Die 13 besten Software-Systeme zur E-Mail-Verwaltung im Jahr 2024

Ein chaotischer Posteingang kann zu einer schlechten Customer Experience, ineffizienten Teams und einem Mangel an wertvollen Insights für das Management führen. Und das macht es nahezu unmöglich, die E-Mail-Kommunikation zu skalieren. Mit der richtigen Software zur E-Mail-Verwaltung können Sie dagegen die Kommunikation optimieren, die Effizienz steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Angesichts der entscheidenden Rolle, die Software zur E-Mail-Verwaltung im Kundendienst spielt, ist es wichtig, Ihre Optionen sorgfältig zu recherchieren, um die beste Lösung zu finden. Dieser Artikel führt Sie durch verschiedene E-Mail-Management-Tools, stellt wichtige Funktionen vor, die Sie berücksichtigen sollten, und mehr.

Weitere Inhalte in diesem Leitfaden:

• Was ist Software zur E-Mail-Verwaltung?
• Die 13 besten Lösungen zur E-Mail-Verwaltung
• Funktionen von Software zur E-Mail-Verwaltung
• Vorteile von Software zur E-Mail-Verwaltung
• So wählen Sie die richtige Lösung zur E-Mail-Verwaltung aus
• Häufig gestellte Fragen
• Probieren Sie Software zur E-Mail-Verwaltung kostenlos aus

Software zur E-Mail-Verwaltung ist ein Tool, mit dem Sie große Mengen von E-Mails verwalten, priorisieren, senden, nachverfolgen und organisieren können. Diese Software umfasst eine Vielzahl von Lösungen für Einzelpersonen, kleine Teams und große Organisationen.

Systeme für die E-Mail-Verwaltung können auf bestimmte Anwendungsfälle spezialisiert sein, darunter:

• Kundensupport
• Mitarbeiterservice
• Vertrieb
• Marketing
• Persönliche Nutzung

Serviceteams benötigen eine Software zur E-Mail-Verwaltung, mit der sie Anfragen nachverfolgen, die Zusammenarbeit mit anderen Kundendienst-Mitarbeiter:innen verbessern und die Verteilung von E-Mails automatisieren können. Andererseits benötigen Expert:innen für E-Mail-Marketing eine Software, mit der sie E-Mail-Kampagnen zur Kundenpflege strukturieren und automatisieren, Öffnungs- und Klickraten nachverfolgen sowie Massen-E-Mails versenden können. Sie können auch verschiedene E-Mail-Managementsysteme integrieren, um Daten für personalisiertere Customer Experiences zu optimieren.

Hier finden Sie eine umfassende Zusammenstellung von Software zur E-Mail-Verwaltung für verschiedene Anwendungsfälle, von Kundenservice und Marketing bis zum Mitarbeitersupport.

1. Zendesk

Die beste Software zur E-Mail-Verwaltung für Customer Experience und Kundenservice

Zendesk bietet eine Komplettlösung für den Kundenservice im KI-Zeitalter. Sie ist sicher, schnell zu implementieren und benutzerfreundlich, sodass Sie sofort loslegen können. Die Lösung beschleunigt die Arbeit von Kundendienst-Mitarbeiter:innen, ermöglicht eine personalisierte Customer Experience und hilft Administrator:innen, Arbeitsabläufe effizient zu optimieren.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen mit gemeinsam genutzten Posteingängen ist die Software zur E-Mail-Verwaltung von Zendesk auf hohe Skalierbarkeit ausgelegt und kann an verschiedene Anwendungsfälle angepasst werden, etwa an den Support im Personalwesen. Das branchenführende Ticketsystem konsolidiert Anfragen über Ihre Support-Kanäle hinweg und ermöglicht es Kundendienst-Mitarbeiter:innen, nahtlos über eine einheitliche Schnittstelle zu reagieren. Die Omnichannel-Lösung ist in Zendesk-KI integriert und verbessert die gesamte Kundenservice-Experience – von Kund:innen über Kundendienst-Mitarbeiter:innen bis zu Administrator:innen.

Der Agenten-Copilot von Zendesk bietet Kundendienst-Mitarbeiter:innen proaktiv hilfreiche Kontextinformationen und schlägt Aktionen vor, um die Problemlösung zu beschleunigen. Fortschrittliche Tools zur Workflow-Automatisierung verteilen E-Mails auf intelligente Weise, automatisieren die Klassifizierung von Anfragen und optimieren die Weiterleitung. Zudem lösen AI Agents Anfragen autonom und steigern so die Effizienz.

Zendesk enthält außerdem leistungsstarke Tools für die Berichterstellung, mit denen Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und Ihre Abläufe optimieren können. Von der Einhaltung des Dienstplans hin zu Lösungszeiten bieten Zendesk-Lösungen für das Workforce Engagement Insights in die Teamleistung und ermöglichen proaktive Maßnahmen, um Kundenabwanderung zu verhindern und die Qualität des Kundenservice zu verbessern.

Preisinformationen: Pläne ab 19 USD pro Kundendienst-Mitarbeiter:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Erfahren Sie mehr über die Zendesk Preispläne.

2. Hiver

Software zur E-Mail-Verwaltung für die Integration in Gmail

Hiver ist eine E-Mail-Verwaltungs-App innerhalb des Gmail-Dashboards, mit der Unternehmen ihren Google Workspace wie einen Help Desk nutzen können. Je nach Bedarf können Unternehmen aus vier Produktpaketen wählen: Kundensupport, Buchhaltung, Personalwesen und IT-Service-Management.

Hiver unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Kolleg:innen – auch wenn sie keinen Zugriff auf den gemeinsamen Posteingang haben – indem es ihnen einen Einladungslink zur Konversation schickt. Der „Pro“-Plan umfasst Softwareautomatisierungen, mit denen Nutzer:innen E-Mails basierend auf bestimmten Bedingungen zuweisen können. Unternehmen, die erweiterte Kontrollen benötigen, können den „Elite“-Plan verwenden, um den E-Mail-Zugriff und Analyseberichte anzupassen.

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 19 US-Dollar pro Kundendienst-Mitarbeiter:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

3. Brevo

Software zur E-Mail-Verwaltung zum Versenden von Massen-E-Mails

Brevo, ehemals Sendinblue, war ursprünglich ein Anbieter für den Versand von Newslettern, bietet aber inzwischen auch Funktionen für Vertrieb und Kundenservice an. Die Brevo-Marketingplattform bietet Transaktions-E-Mails und ein Tool zum Erstellen von E-Mails per Drag-and-drop, mit dem Sie benutzerdefinierte Kampagnen erstellen können. Die Server des Unternehmens sorgen dafür, dass E-Mails in Posteingängen und nicht im Spam-Ordner landen.

Entwickler:innen können auch die Messaging-API nutzen. Dieser Plan umfasst die Verfolgung und Analyse von E-Mails und dynamische Vorlagen. Nutzer:innen können ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif durchführen, um das tägliche E-Mail-Limit zu erhöhen.

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 9 US-Dollar pro Monat. Es ist ein kostenloser Plan verfügbar.

4. SaneBox

E-Mail-Verwaltungstool zum Verwalten des persönlichen Posteingangs

SaneBox arbeitet mit einer einfachen Ordnerstruktur, um Benutzer:innen bei der Priorisierung ihrer E-Mail-Korrespondenz zu unterstützen. Die Software kann die Posteingänge von Benutzer:innen automatisch sortieren und E-Mails in Ordnern organisieren. SaneBox verschiebt E-Mails, die keine Reaktion erfordern, in separate Ordner, damit sich Benutzer:innen auf ihre dringendsten E-Mails konzentrieren können.

SaneBox kann Newsletter identifizieren und in einen Newsletter-Ordner sortieren. Es kann auch alle E-Mails finden, in die Sie in Kopie gesetzt wurden, und sie in einem „Zur Kenntnisnahme“-Ordner sortieren. Benutzer:innen können die E-Mail-Software SaneBox auch so trainieren, dass sie ihre Arbeitsweise an ihre Bedürfnisse anpasst.

Preisinformationen: Pläne beginnen bei 59 US-Dollar pro Jahr. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

5. Front

Software zur E-Mail-Verwaltung für die Segmentierung von Kundengesprächen

Front ist eine Plattform für die Kundenbetreuung, die Tools zur Verwaltung des Posteingangs bereitstellt. Unternehmen können ohne Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Workflows erstellen, um Tickets zuzuweisen und zu eskalieren. Mit Front können Benutzer:innen auch lange E-Mail-Threads segmentieren, sodass neue Themen innerhalb derselben Konversation in Berichten separat gezählt werden.

Front bietet auch Multichannel-Kommunikation. Es teilt Kundenprofile mit Nachrichten und gibt Kundendienst-Mitarbeiter:innen Zugriff auf frühere Interaktionen und Kontoinformationen. Führungskräfte können mithilfe von Analysen die Teamleistung verfolgen und sicherstellen, dass Kundendienst-Mitarbeiter:innen die Service Level Agreements (SLAs) einhalten.

Preisinformationen: Pläne ab 19 US-Dollar pro Lizenz/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist eine 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

6. LiveAgent

E-Mail-Management-Software mit kostenlosen Ticketing-Tools

LiveAgent ist eine Help Desk-Lösung, die eine Software zur E-Mail-Verwaltung für den Kundenservice umfasst. Die LiveAgent-Tools kombinieren E-Mails, Anrufe, Social-Media-Nachrichten und Live-Chats in einem universellen Posteingang. Administrator:innen und Kundendienst-Mitarbeiter:innen können Automatisierungs-Workflows einrichten und Integrationen konfigurieren, um ein maßgeschneidertes E-Mail-Managementsystem zu erstellen.

Unternehmen können unter anderem ein kostenloses LiveAgent-Konto eröffnen und auf Basis eingehender und ausgehender E-Mails auf Tools für die Ticketerstellung zugreifen. Da LiveAgent in erster Linie ein Help Desk ist, stehen Benutzer:innen auch Funktionen zur Verfügung, die sich nicht auf E-Mails beziehen, wie eine Wissensdatenbank, Live-Chat und ein Kundenportal.

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne ab 9 USD pro Kundendienst-Mitarbeiter:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Ein kostenloser Plan und eine 14-tägige sowie eine 30-tägige kostenlose Testversion sind verfügbar.

7. Help Scout

Software zur E-Mail-Verwaltung mit Self-Service-Tools

Help Scout bietet einen Helpdesk mit Tools zur Verwaltung von E-Mails. Benutzer:innen können über einen gemeinsamen Posteingang gemeinsam Nachrichten von Kund:innen bearbeiten Führungskräfte können E-Mails an bestimmte Personen oder Teams zuweisen. Teamkolleg:innen können interne Notizen hinzufügen, um Lösungen zu finden. Außerdem können Teams Antworten in einer durchsuchbaren Bibliothek speichern, um sie in zukünftigen Konversationen zu verwenden.

Kundenserviceteams können auch auf Kundendaten in der Seitenleiste des Posteingangs zugreifen, um vergangene Aktivitäten anzuzeigen. Über das grundlegende E-Mail-Management hinaus können Unternehmen ein Hilfezentrum erstellen, in dem Kund:innen Artikel aus der Wissensdatenbank finden und den Kundenservice direkt in den Dokumenten per E-Mail kontaktieren können. Konversationen werden auch an einen zentralen Posteingang weitergeleitet, sodass Benutzer:innen innerhalb derselben Oberfläche zwischen E-Mails und Live-Chats wechseln können.

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne ab 20 US-Dollar pro Benutzer:in/Monat. Es ist eine 15-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

8. Microsoft Outlook

Die beste Software zur E-Mail-Verwaltung für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 verwenden

Microsoft Outlook ist ein Standard-System für die E-Mail-Verwaltung. Unternehmen können es einzeln oder als Teil der Microsoft 365-Suite kaufen. Outlook bietet E-Mail-Hosting mit 15–50 GB Speichervolumen für Postfächer, Tools zur Kalenderverwaltung, Schutz vor Spam und Malware sowie benutzerdefinierte Skripte. Benutzer:innen, die Microsoft 365 kaufen, können auch das Copilot-Tool verwenden, um E-Mails zu priorisieren, lange Nachrichten zusammenzufassen und Antworten zu entwerfen.

Mit einem Microsoft 365-Abonnement können Benutzer:innen chatten, telefonieren oder Besprechungen mit bis zu 300 Teilnehmer:innen abhalten. Das Abonnement umfasst den Zugriff auf andere Microsoft-Anwendungen, einschließlich Excel, Word, Teams, SharePoint, OneDrive und Exchange.

Preisinformationen: Pläne für Unternehmen ab 7 US-Dollar pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Microsoft Outlook in Zendesk integrieren lässt und wie Zendesk im Vergleich zu Microsoft Dynamics 365 abschneidet.

9. Gmail

Das beste E-Mail-Verwaltungstool für Unternehmen, die Google Workspace verwenden

Gmail ist das E-Mail-Verwaltungssystem von Google. Wie bei Outlook können Benutzer:innen Gmail als Einzelprodukt oder als Teil von Google Workspace verwenden. Einzelpersonen können ein kostenloses Gmail-Konto erstellen und auf Kalender-, Chat- und Video-Apps zugreifen. Unternehmen können Google Workspace kaufen, um Premium-Funktionen freizuschalten.

Google Workspace bietet auf Unternehmen ausgerichtete Funktionen wie eine größere Speicherkapazität in Google Drive, Support für Add-ons und benutzerdefinierte Domainnamen. Gmail kann auch Aktionen innerhalb einer E-Mail mit „Smart Reply“ und „Smart Compose" vorschlagen. Im Business Starter Plan können bis zu 100 Teilnehmer:innen an Videokonferenzen teilnehmen, im Enterprise Plan bis zu 1.000.

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne ab 6 US-Dollar pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es sind ein kostenloser Plan und eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Google Drive in Zendesk integrieren lässt.

10. Klaviyo

Software zur E-Mail-Verwaltung für Marketing-Teams mit geringem E-Mail-Volumen.

Klaviyo ist ein E-Mail-Management-Tool, mit dem Vertriebs- und Marketingteams personalisierte E-Mail-Kampagnen versenden können. Die E-Mail-Pläne von Klaviyo umfassen Segmentierung, Drag-and-drop-Automatisierung, Datenanalyse, A/B-Tests und vorkonfigurierte Integrationen. Die Echtzeit-Kundenprofile von Klaviyo liefern Daten über Kundennachrichten, Interaktionen und bekannte Vorlieben.

Klaviyo bietet einen kostenlosen Tarif an, mit dem Benutzer:innen monatlich bis zu 500 E-Mails und 150 SMS/MMS-Nachrichten versenden können, aber die Funktionen sind eingeschränkt. Die Preise für Klaviyo hängen sowohl von der Anzahl der versendeten E-Mails als auch von der Anzahl der Kontakte ab, an die Sie die E-Mails senden, und steigen pro Preisklasse zwischen 10 und 15 US-Dollar pro Monat an.

Preisinformationen: Bezahlte Pläne beginnen bei 20 US-Dollar pro Monat für 251–500 monatliche E-Mails. Ein kostenloser Tarif mit begrenzten Funktionen ist für 0–250 monatliche E-Mails verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Klaviyo in Zendesk integrieren lässt.

11. Mailchimp

E-Mail-Verwaltungstool für E-Mail-Marketingkampagnen

Mailchimp ist eine Software zur E-Mail-Verwaltung, die auf Marketingkampagnen spezialisiert ist. Unternehmen können gezielte E-Mails mithilfe von Segmentierungstools erstellen und automatische Folgenachrichten planen. Die Analysetools von Mailchimp liefern Daten zur Kampagnenleistung und schlagen mögliche Verbesserungen vor.

Unternehmen können A/B-Tests verwenden, um die E-Mail-Typen zu ermitteln, die die besten Ergebnisse erzielen, und den optimalen Zeitpunkt für den Versand an Kund:innen zu bestimmen. E-Mail-Vorlagen sind sofort einsatzbereit und können von Teams an das Branding ihres Unternehmens angepasst werden. Der Mailchimp Creative Assistant kann die Details Ihrer Marke erfassen und neue Designs mit Ihren Farben, Logos und Bildern erstellen.

Preisinformationen: Bezahlte Pläne beginnen bei 13 US-Dollar pro Monat. Es sind ein kostenloser Plan und eine kostenlose Testversion verfügbar.

Leseempfehlung: Erfahren Sie, wie sich Mailchimp in Zendesk integrieren lässt.

12. Missive

Die beste Software zur E-Mail-Verwaltung für Marketingteams, die gemeinsam an E-Mails arbeiten

Die Software zur E-Mail-Verwaltung von Missive bietet Teams Tools zur Automatisierung von und gemeinsamen Arbeit an Nachrichten. Mitarbeiter:innen können Regeln festlegen, um eingehende E-Mails zu verwalten, etwa das automatische Anbringen von Labels, wenn Kund:innen eines bestimmten Unternehmens Kontakt aufnehmen.

Teammitglieder können E-Mails gemeinsam entwerfen und dabei den Cursor und den hervorgehobenen Text des jeweils anderen sehen, wenn sie Änderungen vornehmen. Führungskräfte können die E-Mail-Verteilung steuern, indem sie E-Mails nach dem Zufallsprinzip, basierend auf der Verfügbarkeit oder im Rotationsverfahren zuweisen. Benutzer:innen können auch verhindern, dass Absender:innen ihre Aktivitäten in E-Mails nachverfolgen, wie Öffnungsraten und Klicks.

Preisinformationen: Kostenpflichtige Pläne ab 14 US-Dollar pro Benutzer:in/Monat bei jährlicher Abrechnung. Es ist ein kostenloser Plan verfügbar.

13. Superhuman

Die beste Software zur E-Mail-Verwaltung bei unzuverlässigen Internetverbindungen

Mit der E-Mail-Software von Superhuman können sowohl Einzelpersonen als auch große Unternehmen ihre Posteingänge verwalten. Das Tool „Split Inbox“ kategorisiert E-Mails automatisch in Gruppen, beispielsweise nach Teams oder potenziellen Kund:innen. Mit Antwort-Snippets können Teammitglieder automatisch Formulierungen und Anhänge zu E-Mail-Antworten hinzufügen.

Außerdem bietet Superhuman Offline-Zugriff auf Posteingänge, sodass Mitarbeiter:innen auch ohne Internetverbindung weiterarbeiten können. Wenn die Verbindung wiederhergestellt ist, wird die von ihnen ausgeführte Arbeit auf allen Geräten synchronisiert. Superhuman verfügt auch über Indikatoren für Teamantworten und Lesestatus, damit Teams darüber informiert bleiben, wer an welchem E-Mail-Thread arbeitet.

Preisinformationen: Pläne gibt es ab 30 US-Dollar pro Kundendienst-Mitarbeiter:in/Monat bei jährlicher Abrechnung.

Die richtige Mischung von Funktionen für Software zur E-Mail-Verwaltung hängt von Ihrem konkreten Anwendungsfall ab. Wenn Sie aber nach einer Software suchen, mit der Sie Ihre Kundenservice-E-Mail-Anfragen verwalten können, finden Sie hier einige Funktionen, auf die Sie achten sollten.

Omnichannel-Ticketsystem

Mit einer Omnichannel-Software zur E-Mail-Verwaltung kann Ihr CX-Team Kundenanfragen nahtlos über alle Support-Kanäle hinweg im selben Arbeitsbereich bearbeiten, der auch für E-Mail-Anfragen verwendet wird. Diese einheitliche Schnittstelle ermöglicht es Kundendienst-Mitarbeiter:innen, effizient auf Fragen von Kund:innen zuzugreifen und diese zu beantworten, wodurch die Produktivität gesteigert wird. Omnichannel-Software sollte auch Kundenprofile enthalten, die unabhängig vom Kanal immer verfügbar sind. Dann können Kundendienst-Mitarbeiter:innen auf wesentliche Informationen zugreifen, um jede Interaktion zu personalisieren, dazu gehören der Support-Verlauf, Kontodetails, Kaufhistorie und Kontaktinformationen.

Da Kund:innen je nach Art ihrer Anfrage verschiedene Supportkanäle bevorzugen, ist es wichtig, eine Reihe von Optionen anzubieten, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.

KI-Unterstützung für Kundendienst-Mitarbeiter:innen

Software zur E-Mail-Verwaltung sollte KI-gestützte Tools enthalten, die Kundendienst-Mitarbeiter:innen bei ihrer Arbeit unterstützen. Ein Beispiel: Der Agenten-Copilot von Zendesk dient als intelligenter Assistent, der auf der Grundlage von Interaktionen mit Kund:innen kontextbezogene Antwortvorschläge und Aktionen anbietet. Kundendienst-Mitarbeiter:innen können diese Vorschläge dann genehmigen, ändern oder ausführen, was zu einem optimierten Prozess zur Ticketlösung führt.

KI kann Kundendienst-Mitarbeiter:innen auch ähnliche Tickets anzeigen, damit sie aus den Lösungsansätzen ihrer Kolleg:innen für ähnliche Probleme lernen können. Zusätzlich kann KI Tickets zusammenfassen, die Absichten und Stimmungen von Kund:innen ermitteln und den Tonfall von Kundendienst-Mitarbeiter:innen so anpassen, dass er freundlicher oder formeller ist, was die allgemeine Kommunikation verbessert.

Automatisierte Workflows

Wie alle Kundendienst-Mitarbeiter:innen, Administrator:innen oder Führungskräfte wissen, sind viele repetitive Prozesse erforderlich, um E-Mails in großem Umfang zu verwalten. Jede gute Software zur E-Mail-Verwaltung muss über leistungsstarke und gleichzeitig intuitive Tools zur Workflow-Automatisierung verfügen. Mit Workflow-Automatisierungstools kann Ihr Team E-Mail-Anfragen automatisch markieren, priorisieren und weiterleiten. Neueste Fortschritte in der KI-Technologie haben Automatisierungen noch effektiver gemacht.

Beispielsweise verwendet der australische Einzelhändler Universal Store E-Mail-Automatisierungen, um Retouren abzuwickeln, die ansonsten eine zeitintensive manuelle Bearbeitung erfordern würden. Wenn das Logistikteam nun einen Artikel erhält, wird es anhand vorbereiteter Abläufe durch die Rückgabeprozesse geführt und benachrichtigt Kund:innen innerhalb von Sekunden automatisch über die Rücksendung. Dieser schnelle Kundenservice verhilft Universal Store zu einem CSAT-Score von 92 Prozent.

Authentifizierung eingehender E-Mails

Inbox-Management-Tools können die Sicherheit erhöhen, indem eingehende E-Mails validiert werden. Diese Funktionen umfassen:

• Sender Policy Framework (SPF) überprüft, ob eingehende E-Mails von autorisierten Servern stammen.
• Domain Keys Identified Mail (DKIM) fügt eine digitale Signatur hinzu, um die Domains der Absender:innen zu authentifizieren.
• Die domänenbasierte Nachrichtenauthentifizierung, -berichterstattung und -konformität („Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance“, DMARC) baut auf SPF und DKIM auf, indem eine weitere Verifizierungsebene hinzugefügt und klare Anweisungen für die Handhabung von Authentifizierungsfehlern bereitgestellt werden.

Durch die Implementierung dieser Protokolle erhöht eine Software zur E-Mail-Verwaltung die Sicherheit, verringert das Risiko von betrügerischen E-Mails im Posteingang und stellt sicher, dass Benutzer:innen der Authentizität der empfangenen Nachrichten vertrauen können.

Nachverfolgung und Berichterstattung

Robuste Reporting-Tools sind für die Bewertung der Effektivität Ihrer E-Mail-Aktivitäten unerlässlich. Zum Beispiel benötigen Teams, die E-Mail-Support bereitstellen, Software zur Problemverfolgung, die Kundendienstmetriken messen kann. Dazu gehören:

• Kundenzufriedenheitswert (CSAT)
• Customer Effort Score (CES)
• Zeit bis zur ersten Antwort
• Durchschnittliche Lösungszeit
• Erneut geöffnete Support-Tickets

Zusätzlich bieten E-Mail-Management-Tools, die mit Lösungen zur Mitarbeiterbindung ausgestattet sind, Insights in wichtige Metriken zur Teamleistung, einschließlich der Einhaltung von Arbeitsplänen und Schulungsbedarf. So gewährleisten sie kontinuierliche Verbesserungen und eine optimale Bereitstellung von Kundenservice.

Sobald Sie eine Software zur E-Mail-Verwaltung für den Kundenservice ausgewählt haben, die Ihren Anforderungen entspricht, werden Sie die Vorteile in vollem Umfang kennenlernen. Dies sind einige der wichtigsten Vorteile, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann:

Höhere Produktivität

Software zur E-Mail-Verwaltung optimiert die Produktivität von Teams, indem sie Prozesse und Arbeitsabläufe verbessert.

Als der britische Einzelhändler Liberty London einen Anstieg der Kundennachfrage verzeichnete, wechselte er von einem herkömmlichen geteilten Posteingang zu einem intelligent verwalteten E-Mail-System, um repetitive Arbeitsabläufe und unnötigen Aufwand zu vermeiden. Durch den Einsatz der Zendesk-KI werden Tickets automatisch kategorisiert und in Echtzeit an die entsprechenden Kundendienst-Mitarbeiter:innen weitergeleitet, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Triage erheblich reduziert wird. Mit dieser Software kann Liberty auch Sprachanrufe innerhalb derselben Plattform wie E-Mails verwalten, sodass Kundendienst-Mitarbeiter:innen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen.

Hohe Sicherheitsstandards

Sicherheitslücken können immer dann entstehen, wenn Informationen zwischen Ihrem Unternehmen und dem System eines Drittanbieters ausgetauscht werden – und das betrifft auch E-Mails. Systeme zur E-Mail-Verwaltung sollten über Sicherheitsfunktionen verfügen, die den Schutz von Kundendatenpriorisieren, etwa eine Verschlüsselung zum Schutz sensibler Informationen.

Ein Beispiel: Die Daten in Ihren E-Mails werden automatisch durch Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt. Sie werden auch benachrichtigt, wenn TLS eine E-Mail nicht schützt, sodass Sie zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen ergreifen können.

Besser skalierbare Abläufe

Im Gegensatz zu einem gemeinsam genutzten Posteingang können Sie mit Software zur E-Mail-Verwaltung Ihre E-Mail-Vorgänge effektiv skalieren. KI-gestützte Chatbots und Self-Service-Tools ermöglichen es Support-Teams, größere Mengen von Anfragen zu verwalten, ohne Kundendienst-Mitarbeiter:innen zu überlasten, was zu erhöhter Produktivität und niedrigeren Supportkosten führt. Außerdem können Self-Service-Optionen wie ein Help Center die meisten Kundenanfragen rund um die Uhr bearbeiten, wodurch der Bedarf an ständig verfügbarem Supportpersonal reduziert wird.

Höhere Kundenzufriedenheit

Software zur E-Mail-Verwaltung erhöht die Kundenzufriedenheit, da Support-Teams schnellen und maßgeschneiderten Support bieten können. Automatisierte Funktionen wie automatische Antwortbestätigungen und Verteilung stellen sicher, dass E-Mails von Kund:innen bestätigt und schnell an die entsprechenden Teams oder Kundendienst-Mitarbeiter:innen weitergeleitet werden. Die Software ermöglicht es Kundendienst-Mitarbeiter:innen auch, nahtlos auf Kundeninformationen zuzugreifen, um personalisierten Kundenservice zu bieten.

Der Anbieter für Callcenter-Software CallHub hat die Vorteile einer gut organisierten E-Mail-Verwaltung aus erster Hand erlebt. Die Kundendienst-Mitarbeiter:innen des Unternehmens können innerhalb einer Stunde auf Kunden-E-Mails antworten und effektive Lösungen bereitstellen, wenn Kund:innen sie am dringendsten benötigen. Die schnellen Reaktionszeiten steigerten den CSAT-Score von CallHub auf 94 Prozent.

Ihr Team wird Ihr E-Mail-Management-System täglich verwenden, daher hat die Auswahl der richtigen Software weitreichende Konsequenzen. So stellen Sie sicher, dass Sie sich auf die wichtigsten Aspekte von Software zur E-Mail-Verwaltung konzentrieren.

• Betrachten Sie Ihren Anwendungsfall Die von Ihnen gewählte Software sollte über die notwendigen Funktionen verfügen, um Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele zu helfen. Wenn Ihr primäres Ziel beispielsweise die Verbesserung des Kundenservice ist, benötigen Sie Software, die auf CX spezialisiert ist und die die Effizienz von Kundendienst-Mitarbeiter:innen verbessern kann.
• Bewerten Sie die Amortisierungszeit und die Benutzerfreundlichkeit: Die Amortisierungszeit bezieht sich auf die Geschwindigkeit, mit der die Software greifbare Vorteile bietet, wie etwa erhöhte Produktivität oder verbesserte Kommunikation. Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit minimaler Onboarding-Zeit trägt zu einer schnelleren Amortisierungszeit bei.
• Priorisieren Sie KI und Automatisierung: KI und Automatisierung reduzieren manuelle Aufgaben, verbessern die Reaktionszeiten und geben Mitarbeiter:innen mehr Zeit für strategische Aufgaben. Achten Sie auf Tools wie automatisierte E-Mail-Sortierung, intelligente Antwortvorschläge und KI-gestützte Weiterleitung.
• Stellen Sie sicher, dass die Gesamtbetriebskosten niedrig sind: Über den Basispreis der Software hinaus müssen Sie auch zusätzliche Kosten berücksichtigen, um ihren langfristigen Wert zu gewährleisten. Dazu gehören Ausgaben für wichtige Zusatzfunktionen, Mitarbeiterschulungen zur effektiven Nutzung des neuen Systems und potenzielle Entwicklungsressourcen für die Anpassung von Workflows. Auch wenn ein Ausgangspreis niedrig erscheint, wird die Berücksichtigung dieser zusätzlichen Ausgaben ein genaueres Verständnis der tatsächlichen Kosten der Software ermöglichen.
• Bewerten Sie die Skalierbarkeit: Prüfen Sie, ob die Software mit einem wachsenden E-Mail-Aufkommen, einer wachsenden Anzahl von Benutzer:innen und sich ändernden Geschäftsanforderungen Schritt halten kann. Eine skalierbare Lösung sollte sich nahtlos an erhöhte Aktivitäten anpassen lassen, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich ist.

Wenn Sie diese Kriterien von Anfang an priorisieren, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Software auswählen.