanksoftware. Mit den No-Code Inhaltserstellungs- und Formatierungstools können Benutzer:innen Beiträge mithilfe einer Drag-and-Drop Oberfläche erstellen und strukturieren. Darüber hinaus bietet Helpjuice Rich-Text Formatierungsoptionen, Bild- und Dateieinbettung und PDF Integration.

Eine weitere bemerkenswerte Funktion von Helpjuice ist das Beitragsversionierungssystem. Dieses Tool verfolgt alle Beitragsänderungen, sodass Benutzer:innen bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können. Dies ermöglicht eine nachvollziehbare Aufzeichnung der Inhaltsentwicklung für Situationen, in denen die Einhaltung von Vorschriften oder historische Referenzen erforderlich sind.

Helpjuice umfasst auch Ressourcen, um die Verfügbarkeit von Beiträgen zu erweitern. Es gibt beispielsweise die Möglichkeit, automatische Übersetzungen für Beiträge einzurichten, die sich an ein mehrsprachiges Publikum richten. Darüber hinaus ermöglichen granulare Zugriffskontrollen es Administrator:innen, die Sichtbarkeit von Beiträgen basierend auf Benutzerrollen oder Berechtigungen einzuschränken.

Schließlich bietet Helpjuice integrierte Analysen, die Benutzersuchanfragen und das Content Engagement verfolgen und Insights dazu bieten, welche Informationen am meisten gesucht werden und wie effektiv die Wissensdatenbank ihren Zweck erfüllt. Unternehmen können Analysen verwenden, um die Auswirkungen ihrer Wissensdatenbank zu verschiedenen Zeitpunkten zu messen, um zu sehen, wie viele potenzielle Hilfetickets vermieden wurden.

Preisinformationen: Pläne ab 120 USD pro Monat für vier Benutzer:innen. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Helpjuice in Zendesk integrieren lässt.

3. Document360

Document360 ist eine Self-Service Plattform, die Tools zur Verwaltung interner Wissensdatenbanken enthält. Mit der Software können Unternehmen Dokumentationen erstellen, organisieren und veröffentlichen, einschließlich Standardarbeitsanweisungen, FAQs und Mitarbeiterhandbücher. Die Lösung bietet Tools zur Kategorisierung und Strukturierung von Inhalten, damit Mitarbeiter:innen die benötigten Informationen finden können.

Zusätzlich bietet Document360 eine Geschäftsglossarfunktion, die als zentraler Speicherort für die Definition von Schlüsselbegriffen und -konzepten dient, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Neben dem internen Wissensmanagement richtet sich Document360 auch an externe Zielgruppen. Die Lösung enthält integrierte SEO Tools, mit denen Beiträge in öffentlichen Suchmaschinenergebnissen auffindbar gemacht werden können.

Zu den Analysefunktionen von Document360 gehören automatisierte Integritätsprüfungsmetriken, die potenzielle Probleme innerhalb Ihrer Wissensdatenbank identifizieren, wie veraltete Inhalte oder defekte Links. Gesundheitschecks können auch die Analyse der Lesbarkeit eines Beitrags, der Relevanz des Inhalts und der Keywordoptimierung umfassen.

Das Ticketvermeidungssystem kann Benutzer:innen, die sonst Support benötigen würden, Antworten innerhalb der Wissensdatenbank empfehlen. Unternehmen können dieses System einrichten, um qualifizierende Fragen zu stellen, um Probleme einzugrenzen. Schließlich unterstützt Document360 Dokumentationsworkflows mit kollaborativen Bearbeitungstools, Versionskontrolle und Genehmigungsprozessen, sodass Teams die Erstellung von Inhalten steuern können.

Preisinformationen: Pläne ab 149 USD pro Projekt/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Document360 in Zendesk integrieren lässt.

4. Confluence

Confluence wurde von Atlassian entwickelt und ist eine Team Workspace Software, mit der Gruppen Wissen erstellen und teilen können. Mit dem Echtzeit-Seiteneditor können mehrere Teammitglieder Seiten gleichzeitig bearbeiten und aktualisieren. Teammitglieder können die Bearbeitungen der anderen sehen, wodurch das Risiko von Problemen mit der Versionskontrolle reduziert wird. Mitarbeiter:innen können auch Kommentare auf der Seite hinterlassen, einschließlich visueller Elemente wie GIFs und Emojis.

Confluence Spaces fungieren als virtuelle Arbeitsräume, in denen Teams verwandte Inhalte zu bestimmten Projekten, Abteilungen oder Themen organisieren können. So haben die Teams für Marketing, Produkte und Geschäftsstrategie eigene Arbeitsplätze frei von irrelevanten Inhalten anderer Abteilungen.

Darüber hinaus bietet Confluence integrierte Datenbanken, die als flexible Tabellen fungieren, um Daten in Ihrer Wissensdatenbank zu speichern und zu verwalten. Unternehmen können dies für alles von Kundenkontaktlisten bis hin zu Produktspezifikationen verwenden.

Confluence lässt sich nativ in andere Atlassian Produkte integrieren, wie Jira, ein Projektmanagement Tool. Diese Integration ermöglicht es Teams, Confluence Wissensdatenbankbeiträge direkt mit Jira Problemen oder Projekten zu verknüpfen, Workflows zu verbinden und Informationen plattformübergreifend verfügbar zu machen.

Preisinformationen: Pläne ab 600 USD pro Jahr bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine siebentägige kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Confluence in Zendesk integrieren lässt.

5. Nuclino

Nuclino Software bietet einen zentralen Hub für das Projekt- und Wissensmanagement. Die Wissensdatenbank bietet vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Inhaltstypen wie Wikis, Besprechungsnotizen oder Produkt Roadmaps. Mit der Versionsverlaufsfunktion können Benutzer:innen frühere Versionen einer beliebigen Seite oder eines beliebigen Elements anzeigen und bei Bedarf zu ihnen zurückkehren.

Darüber hinaus verfolgt das Auditprotokoll, wer wann Änderungen vorgenommen hat, und stellt eine Aufzeichnung der Aktivitäten zu Compliance Zwecken oder zum Verständnis der Kollaborationsmuster bereit. Nuclino bietet Bearbeitungsbeschränkungen, um den Zugriff zu kontrollieren und Benutzerberechtigungen zu verwalten. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer:innen bestimmte Inhalte erstellen oder bearbeiten können, wodurch versehentliche Änderungen oder unbefugter Zugriff auf sensible Informationen verhindert werden.

Neben grundlegenden Wissensdatenbankfunktionen integriert Nuclino Projektmanagementfunktionen, sodass Teams Aufgaben erstellen, Mitgliedern zuweisen und den Fortschritt auf derselben Plattform verfolgen können. Der Nuclino Sidekick ist ein KI-gestützter Assistent, der Mitarbeiter:innen dabei helfen kann, Ideen zu sammeln, Nachrichten zu schreiben und Bilder basierend auf Beutzeraufforderungen zu erstellen.

Preisinformationen: Pläne ab 5 USD pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Interne Wissensdatenbanktools sind auf verschiedene Anwendungen spezialisiert. Hier einige Fragen, die Sie bei der Suche nach der besten Software für Ihre Bedürfnisse berücksichtigen sollten.

Betrachten Sie die KI Fähigkeiten

KI kann sowohl die Erstellung von Inhalten als auch die Abrufprozesse erheblich verbessern. Mit fortschrittlichen KI Funktionen können Sie generative KI nutzen, um Inhalte schnell zu erstellen und zu aktualisieren, Ihr Wissensmanagementsystem zu optimieren und sicherzustellen, dass Informationen aktuell und relevant bleiben.

KI-gesteuerte Such- und Empfehlungssysteme können den Abruf von Inhalten weiter optimieren, indem sie die relevantesten Informationen basierend auf Kontext- und Benutzerabfragen intelligent identifizieren und präsentieren. Diese Integration beschleunigt die Erstellung von Inhalten und verbessert die Effizienz bei der Suche und Nutzung von Wissen, was zu einer produktiveren und besser informierten Belegschaft führt.

Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit und Konfigurierbarkeit

Die Skalierbarkeit wirkt sich direkt auf Ihre Fähigkeit aus, zukünftiges Wachstum und sich ändernde organisatorische Bedürfnisse zu berücksichtigen. Wenn Software in ihren Angeboten starr ist und nicht mitwachsen kann, kann sie Pain Points für Kund:innen und Mitarbeiter:innen schaffen, anstatt sie zu lösen. Egal, ob Sie mehr Mitarbeiter:innen haben, die die interne Wissensdatenbank nutzen, ein wachsendes Team, das sie verwaltet, oder einen erhöhten Bedarf an Content Hosting – die Software sollte mit Ihnen wachsen und sich an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Achten Sie auf niedrige Gesamtkosten

Obwohl die Vorabkosten der Software selbst wichtig sind, ist es ebenso wichtig, die langfristigen Kosten zu berücksichtigen, die mit der Implementierung und Pflege einer internen Wissensdatenbank verbunden sind. Ihre Gesamtkosten (TCO) steigen, wenn die Ersteinrichtung ein Upgrade Ihrer Infrastruktur oder die Einstellung eines Systemadmins erfordert. Wenn es Wochen dauert, um Ihr Team zu schulen, und dies zu zusätzlichen Kosten führt, wirkt sich dies auf Ihre Gesamtkosten aus.

Achten Sie auf eine schnelle Wertschöpfung und Benutzungsfreundlichkeit

Die Zeit bis zur Wertschöpfung bezieht sich darauf, wie lange es dauert, die Vorteile der Implementierung interner Wissensdatenbanksoftware zu realisieren. Suchen Sie nach einer Lösung, die einen unkomplizierten Einrichtungsprozess, benutzungsfreundliche Schnittstellen und intuitive Konfigurationen bietet. Wenn die Software einfach zu bedienen ist, wird der Onboardingprozess zum Kinderspiel, sodass Ihre Mitarbeiter:innen sie schneller nutzen und die neue Plattform in ihre täglichen Workflows integrieren können.

Wenn Sie mit dem Aufbau der internen Wissensdatenbank Ihres Unternehmens beginnen, werden Sie möglicherweise auf Anlaufschwierigkeiten stoßen, während Sie herausfinden, was funktioniert und was nicht. Hier sind einige Tipps, um die Lernkurve zu verkürzen, damit Sie die Wissensdatenbank schneller optimieren können:

• Zugriff steuern: Legen Sie spezifische Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen oder Einzelpersonen fest, um sensible Informationen zu schützen. Zum Beispiel können HR Dokumente auf HR Mitarbeiter:innen beschränkt sein, während das Vertriebsteam auf Verkaufsdaten zugreifen kann.
• KI-gestützte Bots: integrieren KI-gestützte Bots können sofort auf Mitarbeiteranfragen reagieren, indem sie relevante Wissensdatenbankbeiträge identifizieren und bereitstellen und genaue und zeitnahe Lösungen ohne menschliches Eingreifen liefern. Durch die Nutzung von NLP können Chatbots und AI Agents den Kontext von Anfragen verstehen und Informationen anbieten, die direkt aus der Wissensdatenbank stammen, um die Konsistenz der Antworten zu gewährleisten.
• Markentreues Design: Passen Sie das Erscheinungsbild und den Ton der Inhalte an die Schriftarten, Farben und das Logo Ihrer Marke an. Die Wissendatenbank behält ein einheitliches Erscheinungsbild bei, das das Markenimage des Unternehmens bei den Mitarbeiter:innen stärkt.
• Workflows zur Genehmigung und Veröffentlichung von Inhalten einrichten: Ein klar definierter Prozess stellt sicher, dass die Inhalte mit der Botschaft des Unternehmens übereinstimmen und der Weg zur Veröffentlichung optimiert wird, sodass alle Prüfungen und Gegenprüfungen so schnell wie möglich durchgeführt werden können.

Da sich die Richtlinien Ihres Unternehmens ändern und die Dokumentation aktualisiert werden muss, ist es wichtig, Ihre Praktiken regelmäßig zu überprüfen und zu überarbeiten, damit Ihre Wissensdatenbank so effektiv wie möglich ist.